Prawidłowe rozliczenie faktury korygującej

Sytuacje, gdy następuje zwrot towaru, ewentualnie jego części, lub rezygnacja z całości lub części usługi nie należą w obrocie gospodarczym do nadzwyczajnych. Zachodzi więc konieczność odpowiedniego postępowania gdy pojawia się konieczność wystawienia faktury korygującej lub rozliczenia takiego dokumentu otrzymanego od kontrahenta.

Wystawienie faktury korygującej

Zgodnie z art. 106j ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu,
• udzielono opustów i obniżek cen,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu całości lub części przedpłaty,
• podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

podatnik wystawia fakturę korygującą.

Natomiast skutek wystawienia faktury korygującej może być dwojaki:

• korekta na minus, która zmniejsza wartość faktury pierwotnej; otrzymany dokument sprawia, że zmniejsza się wartość netto, VAT oraz wartość brutto wynikająca z pierwotnej faktury,
• korekta na plus, która zwiększa wartość dokumentu pierwotnego; otrzymany dokument sprawia, że zmniejsza się wartość netto, VAT oraz brutto wynikająca z faktury pierwotnej.

Rozliczenie otrzymanych korekt

Moment rozliczenia przez podatnika otrzymanego dokumentu korygującego uzależniony jest od kierunku, w którym nastąpiła korekta.

I tak:

1. w przypadku otrzymania przez nabywcę faktury korygującej in minus nabywca ma obowiązek zmniejszenia kwoty naliczonego VAT w rozliczeniu za okres, w którym uzyskana została dokumentacja, w której uzgodniono warunki korekty. Jeżeli podatnik nie dokonał jeszcze obniżenia (tak w rejestrze VAT jak i pliku JPK_VAT) kwoty należnego podatku o kwotę naliczonego VAT w fakturze korygowanej, prawo do obniżenia nie przysługuje. W takim wypadku prawo do takiego obniżenia służy wówczas poprzez zmniejszenie kwoty podatku naliczonego VAT, które uwzględnia się w rozliczeniu za okres dokonania odliczenia.
2. otrzymanie faktury korygującej na plus stawia przedsiębiorcę przed koniecznością zwiększenia kwoty należnego podatku VAT zaewidencjonowanego w rejestrze VAT w miesiącu otrzymania albo kolejnych trzech okresach rozliczeniowych albo w kwartale otrzymania bądź dwóch następnych.

Czy możliwość niepotwierdzania odbioru faktury korygującej to duża nowość?

Ułatwienie i unowocześnienie rozliczania VAT w tym rezygnacja z wymogu uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej in minus, który obowiązuje od wejścia w życie tzw. pakietu SLIM VAT, tj. od początku bieżącego roku, to z pewnością korzyść dla podatników tego podatku. Lecz nie należy przeceniać korzyści płynących z tego faktu.

Należy bowiem zwrócić uwagę na wyrok WSA w Warszawie z 17 sierpnia 2005 r., sygn. akt III SA/Wa 471/05. Sąd wyraził w nim pogląd, iż Ministrowi Finansów nie służyło uprawnienie do uzależnienia prawa do obniżenia prawa do obniżenia należnego podatku od posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Przepisy ustawy o VAT nie przewidziały bowiem możliwości wydania upoważnienia w tym zakresie.

Jednakże stanowisko takie WSA zajął pod rządami ustawy o VAT z 1993 r. Nie było więc możliwe znalezienie prostej analogii pomiędzy czasem obecnym a dniem wydania ww. wyroku, niemniej jednak podatnicy, którzy nie obawiali się konfrontacji z fiskusem na tle braku potwierdzenia odbioru faktury korygującej mieli możliwość powoływania się na ten wyrok w uzasadnieniu swoich twierdzeń.
Z biegiem czasu organy podatkowe doszły jednak do wniosku, że bezwzględne żądanie potwierdzenia odebrania faktury korygującej nie służy wcale ich własnemu interesowi i obstawanie przy tym ze względów czysto formalnych nie niesie żadnych korzyści.

Przykładem niech będzie interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 maja 2020 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.75.2020.1.WH. Obejmowała ona dwa stany faktyczne.

Po pierwsze podatnik wysłał listem poleconym faktury korygujące i oczekiwał na zwrot potwierdzeń. W opinii Dyrektora KIS w takim stanie potwierdzone zostało jedynie wysłanie dokumentu lecz nie to, że został przez kontrahenta odebrany.

Inaczej rzecz się przedstawiała w sytuacji gdy przedsiębiorca nie posiadał potwierdzenia odbioru korekty przez kontrahenta, jednak z zapisów w systemie księgowym jednoznacznie wynikało, że odbiorca dokument taki otrzymać musiał. Korekta została bowiem zaksięgowana i miała miejsce zapłata kwoty, na którą opiewał dokument korygujący. Tego rodzaju działania absolutnie potwierdzały fakt otrzymania dokumentu korygującego.

Takie stanowisko Dyrektora KIS stanowiło dla organów podatkowych sygnał, iż mogą stać się bardziej liberalne w swych wymaganiach.

W związku z coraz szerszym stosowaniem elektronicznych form komunikacji w obrocie dokumentami księgowymi zaistniały nowe możliwości dokumentowania otrzymania przez nabywcę faktury korygującej.

Korekta na plus po nowemu

Nowe zasady korekt tego rodzaju przyniósł pakiet SLIM VAT. Potwierdzają one praktykę przyjętą za sprawą orzecznictwa. Korekta in plus ma miejsce w przypadku nieprawidłowości związanych z fakturą np. niewłaściwa kwota podatku, cena lub nieprawidłowa ilość towarów. W związku z tym kwota netto ulega zwiększeniu. Aktualnie funkcjonujące zasady korekty faktur na plus pozostają dwie:

• jeżeli kwota wynika z przyczyn zaistniałych (istniejących) w dniu wystawienia faktury pierwotnej,
• jeżeli korekta wynika z przyczyn powstałych po dokonaniu sprzedaży wykazać zostać winna w rozliczeniu za miesiąc wystawienia korekty.

Zasady te mają też zastosowanie do Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów.

Uzgodnienie warunków korekty

Aby możliwe było dokonanie korekty in minus niezbędne jest uzgodnienie z nabywcą warunków korekty. Spełnienie uzgodnionych warunków obniżki podstawy opodatkowania odnieść należy do konkretnego towaru albo usługi. Podstawą jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej fakt korekty. Dokumentacja taka ma za zadanie wskazywać, iż nabywca wie, że doszło lub wie w jakich sytuacjach dochodzić będzie do zmiany warunków transakcji, które przyniosą skutek w postaci obniżenia wynagrodzenia. Z dokumentacji również wynikać ma, że warunki te zostały spełnione na moment otrzymania przez podatnika kwoty podatku należnego, czyli doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie należnego podatku. Ponadto faktura korygująca musi być zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługodawcą, momentu obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług oraz w zakresie spełnienia tychże uzgodnionych warunków.

Podatnik musi pamiętać, iż w ślad za uzgodnieniem warunków korekty pójść musi ich spełnienie. Gdyby poprzestać na samym uzgodnieniu warunków korekty od ich spełnienia, mogłoby się to skończyć tym, że obniżenie odliczenie miałoby miejsce zbyt wcześnie. To zaś naruszałoby zasadę neutralności VAT i byłoby uciążliwe dla nabywców.

Adam Okonkwo