Organizacja imprez integracyjnych dla pracowników oraz szkoleń dla kontrahentów – zaliczenie wydatków do kosztów

Imprezy integracyjne to skuteczne narzędzie wykorzystywane przez pracodawców w celu zwiększenia efektywności pracy. Mimo, iż w ogólnym rachunku ekonomicznym działanie takie przynosi wymierne korzyści finansowe, to jednak organizacja tego typu spotkań wiąże się często ze znacznymi nakładami finansowymi. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku przeprowadzenia szkoleń dla kontrahentów. Możliwość zaliczenia wskazanych wydatków do kosztów uzyskania przychodów należy rozpatrywać przez pryzmat obowiązujących przepisów prawa oraz aktualnego podejścia organów podatkowych.

Istotne znaczenie ma przede wszystkim uregulowanie zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (analogiczne regulacja przewidziana jest w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Zgodnie z tym przepisem, kosztów podatkowych nie stanowią koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne oraz zakup żywności i napojów – w tym alkoholowych.

Pojęcie reprezentacji

Należy podkreślić, iż pojęcie „reprezentacji” nie jest zdefiniowane w przepisach podatkowych. Zgodnie ze słownikowym znaczeniem, reprezentacja oznacza uzewnętrzniony wysoki standard, okazałość, wytworność lub wystawność w sposobie zachowania, ekskluzywność. Taką definicją posługują się również organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych. Przykładem jest m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2 grudnia 2010 r., sygn. IPPB5/423-721/10-2/JC). W praktyce przyjmuje się, że reprezentacja obejmuje działania skierowane na zewnątrz firmy, mające na celu stwarzanie i utrwalanie dobrego jej wizerunku.
Biorąc pod uwagę powyższe, trudno dopatrywać się znamion reprezentacji w spotkaniu integracyjnym organizowanym dla pracowników. Organy podatkowe podkreślają jednak, że impreza integracyjna powinna mieć na celu m.in. wzmocnienie więzi pomiędzy pracodawcą a pracownikami oraz zmotywowanie ich do efektywniejszego działania. Jako priorytet na takich spotkaniach wskazują również na scalenie zespołu pracowniczego (co sprzyja efektywnemu realizowaniu postawionych przed nim zadań), poprawę atmosfery w pracy oraz ułatwienia ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami. Każdorazowo podatnik organizujący imprezę integracyjną powinien więc zadbać o istnienie na niej elementów motywacyjno – integracyjnych dla celów uznania jej za koszt uzyskania przychodów.

Przychód pracownika?

Czy jednak to wystarczy, aby pracodawca nie był zobowiązany do doliczenia wartości imprezy do przychodu pracowników? W tym miejscu należy przywołać już od dość długiego czasu obowiązującą linię interpretacyjną organów podatkowych, zgodnie z którą impreza integracyjna zawsze oznacza istnienie przychodu dla pracownika (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 listopada 2010 r., sygn. ILPB1/415-917/10-4/TW). Niemniej istnieją ...