Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Aktualności:

wszystkie aktualności »

Artykuły: Zobowiązania podatkowe, czyli jak płacić podatki

15.05.2015

VAT. Termin podpisania ewidencji przebiegu pojazdu

Pytanie podatnika: Wnioskodawca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu w formie elektronicznej. Ewidencję prowadzi osoba wyznaczona przez dyrektora zarządu. Kiedy powinna być podpisana przez pracodawcę ewidencja przebiegu pojazdu czy koniecznie w następującym dniu po zakończeniu miesiąca jako okresu rozliczeniowego dla spółki? Czy wpisu w ewidencji przebiegu pojazdu może dokonać osoba prowadząca ewidencję przebiegu pojazdu? Czy ewidencja w rubryce cel wyjazdu może być prowadzona w formie legendy, gdzie cel wyjazdu wpisany jest w ewidencji skrótowo np. zaopatrzenie a szczegółowo w legendzie oznaczeń?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 2 stycznia 2015 r. (data wpływu 5 stycznia 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 30 marca 2015 r. (data wpływu 1 kwietnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

  • terminu podpisania ewidencji przebiegu pojazdu - jest prawidłowe;
  • możliwości dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu przez osobę prowadzącą ewidencję za pomocą programu A - jest prawidłowe;
  • sposobu dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 stycznia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie terminu podpisania ewidencji przebiegu pojazdu, możliwości dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu przez osobę prowadzącą ewidencję za pomocą programu A oraz sposobu dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 30 marca 2015 r. (data wpływu 1 kwietnia 2015 r.) w zakresie doprecyzowania opisu stanu faktycznego oraz przedstawienia stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny (ostatecznie przedstawiony w uzupełnieniu wniosku).

Zakład sp. z o.o. prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu w formie elektronicznej za pomocą programu A od 01-05-2014 r. dla pojazdów, dla których złożyła informację na formularzu VAT-26. Do prowadzenia tej ewidencji Dyrektor Zarządu wyznaczył osobę odpowiedzialną za prowadzenie tej ewidencji wg regulaminu zatwierdzonego przez zarząd Spółki. Odpowiedzialność za prowadzenie tej ewidencji została wpisana do zakresu obowiązków. Nadzór nad prawidłowym sporządzeniem ewidencji sprawuje kierownik działu realizacji. Ewidencja jest prowadzona w formie elektronicznej za pomocą programu A autorstwa firmy. Ewidencję prowadzi osoba wyznaczona przez Dyrektora Zarządu i ona wpisuje cel wyjazdu na podstawie karty drogowej, która zawiera również takie pozycje jak: skąd-dokąd, stan licznika przy wyjeździe, godzina przyjazdu, godzina przyjazdu stan licznika przy powrocie, przebieg kilometrów. Nazwisko i imię osoby kierującej pojazdem (danym pojazdem może w danym dniu kierować nawet kilka osób a w miesiącu maksymalnie 29 osób) wpisywana jest automatycznie, ponieważ każda osoba kierująca pojazdem ma odpowiedni chip. Ewidencja jest podpisywana przez Dyrektora Zarządu lub prokurenta Spółki w razie nieobecności Dyrektora Zarządu w następny dzień po zakończeniu miesiąca a w przypadku dnia wolnego od pracy w najbliższy dzień roboczy w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, ponieważ wyjazdy służbowe trwają do godziny 24 00, ponieważ Spółka ze względu na specyfikę działalności pracuje 24h na dobę.

Spółka założyła do ewidencji przebiegu legendę do każdego miesiąca, gdzie dokładnie jest opisany cel wyjazdu, co rozumie się np. pod hasłem wpisane hasłowo w ewidencji przebiegu pojazdu np. zaopatrzenie. Legenda zawiera również szczegółowe adresy celów wyjazdu.

Użyte w pytaniu nr 1 określenie „pracodawca” oraz w pytaniu określenie „podatnik” oznacza Wnioskodawcę.

Informacje, o których mowa w art. 86a ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r o podatku od towarów i usług są bezpośrednio wskazane w ewidencji przebiegu pojazdu:

  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd - dokąd),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
  • potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W karcie drogowej wpisów dokonuje każdorazowo aktualny kierowca (osoba kierująca pojazdem) po wykonaniu danego kursu w wierszu dotyczącym danego kursu.

Wpisu do karty drogowej dokonuje aktualnie kierująca pojazdem osoba dla danego kursu. Następna osoba kierująca pojazdem dokonuje kolejnego wpisu w kolejnym wierszu właściwym dla swojego kursu.

