PIP: Praca zdalna - przeciwdziałanie COVID-19

W związku z licznymi pytaniami, dotyczącymi stosowania przepisów prawa pracy umożliwiających powierzenie pracownikowi pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19, Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia:

• W jakiej formie pracodawca ma powierzyć pracownikowi pracę zdalną - ustna, czy pisemna?

Ustawa nie wskazuje formy polecenia pracy zdalnej. W konsekwencji należałoby uznać, że takie polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. W interesie obu stron stosunku pracy (pracownika i pracodawcy) byłoby jednak potwierdzenie faktu polecenia pracy zdalnej (np. pismo skierowane do pracownika, służbowy e-mail).

• Na jak długi okres  praca zdalna może być powierzona?

Ustawa nie określa maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy – może to być czas oznaczony, jednakże uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19. Jednocześnie należy wskazać, że art. 3 ustawy utraci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie ustawy. Wydaje się zatem, że czas, na jaki pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, nie może wykraczać poza ww. okres.

• Czy pierwotnie określony czas świadczenia pracy zdalnej może być skracany lub wydłużany?

Ustawa nie zawiera żadnych ograniczeń w tym zakresie, należy zatem uznać, że dopuszczalne jest zarówno skrócenie jak i wydłużenie okresu świadczenia pracy zdalnej na czas oznaczony i uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19.

• Czy  pracownik może zakwestionować polecenie dotyczące pracy zdalnej?

Obowiązkiem pracownika jest stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 k.p.). Dotyczy to także polecenia pracy zdalnej.

• Czy odmowa świadczenia pracy zdalnej jest podstawą do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności (kara porządkowa)?

Odmowa wykonania polecenia pracodawcy, o ile nie jest ono sprzeczne z prawem lub umową o pracę, może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej. Zgodnie z art. 108 § 1 k.p. pracodawca może stosować karę upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, jak również przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

• Czy praca zdalna może być powierzona niezależnie od warunków mieszkaniowych, rodzinnych. Co w sytuacji, gdy w miejscu zamieszkania w ocenie pracownika praca nie może być świadczona ze względu na warunki i stosunki panujące w domu?

Przepisy ustawy nie odwołują się do warunków mieszkaniowych lub rodzinnych pracownika przy polecaniu pracy zdalnej. Jednak w przypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej.

• Czy polecenie dotyczące pracy zdalnej musi zawierać uzasadnienie?

Ustawa nie przewiduje obowiązku uzasadniania polecenia pracy zdalnej. Stanowi natomiast, że pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną tylko w celu przeciwdziałania COVID-19. Polecając pracownikowi pracę zdalną pracodawca powinien więc działać w ww. celu.

• Czy są konkretne okoliczności (np. zachorowania w okolicy, regionie gdzie ma siedzibę pracodawca) upoważniające pracodawcę do stosowania pracy zdalnej? Czy wystarczy jego przeświadczenie i doświadczenie życiowe?

W rozumieniu art. 2 ust. 2 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19,... za „przeciwdziałanie COVID-19” rozumie się wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby. Zatem przesłanki polecenia pracownikowi pracy zdalnej są szerokie i w praktyce każdy pracodawca, choćby ze względu na profilaktykę, może polecić pracownikom pracę zdalną.

• Czy pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej w innym miejscu niż dom pracownika?

Zgodnie z art. 3 ustawy w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Takie brzmienie przepisu wskazuje, że pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy zdalnej także w innym miejscu niż dom pracownika.

• Jakie są uprawnienia pracownika w razie zamknięcia zakładu pracy lub niemożności wykonywania pracy zdalnej z powodu COVID-19?

W przypadku, gdy pracodawca będzie musiał zamknąć swój zakład pracy albo jego część, bądź gdy nie ma możliwości polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej zastosowanie znajdzie art. 81 § 1 Kodeksu pracy.

Z przepisu tego wynika, że pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy przysługuje wynagrodzenie:

- wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (dotyczy to pracowników wynagradzanych w stałej stawce godzinowej, np. 20 zł za godzinę lub w stałej stawce miesięcznej, np. 4 tys. zł miesięcznie - ci pracownicy także w czasie przestoju otrzymają te stawki wynagrodzenia),

- jeżeli ww. składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - pracownikowi przysługuje 60% wynagrodzenia (dotyczy to m.in. pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne, tj. wynagrodzenie określone jako stawka za ilość wytworzonych produktów bądź określony % przychodu/dochodu/zysku).

