W modelowej transakcji handlowej dostawa towaru lub wykonanie usługi zbiega się w czasie z płatnością. Lecz nie zawsze operacja wygląda w taki właśnie, dość prosty sposób. Bywają również przypadki gdy podczas działalności gospodarczej przedsiębiorca mający dokonać dostawy towaru/realizacji usługi otrzymuje zapłatę jeszcze nim rozpocznie spełnianie swojego świadczenia. Zapłacona kwota odnosi się więc nie do wykonanych bądź wykonywanych właśnie działań przedsiębiorcy lecz do jego postępowania, które wydarzyć się ma dopiero w przyszłości.

Taka przedpłata jest powszechną praktyką. Aby jednak prawidłowo rozliczyć w podatku od towarów i usług kwoty otrzymane z tytułu przyszłych transakcji należy je odpowiednio zakwalifikować. Kluczowe zaś dla prawidłowej kwalifikacji należności otrzymanej na poczet przyszłej sprzedaży lub świadczenia usług jest prawidłowe ustalenie jej prawnego charakteru.

Przyjęcie częściowej zapłaty przez sprzedawcę przed spełnieniem swego świadczenia może występować w różnych formach. Z reguły są to:

• zaliczka,
• zadatek,
• raty,
• wkład budowlany, wkład mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu.

Ponieważ w ustawie o VAT nie zostało wyjaśnione czym jest „zaliczka” bądź „zadatek”, na jej potrzeby należy sięgnąć do powszechnego znaczenia tych terminów przy założeniu, iż w ww. ustawie należy traktować je tak samo jak w języku potocznym.

Zaliczka jest to określona ilość należności wpłacona z góry na poczet kwoty którą winny jest nabywca za przyjęte świadczenie. A więc zaliczka jest to zwykle procentowo przez strony określona część ceny towaru lub usługi, wpłacona przed uzyskaniem świadczenia i zaliczana na jego poczet. Zaliczka może zostać przez biorącego wykorzystana na zakupy niezbędne do właściwej realizacji świadczenia. Zaliczka nie została w jakikolwiek sposób uregulowana prawnie. Wytworzyła się niejako w praktyce obrotu gospodarczego. Zaliczka nie daje ponadto gwarancji spełnienia świadczenia. Każda ze stron może zarówno w przypadku jej dania jak i przyjęcia wycofać się z umowy bez negatywnych konsekwencji finansowych. Zaliczka zwracana jest dającemu.

Zadatek jest pojęciem zinstytucjonalizowanym. Ma do spełnienia funkcję gwarancyjną, jeżeli nie dochodzi do spełnienia świadczenia z powodu leżącego po którejkolwiek ze stron. Ta z nich, która liczyła na zawarcie transakcji a nie dochodzi do tego z przyczyn leżących po drugiej stronie, zatrzymuje zadatek a jeżeli sama go dała może żądać kwoty dwukrotnie wyższej. Działanie zadatku jest zatem dyscyplinujące dla każdej ze stron. Instytucja ta znalazła wyraz w art. 394 Kodeksu cywilnego.

Nie każda wpłata na poczet przyszłych dostaw jest zaliczką