Podatki 2020: Sprzęt służbowy do pracy zdalnej może budzić wątpliwości

Pracodawcy powinni pamiętać, że udostępnianie pracownikowi narzędzi i materiałów do wykonywania pracy zdalnej nie prowadzi do powstania przychodu, ale problemy może tworzyć używanie służbowego sprzętu do prywatnych celów pracownika – ostrzegają eksperci firmy audytorsko-doradczej Grant Thornton.

Zgodnie z obecnymi przepisami dotyczącymi pandemii koronawirusa, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy w formule zdalnej. W takiej sytuacji na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia pracownikowi potrzebnych narzędzi i materiałów.

Jak wyjaśniają eksperci Grant Thornton, regulacje nie obejmują szczególnych przepisów dotyczących udostępniania służbowego sprzętu do wykonywania pracy zdalnej, dlatego jeśli pracownik korzysta ze sprzętu (np. laptop, telefon, drukarka czy biurko), to po jego stronie nie powstaje przychód podatkowy.

„Kwestią problematyczną pozostaje wykorzystywanie sprzętu służbowego na cele prywatne. W takiej sytuacji istnieje ryzyko powstania przychodu po stronie pracownika, dlatego też należałoby uregulować z pracownikiem kwestię korzystania ze sprzętu służbowego do celów prywatnych w trakcie wykonywania pracy zdalnej” – wskazują eksperci Grant Thornton.

W przypadku, gdy pracodawca nie zapewni służbowego sprzętu, należałoby z kolei wypłacać ekwiwalent za korzystanie z prywatnych narzędzi/materiałów czy zwiększone zużycie prądu. Zgodnie z ustawą o PIT, wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracownika przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały albo sprzęt, stanowiące jego własność.

Jak podkreślają eksperci, w takiej sytuacji jednym z warunków zwolnienia z opodatkowania jest to, by wysokość ekwiwalentu stanowiła równowartość poniesionych przez danego pracownika wydatków. Zbyt wysoki ekwiwalent może więc prowadzić do tego, że organ podatkowy uzna, że ekwiwalent jest wykorzystywany jako forma wolnego od podatku wynagrodzenia za pracę.

„Prawdopodobnie wstępujemy w erę, gdzie praca zdalna będzie stanowiła powszechną formę świadczenia pracy, a nie wyjątek od reguły. Póki co przepisy podatkowe zawierają lakoniczne regulacje w zakresie pracy zdalnej z uwagi na rzadkość tej formy wykonywania pracy. Być może wraz z upowszechnieniem się pracy zdalnej, ustawodawca wprowadzi nowe zasady rozliczeń podatkowych przez pracodawcę w związku z poleceniem pracy zdalnej” – ocenia Grant Thornton.

mp