Koszty prenumerat w księgach rachunkowych

Niedługo rozpocznie się okres dokonywania zakupów prenumerat na przyszły rok różnego rodzaju czasopism. Co do zasady ich rozliczenia dokonuje się poprzez rozliczenia międzyokresowe kosztów przez cały okres trwania prenumeraty. Czasami można jednak dokonać jednorazowego zaliczenia ich w koszty.

Zgodnie z treścią art. 6 ust. 2 i art. 39 ustawy o rachunkowości wydatki, które dotyczą okresów następujących po okresie ich poniesienia ujmuje się w księgach rachunkowych roku, w którym wydatek został poniesiony na koncie "Czynne rozliczenia międzyokresowe". Za pośrednictwem tego konta wydatki te są następnie odnoszone cyklicznie w koszty w księgach roku, którego prenumerata dotyczy.

Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych
Jak stanowi art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości, odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Co do zasady, przyjmuje się, że okres rozliczania kosztów prenumeraty powinien pokrywać się z okresem prenumeraty. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów prenumeraty dokonywane są w takim przypadku w równych częściach, stosownie do okresu prenumeraty.

Nieistotna wartość zakupu
Warto jednak zaznaczyć, że w sytuacji, gdy wartość prenumeraty nie jest znacząca (istotna), jednostka ma możliwość zastosowania uproszczeń. Ich zastosowanie uregulowane jest w przepisach art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z jego treścią w ramach przyjętej polityki rachunkowości jednostka może stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej firmy. Zastosowane uproszczenie może w tym przypadku polegać na rozliczaniu kosztów nie przez cały okres prenumeraty, lecz dokonaniu jednorazowego odpisu kwoty wydatku na prenumeratę w koszty działalności operacyjnej już w pierwszym miesiącu roku, za który prenumerata została opłacona.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma w sierpniu 2011 r. dokonała zakupu prenumeraty czasopisma na rok 2012 r. Wartość zakupu nie była wysoka, zatem – zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości – jednostka uznała ją za nieistotną. Oznacza to, że w sierpniu 2011 r. zakup prenumeraty powinien zostać zaewidencjonowany jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. W styczniu 2012 r. jednostka będzie mogła natomiast w całości przeksięgować tę kwotę na konto kosztów dział...