Potrącenia z wynagrodzeń pracownika – rozliczenie zaliczki

Pytanie: W jakim terminie pracownik powinien rozliczyć otrzymana zaliczkę na zagraniczną podroż służbową i co się stanie, jeśli w tym terminie jej nie rozliczy?

Odpowiedź

Rozliczenie otrzymanej przez pracownika zaliczki powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia delegacji. Takie zobowiązanie pracownika powinno widnieć na pokwitowaniu pobrania zaliczki. Brak rozliczenia w terminie uprawnia pracodawcę do dokonywania potrąceń kwoty udzielonej zaliczki z wynagrodzenia pracownika.

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej dokonywane jest w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Pracodawca może uznać argumentację pracownika w tym zakresie ale nie musi.

Bez zgody pracownika potrącenie z pensji może obejmować jedynie wskazane w art. 87 k. p. należności (po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych):

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie innych należności,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne zastosowane wobec pracownika za nieprzestrzeganie przez niego przepisów bhp lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.
  

Zaliczką pieniężną wskazaną w tym przepisie jest kwota otrzymana przez pracownika od pracodawcy do rozliczenia się, przeznaczona na wydatki, które pracownik ma ponieść w związku z pracą (m. in. właśnie zaliczka udzielona na poczet kosztów związanych z odbywaną podróżą służbową). Jeżeli zatem pracownik nie rozliczył się we wskazanym powyżej terminie z zaliczki otrzymanej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju pracodawca uprawniony będzie do potrącenia zaliczki z wynagrodzenia tej osoby ...