Szkolenia Otwarte:

 

Profesjonalny Sekretariat - kluczowe miejsce w organizacji - szkolenie dofinansowane

Cel kursu:

Sekretariat często postrzegany jest jako stanowisko niskie w hierarchii firmowej. Zarówno pracownicy, jak i same sekretarki, nie doceniają jak ważną funkcję pełni ten organ w funkcjonowaniu firmy. Zawsze powtarzam, iż każda firma przetrwa jeden dzień bez szefa, ale nie bez Sekretariatu! Brak osoby do obierania i łączenia telefonów, przyjmowania gości, obsługi kurierów i poczty powoduje, iż funkcjonowanie biura zostaje sparaliżowane. Poza rolą czysto organizacyjną i informacyjną, niewiele osób dostrzega również, jak ogromny wpływ Sekretariat ma na budowanie wizerunku firmy. Kontakt z Sekretariatem to pierwsze wrażenie klienta lub gościa. Wygląd Sekretariatu, uśmiech, ubiór, zachowanie sekretarki buduje w jego oczach odbiór całej organizacji. Klient nieświadomie ocenia często profesjonalizm naszej firmy na podstawie poziomu, w jaki został obsłużony przez Sekretariat. Sekretariat to szczególne miejsce firmy, przez które przechodzi większość informacji, dlatego każdy szczegół ma znaczenie, a osoby pracujące na stanowisku Sekretarki powinny zdawać sobie sprawę, jak duża odpowiedzialność na nich spoczywa. Szkolenie ?Profesjonalny Sekretariat? to zbiór najlepszych praktyk w zakresie tworzenia Profesjonalnego Sekretariatu.
Nabycie umiejętności w zakresie wykonywanych obowiązków, organizacji pracy, obsługi klientów oraz pracowników firmy. Uczestnicy dowiedzą się, w jaki sposób zarządzać profesjonalnym sekretariatem oraz godnie reprezentować firmę.
Nabędą umiejętności w zakresie komunikacji, hierarchizacji zadań oraz selekcjonowania informacji. Otrzymają pakiet narzędzi niezbędnych do wykorzystania własnego potencjału w zakresie realizowanych zadań. Nabędą również umiejętności w zakresie właściwego postępowania z obiegiem dokumentów.

Program kursu:

1. Centrum dowodzenia - zasady organizacji profesjonalnego sekretariatu:

  • rola sekretariatu - budowanie wizerunku i tożsamości firmy,
  • funkcja reprezentacyjna sekretariatu,
  • zachowanie, kultura osobista, ubiór,
  • kto jest naszym Klientem?
  • rola jakości, systemu i standardów obsługi.

2. Nowoczesna komunikacja biurowa:

  • rola komunikacji w pracy biurowej,
  • przekaz niewerbalny i jego znaczenie,
  • zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery komunikacyjne,
  • aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie),
  • komunikatywność i precyzja wypowiedzi.

3. Kształtowanie osobistego wizerunku:

  • jak prezentować siebie i swoją firmę?
  • zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć,
  • wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia,
  • sztuka dyplomacji, na co dzień.

4. Pierwszy kontakt ? przyjmowanie interesantów:

  • pierwsze wrażenie,
  • przedstawianie i zapoznawanie,
  • prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach,
  • tytułowanie - formy, zasady, błędy,
  • towarzyszenie.

5. Profesjonalne odbieranie rozmów telefonicznych:

  • budowanie wizerunku przez telefon,
  • rozmowa przez telefon,
  • przekazywanie informacji.

6. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:

  • zarządzanie czasem własnym i szefa,
  • ustalanie priorytetów i planowanie zadań,
  • monitoring realizacji zadań.

7. Organizacja spotkań:

  • rodzaje imprez,
  • przygotowanie,
  • zaproszenia,
  • plan miejsc,
  • przeprowadzenie spotkania,
  • efektywne zarządzanie naradami.

8. Kalendarz szefa - planowanie i przygotowywanie terminów i podróży:

  • rodzaje terminów,
  • koordynowanie terminów,
  • zarządzanie terminami,
  • lista pomocnicza,
  • niezbędne informacje do przygotowania podróży,
  • plan podróży.

9. Kultura dnia codziennego:

  • uprzejmość, uśmiech,
  • prawidłowy uścisk dłoni,
  • zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa.

10. Komunikacja w biznesie:

  • sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała, aktywne słuchanie, barwa i ton głosu,
  • small talk w rozmowach biznesowych,
  • tematy wskazane i zakazane,
  • jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne pytania,
  • bilety wizytowe i zaproszenia,
  • wręczanie upominków oraz kwiatów.

11. Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów:

  • zasady adresowania i tytułowania w korespondencji,
  • kultura słowa pisanego,
  • styl i redakcja,
  • zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń,
  • pozatreściowe aspekty korespondencji,
  • zasady etykiety w korespondencji przez internet,
  • zasady przyjmowania korespondencji,
  • zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji,
  • wysyłanie korespondencji,
  • przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.

12. Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u:

  • umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza fachowa), sposób mówienia. Dykcja,
  • intonacja. Ton głosu - podstawowe narzędzie efektywnej rozmowy telefonicznej. Szybkość mówienia, tempo wypowiedzi,
  • kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej,
  • telefonowanie z aparatu komórkowego i stacjonarnego,
  • etykieta telefoniczna.

13. Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce:

  • plan zmiany osobistej.

Organizator kursu:

Akademia Biznesu MDDP i Dział szkoleń podatki.biz

Informacje organizacyjne:

Cena szkolenia dla osób korzystających z dofinansowania w ramach projektu: od 292,74 zł
Cena regularna szkolenia: 1 463,70 zł


Termin i miejsce: