Zrozumieć PIT (15) Samochód prywatny i firmowy – koszty i wydatki. Limity

Co do zasady wszystkie wydatki związane z eksploatacją samochodu stanowiącego składnik majątku firmowego wykorzystywanego dla celów prowadzonej działalności powinny stanowić koszt uzyskania przychodów. Tak jest jednak jedynie w odniesieniu do pojazdów nie będących samochodami osobowymi. Te ostatnie ustawodawca nieco dyskryminuje podatkowo, zakładając, że po pierwsze - w większości przypadków będą one używane również do celów prywatnych, a po drugie – że do firmy niekoniecznie trzeba kupować samochody drogie.

W ustawie pojawiły się w związku z tym limity i ograniczenia, modyfikowane dość często, z których część omówiliśmy w poprzednim odcinku.

Kontynuujemy omawianie sytuacji podatkowej użytkowników samochodów osobowych w przypadku ich wykorzystywania dla celów działalności.

Samochód stanowiący składnik majątku osobistego

Do końca 2018 r. koszt takiego samochodu rozliczało się w ramach limitu przebiegu, wykazywanego w ewidencji przebiegu pojazdu. Obecnie wydatki związane z eksploatacją samochodu niewprowadzonego do ewidencji firmowej można zaliczyć do kosztów uzyskania w wysokości 20%.

W przypadku podatników VAT czynnych chodzi o kwoty, pomniejszone o podatek VAT, który podatnik ma prawo odliczyć, w przypadku podatników zwolnionych do limitu trzeba przyjąć kwotę brutto wydatków.

Przykład

Adam użytkuje swój prywatny samochód w działalności gospodarczej. Jest podatnikiem VAT, odlicza 50% podatku VAT naliczonego przy zakupie paliwa. Kupił paliwo za 100 zł netto, zapłacił też 23 zł VAT.

Adam zaliczy do kosztów uzyskania przychodu 20 zł z części netto faktury, czyli 20% od 100 zł. Z części VAT nieodliczonego Adam zaliczy do kosztów 20% z 11,50 zł – czyli 2 zł i 30 gr. Razem z wydatku o wartości 123 zł Adam odliczy 11,50 zł podatku VAT i 22,30 zł zaliczy do kosztów uzyskania przychodów.

W celu udokumentowania tej operacji do faktury zakupu paliwa Adam powinien dołączyć dowód wewnętrzny własny, zawierający przedstawione tu wyliczenie.

Gdyby Adam był zwolniony z podatku, nie odliczałby VAT, a do kosztów zaliczyłby kwotę 20% od 123 zł – czyli 24,60 zł.

W porównaniu z całością wydatku to niewiele – stąd zasadność rozważenia przeniesienia samochodu z majątku osobistego do majątku firmowego.

Samochód stanowiący składnik majątku firmy używany również do celów osobistych lub wyłącznie dla celów firmy

Z ustawy o podatku od towarów i usług na grunt podatków dochodowych przeniesiono rozwiązanie, dotyczące używania samochodów używanych dla celów mieszanych – czyli służbowych i prywatnych. Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków związanych z eksploatacją samochodu jest możliwe wyłącznie, kiedy samochód jest składnikiem majątku przedsiębiorcy i używany jest wyłącznie dla celów związanych z prowadzoną działalnością.

Aby uznać, że samochód jest używany wyłącznie dla celów firmowych, konieczne jest prowadzenie specjalnej ewidencji, wskazanej w ustawie o VAT.  

Jeśli podatnik nie prowadzi wskazanej w ustawie o VAT ewidencji przebiegu pojazdu, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.

Ale uwaga – tej zasady nie stosuje się, jeśli podatnik na podstawie przepisów ustawy VAT nie jest obowiązany do prowadzenia takiej ewidencji - z wyjątkiem sytuacji, w której sam rezygnuje z niej godząc się z częściowym odliczeniem podatku VAT.

...