Rachunek bankowy przedsiębiorcy

Z prowadzeniem firmy nierozerwalnie związana jest konieczność regulowania zobowiązań oraz otrzymywania należności. Najwygodniejszą formą do przeprowadzenia tego typu operacji jest rachunek bankowy. Obrót bezgotówkowy jest wygodniejszy i bezpieczniejszy niż np. każdorazowe wpłaty podatku albo składek ZUS na poczcie gotówką.

Jak i gdzie założyć konto

Zanim wybierzesz bank, w którym chciałbyś założyć konto firmowe pamiętaj, że oferty banków mogą się od siebie znacznie różnić. Dotyczy to m.in. wszystkich opłat za prowadzenie konta, za przelewy do ZUS i urzędów skarbowych, kosztów kredytu.

Jeśli już wybrałeś odpowiedni dla Twojej firmy rachunek, skontaktuj się z bankiem i załóż konto. Najczęściej banki będą wymagać od Ciebie wydruku z Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej oraz:

• dowodu osobistego,
• złożenia wzorów podpisów osób dysponujących kontem.

W przypadku spółek prawa handlowego (spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, spółki z o.o. oraz spółki akcyjnej) wymagane są także:

• akt zawiązania spółki,
• zaświadczenie o nadaniu numeru REGON oraz aktualny odpis KRS.

W niektórych bankach możesz uzyskać numer firmowego konta przed rejestracją działalności (konto jest aktywowane po założeniu firmy)

Czy muszę zgłaszać numer konta w urzędzie?

Urzędy powinny znać numer konta, którym będziesz się posługiwał w działalności. Z tego konta będziesz płacił składki ZUS, podatki, otrzymywał płatności.

Jak zgłosić konto do urzędu?

Przedsiębiorca rejestrowany w CEIDG

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w CEIDG, nie musisz oddzielnie składać informacji o rachunkach bankowych do ZUS i Urzędu Skarbowego. Wystarczy, że wpiszesz swoje konto/konta firmowe przy wypełnianiu formularza rejestracyjnego/zmianowego w CEIDG.

Jeśli masz numer konta jeszcze przed rejestracją firmy, wpisz go w formularzu rejestracyjnym CEIDG. Jeśli zakładasz konto po rejestracji firmy, możesz za darmo uaktualnić te dane zmieniając je w formularzu CEIDG.

Firmy rejestrowane w KRS

Jeśli Twoja firma to spółka rejestrowana w KRS, informację o numerach rachunku powinieneś złożyć do Urzędu Skarbowego (właściwego ze względu na siedzibę spółki) na formularzu NIP-8.

Jeśli prowadzisz spółkę cywilną, informacje o rachunkach składasz na formularzu NIP-2.

Czy muszę posiadać rachunek bankowy do prowadzenia firmy?

Trudno sobie wyobrazić prowadzenie działalności gospodarczej bez posiadania rachunku, ale teoretycznie jest to możliwe. Taką możliwość mają tzw. mikroprzedsiębiorcy (to przedsiębiorcy, którzy co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniali mniej niż 10 pracowników i osiągnęli roczny obrót netto nieprzekraczający 2 milionów euro). Przepisy pozwalają im opłacanie składek ZUS i podatków np. na poczcie. Mogą też odbierać zwrot podatku w gotówce. Pozostali przedsiębiorcy muszą rozliczać się z ZUS i US za pomocą rachunku bankowego (lub np. w SKOK). Obowiązek posiadania rachunku występuje także, gdy przedsiębiorca ubiega się o zwrot VAT.

Zgodnie z przepisami, Twoja firma musi rozliczać się za pomocą rachunku jeśli:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł.

Prawo polskie wymaga (poza niektórymi wyjątkami), aby przedsiębiorca regulował należności poprzez rachunek bankowy (rachunek płatniczy). Nie ma obowiązku posiadania osobnego konta firmowego. Banki jednak często zakazują w swoich regulaminach, korzystania z kont osobistych do celów prowadzenia działalności gospodarczej.

Płatności internetowe

Jeśli posiadasz konto w banku, wygodną formą rozliczeń będzie dla Ciebie bankowość internetowa. Istnieją rodzaje działalności gospodarczej, w której taka forma rozliczeń będzie niezbędna. Dzięki niej możesz rozliczać się z kontrahentami bez wizyty w banku. Płatności bezgotówkowe stają się standardem w obsłudze klienta.

Co ważne, korzystając z bankowości internetowej możesz załatwić wiele spraw urzędowych bez wychodzenia z domu i posiadania podpisu elektronicznego.

Konto osobiste, czy firmowe?

Wielu przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy dokonują niewielu rozliczeń, nie zatrudniają pracowników i nie rozliczają VAT, zastanawia się, czy nie wykorzystać rachunku osobistego (używanego prywatnie) do rozliczeń w firmie. Jest to możliwe – przepisy nie zabraniają korzystania z rachunku osobistego, zgłoszonego jako ten, który jest używany w prowadzeniu działalności. Pamiętaj, że musi to być rachunek, który ma tylko jednego posiadacza – przykładowo, jeżeli małżonkowie mają wspólny rachunek, nie może on służyć do celów prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ nie można go przypisać wyłącznie przedsiębiorcy.

Korzystanie z rachunku osobistego jest korzystne przede wszystkim ze względu na niższe opłaty i prowizje. Dla kont firmowych są one często wyższe.

Powinieneś jednak pamiętać o wadach, takiego rozwiązania. Są nimi m.in:

• pomieszanie wydatków prywatnych i firmowych – każdy wydatek związany z działalnością powinien być udokumentowany np. na potrzeby kontroli. Musisz też oddzielić transakcje firmowe od prywatnych dla celów księgowych i obliczania podatku,
• środki na rachunku osobistym podlegają podatkowi od dochodów kapitałowych (tzw. podatek Belki).

Dodatkowo, banki w regulaminach mogą zastrzegać, że konta osobiste nie mogą być wykorzystywane do rozliczeń w działalności gospodarczej.

Zmiana konta

Jeśli zmieniłeś konto, powinieneś w ciągu 7 dni poinformować o tym urząd. Jeśli jesteś zarejestrowany w CEIDG, wystarczy, że zaktualizujesz dane w swoim wpisie w CEIDG (pamiętając o załączniku RB przy większej liczbie rachunków).

Informacje z CEIDG są przekazywane do organów skarbowych. 

Jeśli zaktualizowałeś numer konta w CEIDG, informacja ta trafi również do ZUS, który automatycznie wygeneruje dokument ZUS ZBA (dotyczący numerów rachunków bankowych płatnika). Nie musisz dokonywać oddzielnego zgłoszenia zmiany konta do ZUS.

Jeśli prowadzisz spółkę cywilną, zmiany zgłaszasz w ciągu 7 dni na formularzu NIP-2.

Podmioty zarejestrowane w KRS dokonują zgłoszenia zmian dotyczących rachunku firmowego na formularzu NIP-8 w ciągu 7 dni.

biznes.gov.pl