Zwrot kosztów za dojazdy na posiedzenia Rad Nadzorczych jest opodatkowany

Zwrot kosztów z tytułu dojazdu członków Rady Nadzorczej z miejscowości zamieszkania do siedziby spółki na posiedzenia Rady Nadzorczej nie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. W związku z tym na spółce ciąży obowiązek płatnika związany z pobraniem i przekazaniem zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Stan faktyczny

Wnioskodawca jako spółka akcyjna posiada z ustawy obowiązek posiadania rady nadzorczej. Członkowie Rady za jej posiedzenia otrzymują wynagrodzenie. Członkowie Rady przyjeżdżający na posiedzenia oraz w celach związanych z jej pracą otrzymują zwrot kosztów podróży z powyższego tytułu. Rada Nadzorcza sprawuje w Spółce obowiązki, o których mowa w art. 219 Kodeksu spółek handlowych (dalej: KSH), tj. m.in. ocenia sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowe, ocenia wnioski zarządu dotyczące podziału zysku albo pokrycia straty, a także składa zgromadzeniu wspólników coroczne pisemne sprawozdanie z wyników ww. ocen. W związku z pełnieniem swoich obowiązków Członkowie Rady Nadzorczej biorą udział w posiedzeniach. Na potrzeby sprawnego funkcjonowania Rady Nadzorczej Wnioskodawca pokrywa koszty związane z podróżami Członków, ich zakwaterowania i wyżywienia. Obowiązek Spółki wynika z powszechnie obowiązujących przepisów oraz Statutu Spółki.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że Spółka zwraca członkom Rady Nadzorczej poniesione koszty związane z dojazdem na posiedzenie rady nadzorczej, które odbywa się w siedzibie Spółki, poza miejscem zamieszkania członków Rady Nadzorczej (ryczałt za używanie własnego pojazdu według obowiązujących stawek, bilety PKP), bez naliczania diet. Podróże członków Rady Nadzorczej wiążą się z posiedzeniami Rady, a dojazdy członków Rady Nadzorczej mają na celu omówienie bieżących spraw Spółki. Wnioskodawca wskazał, że podlega na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów bez względu na miejsce osiągania. Członkowie Rady Nadzorczej mają nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Członkowie Rady Nadzorczej uczestniczący w posiedzeniach Rady Nadzorczej otrzymują wynagrodzenie na podstawie stosunku powołania. Posiedzenia Członków Rady Nadzorczej odbywają się w siedzibie Spółki, poza miejscowością zamieszkania członków Rady Nadzorczej. Członkowie Rady Nadzorczej na posiedzenia Rady Nadzorczej dojeżdżają z miejsca swego zamieszkania do siedziby Spółki. Spółka zwraca Członkom Rady Nadzorczej koszty związane z dojazdem na posiedzenie Rady Nadzorczej do siedziby Spółki na podstawie biletów PKP, PKS, „kilometrówki”. Wnioskodawca zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków członków Rady Nadzorczej miedzy innymi kosztów przejazdu na posiedzenie rady z wyjątkiem ich wynagrodzeń z racji pełnionych funkcji. Koszty przejazdu członków rady nadzorczej nie zwiększają ich przychodu i wysokości podatku od osób fizycznych. Koszty przejazdu członków na radę nadzorczą zwiększają jedynie podstawę naliczenia składki ubezpieczenia zdrowotnego. Członkowie Rady Nadzorczej w celu dojazdów na posiedzenia Rady Nadzorczej korzystają z środków transportu: samochód prywatny, pociąg, autobus.

Pytanie i stanowisko podatnika

Czy zwrócone koszty podróży poniesione w związku z dojazdami Członków Rady Nadzorczej na posiedzenia Rady Nadzorczej do siedziby Spółki, znajdującej się poza stałym miejscem zamieszkania Członków Rady Nadzorczej, powinny być podstawą do opodatkowania dochodów Członków Rady Nadzorczej z tego tytułu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym czy Spółka jako płatnik powinna naliczać i pobierać podatek od zwracanych Członkom Rady Nadzorczej kosztów związanych z ich dojazdami na posiedzenia Rady Nadzorczej Spółki, na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju. Wysokość należności z tego tytułu została określona rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. W ocenie Wnioskodawcy, kwota zwrócona członkom Rad Nadzorczych za dojazd nie stanowi dochodu i jest wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli jest ustalona zgodnie z ww. rozporządzeniem.

Zgodnie z dyspozycją art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.), źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

Z kolei na podstawie art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się: przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.

Biorąc powyższe pod uwagę należy wskazać, że co do zasady przychody otrzymywane przez Członków Rad Nadzorczych stanowią przychody w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i jako takie podlegają opodatkowaniu.

Jednakże, zgodnie z brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w cytowanym artykule, są dwa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.:

- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.) oraz,

- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatru...