Zmiana systemu finansowo-księgowego w trakcie roku obrotowego

Ustawa o rachunkowości nie zawiera ograniczeń w zakresie dokonywania zmian systemu finansowo-księgowego (FK) w ciągu roku obrotowego. Trzeba jednak pamiętać, że wprowadzone zmiany spowodują jednak konieczność odpowiedniego przetestowania danych systemu FK oraz zapewnienia porównywalności danych dostarczanych przez zmieniony system FK oraz danych pochodzących z dotychczas stosowanego systemu.

Przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047 z późn. zm.) nie określają zasad dokonywania zmian systemów FK w ciągu roku obrotowego. Pomocne zatem mogą być w tym zakresie postanowienia Stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Są one opublikowane w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z 24 czerwca 2010 r. Nr 6, poz. 26.

Istotna rola systemów FK

Komitet Standardów Rachunkowości w przyjętym stanowisku podkreślił, że zadaniem systemu finansowo-księgowego jest prowadzenie ksiąg rachunkowych lub ich części, zgodnie z wymogami ustawy na podstawie zakładowego planu kont. System FK powinien dostarczać informacji o aktualnych saldach i obrotach wszystkich kont księgi głównej i saldach kont ksiąg pomocniczych, dając tym samym podstawę do sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych.

Brak regulacji ustawowych

Ustawa nie zawiera ograniczeń, co do dokonywania zmian systemu FK w ciągu roku obrotowego. Uwzględnienia wymaga jednak, że zmiana taka powoduje konieczność odpowiedniego przetestowania i uzgodnienia danych zmienionego systemu FK oraz zapewnienia ciągłości merytorycznej (porównywalności) danych dostarczanych przez zmieniony system FK oraz danych pochodzących z dotychczas stosowanego systemu FK. Komitet Standardów Rachunkowości wskazał, że kwestie, na które należy zwrócić uwagę przy zmianie systemu FK to plan kont i algorytmy (kalkulacje) wbudowane w system FK.

Zasady (polityka) rachunkowości bez zmian

Jak zaznaczono w stanowisku, zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga za sobą (automatycznie) zmian zasad (polityki) rachunkowości, o ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. Konieczne jest jednak zapewnienie, aby zmiany planu kont były:

• odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i  nowym planem kont włączonym do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości,
• opis ten został zat...