Składki ZUS: Ryczałt za pranie i suszenie odzieży to nie ekwiwalent

Z wnioskiem o interpretację zwróciła się spółka, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie transportu towarów (w tym międzynarodowego). Spółka zatrudnia kierowców, którzy wykonują zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych (w myśl ustawy o czasie pracy kierowców tj. z dnia 5 lipca 2019 r. Podczas wykonywania zadań służbowych w ramach międzynarodowych przewozów drogowych kierowcy muszą korzystać z zaplecza sanitarnego na parkingach (m.in. dlatego, że spędzają noclegi w kabinach pojazdów). Korzystanie z zaplecza sanitarnego zawsze wiąże się z koniecznością uiszczania opłat za toalety i prysznice. Dodatkowo kierowcy muszą korzystać z płatnych pralni i suszarni, aby wyprać odzież, w której pracują. Kierowcy muszą przynajmniej 4 razy dziennie skorzystać z toalety, 3 razy w ciągu 2 dni wziąć prysznic, raz na 2 dni wyprać i wysuszyć (brak możliwości wywieszenia prania) odzież, w której wykonują pracę (pracodawca w swoich umowach z kontrahentami zobowiązuje się, żeby kierowcy wykonywali pracę w czystych i schludnych ubraniach).

Obecnie spółka nie może wypłacać kierowcom wykonującym zadania służbowe w międzynarodowym przewozach drogowych diet, które do tej pory pokrywały koszt toalet i pryszniców. Spółka zamierza wypłacać ekwiwalent pieniężny w wysokości … zł na poczet kosztów korzystania z toalet i pryszniców przez kierowców wykonujących zadania służbowe w międzynarodowych przewozach drogowych. Oraz ekwiwalent w wysokości … zł na poczet kosztów prania i suszenia odzieży, w której wykonywana jest praca. Ekwiwalenty ulegały proporcjonalnemu zmniejszeniu w zależności od tego przez jaką część miesiąca pracownik wykonywałby zadania służbowe w międzynarodowych przewozach drogowych.

Spółka chciała wiedzieć, czy ekwiwalent obejmujący suszenie odzieży roboczej obok ekwiwalentu za pranie również nie będzie stanowił podstawy wymiaru składek. W jej ocenie czynność prania i suszenia są w tym wypadku nieodłączne, aby spełnić warunki BHP, a zatem ekwiwalent za suszenie odzieży roboczej nie powinien stanowić podstawy wymiaru składek.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w wydanej interpretacji wskazał:

Zagadnienia dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne regulowane są za pośrednictwem przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Stosownie do
treści art. 18 ust. 1 i ust. 2 w związku z art. 4 pkt 9 ww. ustawy oraz § 1 wskazanego rozporządzenia, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Od 2 lutego 2022 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2022 r. poz. 209) zmieniające m.in. zakres dotyczący zasad ustalania podstawy wymiaru składek dla kierowców wykonujących zadania służbowe w zakresie przewozów międzynarodowych w związku z wdrożeniem dyrektyw w przepisach unijnych - Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1057 z dnia 15 lipca 2020 r. ustanawiającej przepisy szczególne w odniesieniu do dyrektywy 96/71WE i dyrektywy 2014/67UE dotyczące delegowania kierowców w sektorze transportu drogowego oraz zmieniającą dyrektywę 2006/22WE w odniesieniu do wymogów w zakresie egzekwowania przepisów oraz rozporządzenie (UE) nr 1024/2021 (Dz. Urz. UE L 249 z 31.07.2020, srt.49).

Zgodnie z art. 21b ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, obowiązującym od 2 lutego 2022 r., kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie będzie w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy. Stosownie do art. 21b ust. 2 cytowanej ustawy w zakresie ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 21 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.

Zatem, od tej daty do kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie będzie miał zastosowania § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Od 2 lutego 2022 r. wobec kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, należy zastosować § 2 ust. 1 pkt 16 ww. rozporządzenia. Przepis ten ma zastosowanie wyłącznie jeśli przychód pracownika za dany miesiąc jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, spółka zamierza wypłacać ekwiwalent pieniężny w wysokości … zł na poczet kosztów korzystania z toalet i pryszniców przez kierowców wykonujących zadania służbowe w międzynarodowych przewozach drogowych. Oraz ekwiwalent w wysokości … zł na poczet kosztów prania i suszenia odzieży, w której wykonywana jest praca.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowi wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Zgodnie z art. 237⁷ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach: jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu; ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (nie dotyczy stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi).

Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z art. 237⁷ § 2 Kodeksu pracy, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy).

Stosownie do § 2 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowi ekwiwalent pieniężny, jeśli pracodawca ustalił go w kwocie, która odpowiada:

• rzeczywistym kosztom prania odzieży na podstawie cen obowiązujących w okolicznych pralniach - w przypadku, gdy pracownik korzysta z pralni i składa pracodawcy oświadczenia o wysokości poniesionych kosztów;
• kwocie wskazanej na rachunku z pralni przedkładanego pracodawcy;
• skalkulowanym wydatkom za zużytą energię elektryczną, proszek do prania i wodę, które powinny uwzględniać również zmiany cen oraz zużyte sprzętu - w przypadku, gdy pracownik pierze odzież roboczą we własnym zakresie.

Z powyższego wynika, że pracodawca nie opłaca składek od ekwiwalentu pieniężnego, czyli od równowartości faktycznych kosztów, które zostały poniesione w związku z praniem odzieży. W sytuacji, gdy pracodawca co miesiąc wypłaca pracownikowi za pranie odzieży roboczej stałą kwotę, świadczenie takie nie kwalifikuje się pod pojęcie ekwiwalentu, a jako ryczałt. Pod pojęciem „ekwiwalent” należy rozumieć „równowartość, rzecz zawierającą w sobie wartość innej rzeczy”, „rzecz równą innej wartością”. Natomiast „ryczałt” jest to „kwota o ustalonej z góry wysokości przeznaczona na jakieś wydatki, wyliczona bez podziału na poszczególne pozycje”. W sytuacji, gdy pracodawca co miesiąc wypłaca pracownikowi za pranie odzieży roboczej stałą kwotę, świadczenie takie nie kwalifikuje się pod pojęcie ekwiwalentu, a jako ryczałt. Zatem jeśli pracodawca wypłaca ryczałt w stałej miesięcznej wysokości, bez względu na wysokość faktycznych kosztów, to taka wypłata stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, nawet jeśli została nazwana ekwiwalentem.

W konsekwencji ZUS uznał stanowisko spółki w przedmiocie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kierowców transportu międzynarodowego wypłacanego „ekwiwalentu pieniężnego” na poczet poniesionych kosztów prania i suszenia odzieży, w której wykonywana jest praca za nieprawidłowe.

(Interpretacja indywidualna z 14 lipca 2022 r., sygn. WPI/200000/43/698/2022 (decyzja nr 698/2022) - Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie)

Redakcja podatki.biz