Zwrot innych wydatków w podróży służbowej

Pracownikowi w rozliczaniu podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów nie tylko biletów zaprzejazd, noclegów czy diety. Rozporządzenie MPiPS wsprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu wpaństwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej ztytułu podróży służbowej naobszarze kraju, jak również analogiczne rozporządzenie wsprawie podróży zagranicznych, określając, zwrot jakich kosztów należy się pracownikowi z tytułu podróży służbowej, wymienia także zwrot kosztów „innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio douzasadnionych potrzeb” (§3 pkt4 rozporządzenia w sprawie podróży krajowych oraz §2 pkt2 lit.c rozporządzenia wsprawie podróży zagranicznych).

Inny wydatek, czyli jaki?

Literatura tego ogólnego zapisu mogłaby sugerować, że pracodawca ma sporą dowolność w określaniu, co mieści się w pojęciu „innych, uzasadnionych wydatków”. Tak jednak nie jest. Pamiętajmy, że każdy zwracany pracownikowi wydatek musi spełniać dwa zasadnicze warunki:

1. poniesienie wydatku jest wynikiem polecenia służbowego pracodawcy, jest ściśle związane z realizacją zadania służbowego podczas podróży służbowej, służy celowi przypisanemu do danej podróży służbowej; tym samym wydatek ten nie ma na celu przysporzenia prywatnych korzyści czy wynagradzania pracownika bądź innych osób,
2. zgodnie z definicją ustawy podatkowej są to „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1”.

Spełnienie powyższych warunków będzie istotne dla właściwego zakwalifikowania zwrotu wydatku pracownikowi pod względem podatków dochodowych, odpowiednio:

• przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy pracownika – spełnienie ww. warunku (określonego w pkt 1) pozwoli na skorzystanie ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• przy obliczaniu podatku dochodowego pracodawcy – spełnienie ww. warunku (określonego w pkt 2) pozwoli na uznanie wydatku za koszt uzyskania przychodu, czyli tzw. koszt podatkowy.

Przyjrzyjmy się na przykładach kilku przypadkom takich wydatków, które w praktyce budzą wątpliwości organów skarbowych.

Opłata za nadbagaż

Przepis rozporządzenia zezwala na poniesienie przez pracodawcę kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo poza...