PKPiR: Numerowanie dowodów księgowych. Zmiana sposobu numeracji

Zgodnie z objaśnieniami do sposobu prowadzenia PKPiR, umieszczonymi w rozporządzeniu, kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu. I to jest pierwszy z numerów, znajdujących się na dowodzie księgowym.

Natomiast w kolumnie 3 należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu – to drugi numer, który możemy określić jako numer własny dowodu  księgowego.

Stosując tę zasadę będziemy mogli zawsze zapewnić realizację innego wymogu rozporządzenia – czyli powiązania konkretnego dowodu księgowego z konkretnym zapisem w PKPiR.

Systematyka numeracji dowodów nie jest określona w przepisach – ustala ją samodzielnie podatnik. Należy jednak pamiętać, że numery muszą być unikalne – i przyjęta systematyka powinna to zapewnić.

Prawidłowe zatem będzie numerowanie dowodów od początku w każdym miesiącu, jeśli numer będzie zawierał oznaczenie tego miesiąca – zapewni to niepowtarzalność numeru.

Można też zmienić sposób numeracji dowodów w trakcie roku – przy zachowaniu zasady umożliwienia powiązania dokumentu z zapisem w PKPiR i wyeliminowaniu możliwości powtórzenia się numeru. Nie jest to nigdzie zabronione, chociaż może wprowadzić pewien bałagan - stąd zalecenie, aby zmiany wprowadzać od nowego roku.

Tekst pochodzi z lekcji 2 e-kursu:
PKPiR w ćwiczeniach - edycja 2023

Kolejne numery faktur VAT

Ciekawy problem pojawił się przy okazji wprowadzania systemów elektronicznego generowania dokumentów sprzedaży.

Jedna z firm, wprowadzających taki system chciała przyjąć system numeracji dowodów księgowych kolejnymi numerami – bez względu na ich rodzaj. Czyli np. jeśli firma wystawiła kolejno fakturę VAT, notę księgową wewnętrzną, fakturę korygującą VAT, dowód przesunięcia międzymagazynowego i kolejną fakturę VAT – to nosiłyby one numer odpowiednio 1, 2, 3, 4 i 5.

Firma miała wątpliwość, czy taki system numeracji może zostać zastosowany – w kontekście przepisów ustawy o VAT, nakazujących nadawanie fakturom numerów kolejnych (argumentując, że .

Okazało się, że zdaniem organu podatkowego nie.

Jak stwierdził dyrektor KIS, w świetle art. 106e ustawy, poprawną metodą jest nadawanie fakturom kolejnych, następujących po sobie numerów. Zgodnie bowiem z literalnym brzmieniem ww. przepisu, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. numer kolejny faktury. Przy wystawianiu faktur powinna więc zostać zachowana chronologia numerowania i powinna ona dotyczyć wszystkich dokumentów będących fakturami. Faktury powinny zawierać m.in. indywidualne numery - według prowadzonej przez podatnika ewidencji.

Każda faktura wystawiona na rzecz kontrahenta powinna być zaopatrzona w swój numer, tj. każda faktura powinna zawierać kolejny numer czyli o jeden większy w stosunku do poprzedniej faktury. Taki sposób numeracji dotyczy wyłącznie faktur, zatem inne dokumenty nie mogą być uwzględniane w tej numeracji.

Skoro dwie następujące po sobie faktury nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji (numery pomiędzy nimi nie pozostają wolne, ale będą przypisane innym dokumentom np. notom wewnętrznym), to taki sposób  nie jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT  (tutaj pełny tekst interpretacji https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/530042)

Redakcja działu szkoleń podatki.biz

Tekst pochodzi z lekcji 2 e-kursu:
PKPiR w ćwiczeniach - edycja 2023

W tej lekcji jeszcze: Rodzaje dowodów księgowych – wymogi formalne, dopuszczalność stosowania. Opisywanie i numerowanie dowodów. Dowody wewnętrzne. Dokumentowanie operacji nie wpływających na wynik finansowy. Poprawianie błędów rachunkowych na dokumentach. Duplikaty. Wydatki własne i firmowe na tym samym dokumencie. Działalność rolnicza – towary własnej produkcji i nabycia od innych rolników. Dokumentowanie z użyciem paragonów. Dokumenty anulowane i odnoszące się do niezawartych transakcji (puste faktury). Dokumentowanie operacji w przypadku braku zewnętrznych dowodów księgowych. Dokumentowanie zmiany przeznaczenia składników majątku (m.in. przekazanie na potrzeby własne i pracowników, darowizny, likwidacja).  Zbiorcze zestawienia dowodów księgowych.  Sprzedaż nieudokumentowana w PKPiR. Dokumenty i raporty z kasy fiskalnej.  Zakupy na serwisach aukcyjnych i od osób prywatnych. Dokumentowanie w przypadkach szczególnych. Sposób postępowania w przypadku stwierdzenia wad formalnych dokumentów. Numeracja dowodów księgowych. Dokumenty w formie elektronicznej w relacjach z kontrahentami. Przechowywanie dowodów księgowych w formie papierowej i elektronicznej. Dokumenty w językach obcych. Ćwiczenia do samodzielnego wykonania.

Szczegółowe informacje o kursie i formularz zgłoszeniowy