Rozpoczęcie ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej

Podatnik, który ma zamiar rozpocząć ewidencję kwot osiąganych przychodów oraz kwot należnego podatku od towarów i usług za pomocą kasy rejestrującej powinien mieć na uwadze konieczność powiadomienia o tym fakcie Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. Powinien go także zawiadomić o fiskalizacji kasy. Są to także warunki konieczne do uzyskania ulgi wynikającej z zakupu kasy.

Obowiązek ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy użyciu kas rejestrujących dotyczy (zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT) wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży towarów i świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Warunki, jakie spełnić musi podatnik, który ma zamiar rozpocząć ewidencję przychodów i podatku VAT za pomocą kasy fiskalnej określone zostały w przepisach wykonawczych w sprawie kas, tj. w przepisach dwóch rozporządzeń Ministra Finansów:

– z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948, z późn. zm.);
– z dnia 27 czerwca 2008 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. Nr 113, poz. 720).

Zwolnienia

Na mocy delegacji ustawowej zawartej w art. 111 ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, Minister Finansów zwalnia na czas określony niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Wykonaniem tej delegacji jest cytowane wyżej rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących.

Zwolnienia z obowiązku rejestrowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych można podzielić na dwie grupy:

– zwolnienia podmiotowe (zwalniające podatnika z obowiązku ewidencjonowania w zakresie całej działalności);
– zwolnienia przedmiotowe (zwalniające z ewidencjonowania tylko określone czynności).

Zwolnienie podmiotowe uzależnione jest od osiągniętego obrotu z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. W związku z tym każda sprzedaż na rzecz tych osób ma wpływ na wielkość obrotu wyznaczającego obowiązek ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Kwotę obrotów uprawniających do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących określa się sumując całą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Obliczając powyższą kwotę obrotu nie wyłącza się więc nawet sprzedaży towarów i usług, które na mocy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących jako wymienione w załączniku do rozporządzenia, zostały przedmiotowo zwolnione z obowiązku ewidencjonowania. Do obrotu wlicza się zatem sprzedaż ze wszystkich czynności wykonywanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych (wszystkie rodzaje działalności), w ramach jednej firmy, posiadającej jeden numer NIP.

Zwolnienie podmiotowe, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, do dnia 31 grudnia 2008 r. dotyczy podatników, u których kwota obrotu z działalności na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 40.000,00 zł i jeżeli wcześniej nie powstał wobec nich obowiązek ewidencjonowania. Zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło w trakcie 2008 r. przekroczenie kwoty obrotów w wysokości 40.000,00 zł, z działalności, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

Ponadto – zgodnie z § 2 pkt 1 rozporządzenia, do dnia 31 grudnia 2008 r. zwolniona z ewidencjonowania jest sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia (zwolnienia przedmiotowe).

Liczba kas

Podatnicy są obowiązani, w terminach wynikających z rozporządzenia, rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas, która zgodnie z przepisami ustawy o VAT (art. 111 ust. 4), została zgłoszona przez podatnika do naczelnika właściwego urzędu skarbowego do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach prowadzenia sprzedaży, na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania.

Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy są obowiązani zastosować do ewidencjonowania kolejne kasy, w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania wynikająca z dokonanego przez podatnika zgłoszenia. Rozpoczęcie ewidencjonowania przedłuża odpowiednio okres zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania w części dotyczącej obrotów realizowanych na stanowiskach kasowych, na których ewidencjonowanie powinno być prowadzone w kolejnych miesiącach.

Podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT, a więc podatnicy, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku VAT lub są podatnikami podmiotowo zwolnionymi od podatku – osiągnięty obrót ewidencjonują jako obrót zwolniony od podatku.

Warto przypomnieć, iż zgodnie z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy naruszający obowiązek zainstalowania kas rejestrujących, do czasu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu tych kas tracą prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę stanowiącą równowartość 30 % kwoty podatku naliczonego VAT przy nabyciu towarów i usług. Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Zgłoszenie liczby kas

Podatnik powinien złożyć naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego pisemne zawiadomienie o liczbie kas rejestrujących, które zamierza używać oraz o miejscu (adresie) ich używania. Należy to uczynić przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. Powyższe wynika z § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

W przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną k...