Przechowywanie dokumentacji podatkowej

Podatnicy dokonujący rozliczeń z fiskusem zobowiązani są przez odpowiedni okres i w odpowiedni sposób przechowywać dokumentację, na podstawie której obliczany jest podatek. Czas, w jakim powinna być ona dostępna dla urzędu skarbowego upływa, zgodnie z ordynacją podatkową, wraz z upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wynosi on 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W wypadkach przewidzianych w Ordynacji, bieg terminu przedawnienia może nie rozpocząć się, a rozpoczęty ulec zawieszeniu bądź przerwaniu, co wpłynie na przedłużenie okresu obowiązkowego przechowywania dokumentacji.

Na dokumentację, która podlega obowiązkowi przechowywania składają się:

- księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty (przez księgi podatkowe rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci),
- kopie rachunków (jeśli podatnicy wystawiają rachunki), odpowiednio ponumerowane, w kolejności ich wystawienia; przepis ten stosuje się odpowiednio do podatników obowiązanych do żądania rachunków,
- dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków.

W celu zapewnienia dostępu przez organy podatkowe do przechowywanej dokumentacji, przez cały wymagany okres, ustawodawca przewidział, iż w przypadku likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku oraz ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Należy to jednak zrobić nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

Obowiązki związane z przechowywaniem dokumentacji podatkowej mogą przybierać różny kształt, w zależności od rodzaju podatków, jakim podlega dany podmiot. Ustawy podatkowe wprowadzają bowiem różne wymagania jeśli chodzi o sposób archiwizowania dokumentacji, pojawiają się w nich także różnice w wyznaczaniu terminu płatności podatku, który wpływa na faktyczną długość okresu przedawnienia.

Podatek dochodowy

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zobowiązani są przechowywać dokumentację podatkową przez 5 lat od końca roku, w którym złożyli zeznanie roczne (a więc, de facto, przez 6 lat od końca roku, którego dokumenty te dotyczą). Ta ogólna zasada, ulega jednak pewnym modyfikacjom. Przede wszystkim, chodzi tu o dokumenty związane z ewidencją środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz dowodów na potwierdzenie wartości początkowej. Powinny one być przechowywane, w odniesieniu do danego składnika majątku, do upływu terminu przedawnienia zobowiązań roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego.

Dokumenty związane z podatkiem ...