Co musi zawierać umowa wynajmu nieruchomości komercyjnej?

Umowa wynajmu nieruchomości do celów związanych z prowadzeniem firmy to jeden z najczęściej podpisywanych rodzajów kontraktów. Wynajem to opcja korzystna zarówno dla małych, jednoosobowych firm, jak i dla dużych korporacji czy międzynarodowych przedsiębiorstw. Według przepisów, w ramach umowy najmu wynajmujący zobowiązuje się do oddania najemcy rzeczy do użytku przez czas określony lub nieokreślony. Z kolei najemca jest zobligowany do zapłaty umówionego czynszu wynajmującemu. Jak zadbać o to, aby postanowienia umowne zabezpieczały interesy obu stron?

Oznaczenie stron i przedmiotu umowy

Pierwszym krokiem jak zawsze musi być odpowiednie oznaczenie stron kontraktu. Tutaj zawsze jest to wynajmujący (osoba dysponująca pierwotnie lokalem) i najemca (osoba przejmująca lokal w zamian za obowiązek opłacania czynszu).

Główna różnica między najmem z udziałem konsumenta (czyli np. najmu mieszkania), a najmem komercyjnym, jest fakt, iż w tym drugim przypadku po obu stronach umowy mamy przedsiębiorców – a więc podmioty prowadzące dowolną działalność gospodarczą. W jaki sposób oznaczyć więc strony w odniesieniu do formy prowadzonej przez nie działalności gospodarczej?

1. Działalność jednoosobowa – w tym przypadku należy wskazać imię i nazwisko przedsiębiorcy, nazwę firmy, numer NIP i PESEL (jeżeli został nadany), numer i serię dowodu osobistego (gdy dokument został wydany) oraz adres wykonywania działalności gospodarczej. Przykład:
   
   „Janusz Nowak, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą HURT-METAL Janusz Nowak z siedzibą w Gdyni, ul. Długa 5 lok. 8, NIP: 771-323-98-55, PESEL: 88091333765, legitymujący się dowodem osobistym o numerze i serii ABC 112233”
2. Spółka cywilna – spółki cywilne nie mają osobowości prawnej, więc umowa jest w ich mieniu zawierana przez wspólników. Dane w umowie z taką spółką wyglądają tak samo, jak w przypadku firm jednoosobowych – jednak z tą różnicą, że w miejsce strony wpisujemy wszystkich wspólników i wskazujemy, iż działają oni w formie spółki cywilnej. Należy jednocześnie zamieścić w umowie NIP i REGON spółki (niezależnie od danych wspólników).
3. Spółka prawa handlowego – z kolei przy spółkach osobowych lub kapitałowych prawa handlowego oznaczenie strony wygląda nieco inaczej. W ich przypadku uwzględniamy głównie fakt wpisania ich do rejestru przedsiębiorców KRS, osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu. Przykład:
   
   „XYZ spółka jawna z siedzibą w Warszawie przy ul. Krótkiej 10, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Krakowie, pod numerem KRS 000123456, NIP: 771-272-12-14, REGON: 123456789, reprezentowana przez: Janusza Nowaka – wspólnika oraz Jerzego Kowalskiego – prokurenta”

Dla spółek kapitałowych sytuacja jest zbliżona, ale z tą różnicą, że konieczne jest podanie wysokości kapitału zakładowego oraz faktu jego opłacenia, a także wskazanie imiennie członków zarządu bądź prokurentów legitymowanych do reprezentacji spółki.

Niezależnie od formy prowadzonej działalności gospodarczej, do umowy trzeba załączyć aktualne na dzień podpisania kontraktu odpisy z KRS, wydruki z CEIDG bądź inne dokumenty, które umożliwią ustalenie prawidłowości reprezentacji spółki.

Warto zaznaczyć, że kwestie związane z reprezentacją są bardzo ważne z punktu widzenia obowiązywania umowy. Uregulowanie ich w nieprawidłowy sposób może spowodować, że cały kontrakt będzie nieważny.

Poza tym umowy najmu komercyjnego są zawierane także przez inne podmioty, np. wspólnoty, kościelne osoby prawne, osoby państwowe. Każdy z nich podlega trochę innym regułom reprezentacji, które zostały uregulowane we właściwych ustawach. W celu uniknięcia błędów już na starcie, warto skorzystać z pomocy prawników, którzy na co dzień zajmują się opiniowaniem i konstruowaniem takich umów.

Co jest przedmiotem umowy najmu nieruchomości?

Jeśli najem dotyczy nieruchomości, opisujemy precyzyjnie działkę lub budynek: jej/jego metraż, pomieszczenia wchodzące w skład budynku, położenie i wskazanie numeru księgi wieczystej, w której figuruje nieruchomość.

Dzięki temu strony nie będą mieć żadnych wątpliwości w kwestii zakresu przedmiotowego tego, czego mogą dotyczyć ich prawa, obowiązki i ewentualne roszczenia. Przykład takiego zapisu:

㤠2

Wynajmujący oświadcza, że jest właścicielem lokalu komercyjnego położonego w Gdyni przy ul. Krzywej 2, zwanego dalej Nieruchomością.

Nieruchomość jest parterowa, o łącznej powierzchni użytkowej 250 m2, składa się z hali sprzedażowej o powierzchni 100 m2, magazynu o powierzchni 100 m2 pomieszczenia socjalno-administracyjnego o powierzchni 46 m2 oraz dwóch sanitariatów o powierzchni 2 m2 każdy.

Nieruchomość jest objęta wpisem do księgi wieczystej o numerze WA2M/00011110.”

Kwestia opisania czynszu

Równie ważne jest prawidłowe opisanie czynszu w umowie najmu. Najłatwiej oznaczyć go w pieniądzu polskim, np. 1200 zł miesięcznie, jednak kwotę można podać także w innej wartości, np.:

• waluty obcej,
• wartości określonego dobra notowanego na giełdzie, tak zwane klauzule indeksowe (np. średni kurs złota),
• średniej ceny określonego surowca (np. tony stali) zgodnie z wybranymi notowaniami.

Ważne jest to, że strony muszą mieć możliwość jednoznacznego ustalenia wartości czynszu i terminu jego zapłaty. W związku z tym warto zaznaczyć w klauzuli czy będzie on płatny wyłącznie w walucie polskiej, czy dopuszcza się również płatność w walucie obcej. Znaczenie ma także precyzyjne wskazanie dnia miesiąca, w którym będzie następować przeliczenie w przypadku wskaźników ekonomicznych, np. indeks cen stali na dzień 15. każdego miesiąca według Polskiej Dystrybucji Stali.

Stosowanie różnych klauzul przy ustalaniu wysokości czynszu pozwala wynajmującemu na zapewnienie sobie ekwiwalentu kwoty bez względu na zmianę wartości nabywczej pieniądza. Określając czynsz, strony muszą pamiętać również o: