Kursy walut w rozliczaniu delegacji

Podczas rozliczania zagranicznych podróży służbowych pracowników, mamy do czynienia ze szczególnym rodzajem kosztu uzyskania przychodu. Ponieważ wydatki te ponoszone są w walucie, będą miały do nich zastosowanie przepisy: •art. 15 ust. 1 i ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, albo •art. 11a ust. 2, art. 22 ust. 5d lub 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ważne definicje

„Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu”.

Nie ma zatem wątpliwości, że zarówno w przypadku faktur kosztowych, tak i w przypadku rozliczenia zagranicznych podróży służbowych, należy stosować wyłącznie kursy średnie z tabeli ogłaszanych przez NBP. Najczęściej będzie to tabela „A” ogłaszana codziennie, lecz w przypadku egzotycznych wyjazdów, może zajść potrzeba sięgnięcia do tabeli „B”, publikowanej co tydzień. Jednak zasadniczy problem z zastosowaniem tego przepisu tkwi w definicji, co należy uznać za datę poniesienia kosztu?

„Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, (...), uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) (...)”.

Na podstawie tego przepisu, w przypadku faktur zakupu, za dzień poniesienia kosztu najczęściej uważa się dzień wystawienia faktury przez dostawcę. Natomiast w przypadku kosztów podróży służbowych, możliwe są co najmniej 3 sposoby określenia, co w ich przypadku jest datą poniesienia kosztu, według której dokonamy przeliczenia.

Rozwiązanie 1: Dzień wystawienia rachunków

Jeżeli za dzień poniesienia kosztu w przypadku faktur zakupu uważamy dzień wystawienia faktury, to analogicznie można potraktować wszelkiego rodzaju rachunki, dokumentujące wydatki w podróży służbowej. Są to prze...