Przekazanie pracownikom informacji PIT-11 drogą elektroniczną

Firma planuje wdrożyć system umożliwiający pracownikom dostęp (za pomocą loginu i hasła) do rocznych imiennych informacji PIT-11 w wersji elektronicznej (PDF), na samoobsługowej zabezpieczonej platformie on-line. Czy konieczne jest uzyskanie zgody pracownika na udostępnienie PIT-11 ww. drogą elektroniczną? Jak tak, to czy może to nastąpić w formie oświadczenia woli pracownika złożonego za pomocą platformy, poprzez zaznaczenie odpowiedzi „tak” lub „nie” na pytanie: „Czy wyrażasz zgodę na udostępnienie informacji PIT-11 drogą elektroniczną?”?

Firma posiada system kadrowo-płacowy, którego zadaniem jest obsługa pracowników (dalej: „Platforma”). Każdy pracownik firmy ma w systemie indywidualne konto, na które może się logować. Firma jest zobowiązana do przekazania pracownikom informacji PIT-11 do końca lutego. W celu usprawnienia procesu wydawania planuje wdrożyć system umożliwiający pracownikom dostęp do rocznych imiennych informacji PIT-11 w wersji elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym, na samoobsługowej zabezpieczonej platformie on-line. Powyższy proces będzie przebiegał następująco:

• firma wygeneruje informacje PIT-11 w wersji PDF w postaci nieedytowalnych plików, zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji, określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów,
• firma udostępni informacje PIT-11 opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym na samoobsługowej zabezpieczonej platformie pracowniczej on-line, do której dostęp ma wyłącznie pracownik poprzez nadany login i osobiste hasło,
• platforma pracownicza będzie umożliwiała wygenerowanie raportu z logowania pracowników, który to raport będzie zawierał potwierdzenie dostępu pracownika z datą, godziną otwarcia i pobrania pliku PDF z informacją PIT-11.

Odpowiedź Dyrektora KIS

Zgodnie z przepisem art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

W myśl art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74 i 148. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Stosownie do treści art. 42 ust. 2 ww. ustawy, płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

1. w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania - imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru;
2. w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

Zgodnie z art. 42g ust. 1 ww. ustawy, płatnicy oraz podmioty, o których mowa w art. 42a, przesyłają roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 34 ust. 7, oraz informacje, o których mowa w art. 34 ust. 8, art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42a ust. 1 oraz art. 42e ust. 6:

1. urzędowi skarbowemu - w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym;
2. podatnikowi - w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

W przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przed upływem terminów, o których mowa w ust. 1, obowiązek przesłania rocznego obliczenia podatku oraz informacji, o których mowa w ust. 1, jest wykonywany nie później niż w dniu zaprzestania prowadzenia działalności (art. 42g ust. 2 cyt. ustawy).

Niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej. Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 42g ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy potwierdzić, że nakładają one na płatników obowiązek przesłania/przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym - imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Nie regulują natomiast trybu przekazania/przesłania podatnikom informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników.

Z tych też względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór informacji PIT-11.

Dla oceny prawidłowego sposobu postępowania płatnika, należy mieć na względzie normę prawną stanowiącą sumę norm wynikających z treści art. 8 ustawy - Ordynacja podatkowa, art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 80 § 2 Kodeksu karno-skarbowego.

Z tego też względu konieczne jest, aby w przypadku wystawienia informacji PIT-11 w formie elektronicznej:

• informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru;
• podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej;
• informacja ta opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku.

Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich wskazanych wyżej warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania pracownikowi informacji - PIT-11.

Jak wskazano wyżej, jednym z koniecznych elementów prawidłowego i skutecznego przekazania informacji PIT-11 drogą elektroniczną jest uzyskanie zgody pracownika. Przy czym, nie ma znaczenia czy zgoda zostanie udzielona przez pracownika pisemnie, bądź w inny sposób. Wskazany sposób uzyskania zgody pracownika na doręczenie informacji PIT-11 drogą elektroniczną tzn. zaznaczenie odpowiedzi „tak” lub „nie” na pytanie: „Czy wyrażasz zgodę na udostępnienie informacji PIT-11 drogą elektroniczną?” zamieszczone na samoobsługowej platformie czyni zadość obowiązkowi uzyskania zgody podatnika na doręczenie informacji PIT-11 drogą elektroniczną.

Zatem opisane okoliczności, a więc fakt, że:

• generowane informacje PIT-11 są zgodne z obowiązującym wzorem deklaracji,
• informacje PIT-11 będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym,
• pracownik będzie posiadał dostęp do informacji PIT-11 poprzez platformę pracowniczą

nie są wystarczające dla uznania, że firma będzie realizowała obowiązki, zgodnie z treścią art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Gdyż dla uznania, że doszło do prawidłowego i skutecznego przekazania informacji PIT-11 przez płatnika, konieczne jest spełnienie wszystkich ww. warunków.

Podsumowując, firma, jako płatnik zrealizuje w sposób prawidłowy ciążący na nim obowiązek przekazania stosownej informacji podatkowej, wynikający z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli informacja PIT-11 zostanie przekazana w opisany sposób po uprzednim uzyskaniu zgody pracownika, na taką formę przekazania PIT-11.

(Interpretacja indywidualna z 2 grudnia 2019 r., sygn. 0112-KDIL3-2.4011.449.2019.1.MKA - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej)

Redakcja podatki.biz