W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Należy bowiem uznać, że konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19 będzie przyczyną dotyczącą pracodawcy - mimo, że będzie to przyczyna niezawiniona przez pracodawcę (podobnie jak odcięcie prądu w mieście w tym również w zakładzie pracy co uniemożliwia pracę, powódź która zalała zakład pracy itp.).

• Jakie wynagrodzenie otrzymuje pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę w przedszkolu niepublicznym, który wykonuje pracę zdalnie w domu (na swój wniosek)

Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 marca 2020 r. w sprawie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. poz. 410), od 12 do 25 marca 2020 r. zawieszono prowadzenie działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej w przedszkolach, szkołach i w większości placówek. Oznacza to, że w tym okresie w przedszkolu, szkole lub placówce nie są prowadzone zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze, z wyjątkiem 12 i 13 marca 2020 r., kiedy prowadzono działalność opiekuńczą.

Zgodnie z oficjalnym stanowiskiem Ministerstwa Edukacji Narodowej zawieszenie zajęć nie zwalnia jednak pracowników tych jednostek z obowiązku świadczenia pracy.

W dniach 12 i 13 marca 2020 r. nauczyciele zatrudnieni w przedszkolach, innych formach wychowania przedszkolnego, szkołach podstawowych i szkołach artystycznych realizujących kształcenie ogólne w zakresie szkoły podstawowej, z wyjątkiem szkół podstawowych dla dorosłych byli zobowiązani do prowadzenia zajęć opiekuńczych. Nauczyciele świadczący pracę w tych dniach otrzymują z tego tytułu wynagrodzenie za pracę w składnikach i wysokości wynikających z ich uprawnień.

Zawieszenie prowadzenia działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej nie oznacza zawieszenia przez szkoły wszystkich form działalności. Ministerstwo Edukacji Narodowej zaleciło, aby w tym okresie nauczyciele wspierali uczniów w samodzielnej nauce  w domu i kontaktowali się z nimi przy wykorzystaniu np.: dziennika elektronicznego, strony internetowej przedszkola, szkoły lub placówki, mailingu do rodziców, a w przypadku starszych uczniów bezpośredniego kontaktu elektronicznego.

W przypadku nauczycieli publicznych przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego oraz organy administracji rządowej czas pracy oraz zadania wykonywane w ramach czasu pracy określają przepisy Karty Nauczyciela. Zgodnie z art. 42 ust. 1 i 2 tej ustawy w ramach czasu pracy nieprzekraczającego 40 godzin na tydzień nauczyciel jest obowiązany realizować nie tylko zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze, prowadzone bezpośrednio z uczniami lub wychowankami, ale również inne zajęcia i czynności wynikające z zadań statutowych szkoły oraz zajęcia i czynności związane z przygotowaniem się do zajęć, samokształceniem i doskonaleniem zawodowym. Dyrektor szkoły może więc w okresie zawieszenia prowadzenia zajęć zlecać nauczycielom inne zadania, np. przygotowywanie i przesyłanie uczniom materiałów dydaktycznych do samodzielnej pracy w domu. Zastosowanie ma w tym przypadku również art. 81 § 3 Kodeksu pracy, który umożliwia powierzenie pracownikowi w okresie przestoju innej odpowiedniej pracy.

O organizacji pracy nauczycieli decyduje dyrektor przedszkola, szkoły lub placówki, który zgodnie z art. 7 Karty Nauczyciela jest przełożonym służbowym wszystkich pracowników. Działając na podstawie art. 3 Ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 274), dyrektor szkoły może polecić nauczycielowi wykonywanie pracy zdalnej.

Możliwe jest zatem świadczenie pracy przez nauczycieli zarówno w miejscu ich pracy, jak i świadczenie pracy poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). W pierwszym przypadku nauczyciele przygotowują i przesyłają uczniom materiały, korzystając ze sprzętu na terenie szkoły.