Karta drogowa zawiera kolejno poniższe dane:

  • Nr kolejny wpisu
  • Nazwisko kierującego (jadącego)
  • Opis trasy (skąd-dokąd)
  • Godzinę wyjazdu
  • Stan licznika przy wyjeździe
  • Godzinę przyjazdu
  • Stan licznika przy powrocie
  • Przebieg kursu w km (liczba przejechanych kilometrów)
  • Podpis jadącego (kierującego pojazdem)
  • Dodatkowo na pierwszej stronie karty drogowej znajduje się data dla danej karty drogowej, nr rejestracyjny pojazdu, nazwa pojazdu rodzaj paliwa, pojemność pojazdu, nazwisko głównego kierowcy, dane do rozliczenia karty drogowej (stan paliwa przy wydaniu karty i przy zdaniu karty drogowej, stan licznika pojazdu przy wyjeździe i przy zdaniu karty drogowej, przebieg pojazdu i zużycie paliwa).

Dla zobrazowania powyższego opisu załączono przykładową kratę drogową.

Karta drogowa stanowi załącznik do ewidencji przebiegu pojazdu.

Legenda stanowiąca załącznik do ewidencji przebiegu pojazdu. W legendzie opisany szczegółowo cel wyjazdu z podaniem szczegółowego opisu danych dotyczących przebiegu pojazdu, które w ewidencji przebiegu pojazdu zostały podane w sposób skrótowy. Do tych danych w legendzie zaliczają się trzy grupy informacji, dla najczęściej występujących celów wyjazdów służbowych. Pierwsza grupa dotyczy tzw. „Legendy obiektów” i obejmuje cel wyjazdu w rozbiciu na węzły cieplne, kotłownie, sieci cieplne i obiekty handlowe czy instytucje. Druga grupa dotyczy tzw. „Legendy opisów” i obejmuje zgrupowanie celów wyjazdów pod względem najczęściej występujących przyczyn wyjazdów pojazdów służbowych. Do tej grupy zalicza się m. in. wyjazdy dotyczące administracji, eksploatacji, awarii urządzeń, kontroli obiektów i ludzi, spraw serwisowych i szkoleniowych, tankowania pojazdu i spraw związanych z zaopatrzeniem. Trzecia grupa danych dotyczy szczegółowego wykazu wszystkich celów wyjazdów dla danego pojazdu w miesiącu z podaniem szczegółowych danych m. in. liczba porządkowa, oznaczenie obiektu eksploatowanego przez Spółkę, adres obiektu, lokalizacja obiektu - celu wyjazdu (miasto lub inne miasto), oraz uwagi precyzujące przeznaczenie danego obiektu.

Dla zobrazowania powyższego opisu załączono przykładowe rozliczenie ewidencji danego pojazdu oraz legendę dla tego pojazdu dla tego rozliczenia.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

  1. Kiedy powinna być podpisana przez pracodawcę ewidencja przebiegu pojazdu czy koniecznie w następującym dniu po zakończeniu miesiąca jako okresu rozliczeniowego dla Spółki...
  2. Czy wpisu w ewidencji przebiegu pojazdu obejmujący:
    • kolejny numer wpisu,
    • datę i cel wyjazdu,
    • opis trasy (skąd - dokąd),
    • liczbę przejechanych kilometrów,
    • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
  3. - potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem, może dokonać osoba prowadząca ewidencję przebiegu pojazdu za pomocą programu A?

  4. Czy ewidencja przebiegu pojazdu w rubryce cel wyjazdu może to być prowadzone w takiej formie legendy do celu wyjazdu gdzie cel wyjazdu wpisany jest w ewidencji skrótowo np. zaopatrzenie a szczegółowo w legendzie oznaczeń?

Zdaniem Wnioskodawcy (ostatecznie przedstawionym w uzupełnieniu wniosku).

Ad. 1.

Art. 86a ust. 7 pkt 4 VATU zawiera następujący zapis, odnoszący się do poszczególnych wpisów (tras): „(...) potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem”.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być podpisywana na koniec każdego okresu rozliczeniowego, ewentualnie potwierdzona w inny sposób (np. elektronicznie). Chodzi przy tym o okres rozliczeniowy właściwy z tytułu rozliczeń dla celów podatku VAT, tj. w zależności od tego, jak rozlicza się podatnik, będzie to miesiąc lub kwartał. Ustawa o VAT nie precyzuje, co należy rozumieć przez „okres rozliczeniowy” na potrzeby ww. regulacji. Ministerstwo Finansów w broszurze pt. „Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi” wyjaśniło jednak, że chodzi tu o okres rozliczeniowy właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń dla celów podatku VAT, czyli w zależności od tego jak rozlicza się podatnik-miesiąc lub kwartał. W przypadku Spółki będzie to każdy miesiąc. Ewidencja musi być sporządzoną do końca okresu rozliczeniowego a kiedy musi być podpisana przepisy tego ściśle nie precyzują dlatego powstaje problem z odpowiedzią na pytanie. Zdaniem Spółki ewidencja przebiegu pojazdu powinna być przez Dyrektora Zarządu w następny dzień po zakończeniu miesiąca a w przypadku dnia wolnego od pracy we najbliższy dzień roboczy w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem.

Ad. 2.

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy
do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

podaj e-mail:
wprowadź hasło:

zapomniałem hasła | problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających poglębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »