PKPiR: KW jako dowód księgowy

Pytanie: W ramach działalności zajmuję się demontażem pojazdów wycofanych z eksploatacji. W celu pozyskania samochodów zamierzam za niektóre z nich płacić klientom. Dokumentami potwierdzającymi dokonaną czynność będą: dowód zapłaty „Kasa wypłaci” oraz zaświadczenie o demontażu. Czy dokument KW będzie prawidłowym dokumentem dla opisanego zdarzenia gospodarczego i czy może on stanowić dowód księgowy uprawniający do zaliczenia wydatku jako kosztu w podatkowej księgę przychodów i rozchodów?

Dodam, że w treści dowodu zapłaty widnieć będzie „przyjęcie samochodu do demontażu” wraz z danymi identyfikacyjnymi, oprócz tego dokument ten będzie zawierał: nr, dane przekazującego, dane przyjmującego, datę czynności, wartość, oraz podpisy: otrzymującego gotówkę (przekazującego pojazd) i wypłacającego (przyjmującego pojazd).

Odpowiedź:

Tak. Dokument „Kasa wypłaci” może stanowić dowód księgowy uprawniający do zaliczenia poniesionego przez Pana wydatku jako kosztu w księdze przychodów i rozchodów.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki - wydatek powinien:

• być poniesiony, w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie znajdować się wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ww. ustawy,
• być właściwie udokumentowany.

Powyższe oznacza, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Wydatki muszą być zatem związane z wykonywaną działalnością gospodarczą i poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności i nie mogą być wymienione w katalogu wydatków nie uznawanych za taki koszt. Niespełnienie którejkolwiek z wyżej wskazanych przesłanek wyklucza możliwość zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki związane z zakupem towarów handlowych są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej, jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków nie stanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem, ich zakup jest prawidłowo udokumentowany, stanowią co do zasady, koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

W myśl art. 24a ust. 1 ww. ustawy, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Dokumenty będące podstawą wpisu w PKPiR

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Stosownie do treści § 12 ust. 3 powołanego rozporządzenia, dowodami ...