Za dni, w których nauczyciele będą świadczyli pracę (niezależnie od tego, czy będzie to praca świadczona w miejscu pracy, czy zdalnie w miejscu zamieszkania), otrzymują wynagrodzenie bez zmian, z wyjątkiem dodatku za warunki pracy, który jest należny wyłącznie za godziny przepracowane w określonych warunkach pracy, oraz wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, które jest związane z dodatkową pracą nauczyciela polegającą na realizacji zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych powyżej pełnego wymiaru zajęć.

Jeżeli natomiast z przyczyny leżącej po stronie pracodawcy w określonym czasie nauczyciel nie będzie świadczyć pracy, zastosowanie ma art. 81 § 1 Kodeksu pracy, który stanowi, że pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania.

Zatem za dni, w których nauczyciele nie będą świadczyli pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, lecz będą pozostawali w gotowości do pracy, zachowują prawo do wynagrodzenia zasadniczego w wysokości wynikającej z ich osobistego zaszeregowania oraz dodatku funkcyjnego.

W przypadku nauczycieli przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych przez osoby fizyczne lub osoby prawne niebędące jednostkami samorządu terytorialnego o organizacji ich pracy również decydują dyrektorzy tych jednostek. Do nauczycieli tych, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, mają zastosowanie przepisy art. 81 Kodeksu pracy oraz art. 3 ustawy o przeciwdziałaniu i zwalczaniu COVID-19.

W okresie zawieszenia prowadzenia działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej kadra kierownicza przedszkoli, szkół i placówek nie prowadzi zajęć dydaktyczno-wychowawczych. Jest jednak zobowiązana do realizowania innych zadań wynikających z zajmowanych stanowisk. Decyzje w sprawie organizacji pracy dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki podejmuje wójt, burmistrz lub prezydent miasta, który jest jego bezpośrednim przełożonym. Natomiast decyzje w sprawie organizacji pracy pozostałej kadry kierowniczej podejmuje dyrektor szkoły.

Osoby zajmujące stanowiska kierownicze, które będą świadczyły pracę, otrzymują wynagrodzenie bez zmian, z wyjątkiem ewentualnego wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i dodatku za warunki pracy.

Zawieszenie prowadzenia zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych nie wpływa bezpośrednio na pracę wykonywaną przez pracowników administracji i obsługi szkolnej i nie zwalnia ich automatycznie z obowiązku świadczenia pracy. O organizacji ich pracy decyduje dyrektor szkoły. Dyrektor szkoły na podstawie art. 3 ustawy o przeciwdziałaniu i zwalczaniu COVID-19 może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna), o ile oczywiście charakter zadań wykonywanych przez pracownika na to pozwala.

Jeżeli natomiast z przyczyny leżącej po stronie szkoły w określonym czasie pracownik administracji lub obsługi nie będzie świadczyć pracy, pozostaje wówczas do dyspozycji dyrektora szkoły i jest w gotowości do wykonywania pracy. Mają wówczas zastosowanie przepisy art. 81 § 1 Kodeksu pracy, który wskazuje, że pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania. Wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Decyzje w sprawie organizacji pracy nauczycieli oraz pozostałych pracowników przedszkola, szkoły lub placówki podejmuje dyrektor przedszkola, szkoły lub placówki, natomiast decyzje w sprawie organizacji pracy dyrektora – organ prowadzący szkołę.

Reasumując, pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę w przedszkolu niepublicznym, który wykonuje pracę zdalnie w domu (na swój wniosek), zachowuje prawo do otrzymania 100% swojego normalnego wynagrodzenia.

• Stanowisko dotyczące możliwości wysłania pracowników przez pracodawcę na zaległe urlopy wypoczynkowe w okresie zagrożenia koronawirusem.

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli z przyczyn leżących po stronie pracodawcy lub pracownika (np. przesunięcie terminu urlopu, choroba pracownika) pracownik nie wykorzysta całego urlopu do końca roku, z dniem 1 stycznia następnego roku urlop ten stanie się urlopem zaległym.

Przepis art. 168 Kodeksu pracy stanowi, że urlopu zaległego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przywołanym wyżej przepisie. W wyroku z dnia 24 stycznia 2005r., sygn. akt I PK 124/05, Sąd Najwyższy stwierdził jednoznacznie, że pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop zaległy nawet bez jego zgody.

Oznacza to, że pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu, np. w okresie zagrożenia koronawirusem (30 września to ostateczny termin wykorzystania zaległego urlopu). 

źródło: www.pip.gov.pl