Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Aktualności:

wszystkie aktualności »

Artykuły: Zobowiązania podatkowe, czyli jak płacić podatki

07.11.2014

Sposoby potwierdzania odbioru faktury korygującej

Pytanie podatnika: Które z niżej wymienionych sposobów potwierdzania otrzymania przez klientów faktur korygujących dają prawo spółce do obniżenia podatku należnego o wartość wynikającą z tych faktur? Jakie wymogi trzeba spełnić i jaką przygotować dokumentację, aby uznać za wystarczające, że spółka nie uzyskała potwierdzenia odbioru faktur korygujących od kontrahenta mimo udokumentowanej próby ich doręczenia oraz, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 12 maja 2014 r. (data wpływu 21 maja 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

  • sposobu potwierdzania otrzymania przez nabywców faktur korygujących (pyt. 1 i pyt. 2) - jest prawidłowe;
  • rodzaju dokumentacji w przypadku braku potwierdzenia odbioru faktur korygujących (pyt. 3) - jest prawidłowe;
  • okresu przechowywania dowodów (pyt. 4) - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21 maja 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu potwierdzania otrzymania przez nabywców faktur korygujących, rodzaju dokumentacji w przypadku braku potwierdzenia odbioru faktur korygujących oraz okresu przechowywania dowodów.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej jako „Spółka”) należy do międzynarodowej Grupy zajmującej się produkcją i sprzedażą wyrobów elektroniki użytkowej oraz świadczeniem usług w zakresie weryfikacji oprogramowania. Prowadzona działalność gospodarcza podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Spółka jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług na terytorium Polski.

W ramach prowadzonej działalności Spółka wystawia faktury korygujące sprzedaż, których konsekwencją jest obniżenie podstawy opodatkowania podatkiem VAT (nazywanych dalej łącznie „Fakturami” lub „Fakturami korygującymi”). Obecnie Spółka dokumentuje potwierdzenie otrzymania przez klientów faktur korygujących, dające spółce prawo do obniżenia podatku należnego w następujący sposób:

  1. W połowie miesiąca po miesiącu rozliczeniowym Spółka wysyła Pocztą Polską lub kurierem do każdego z kontrahentów zestawienie faktur korygujących wraz z listem przewodnim prosząc o potwierdzenie faktu otrzymania faktur korygujących ujętych na załączonym zestawieniu.
  2. Kontrahenci odsyłają w liście zwrotnym podpisane zestawienia potwierdzając w ten sposób fakt otrzymania faktur korygujących.
  3. W momencie otrzymania listu zwrotnego jest on rejestrowany jako dokument przychodzący przez dział administracji w Spółce wraz z podpisem osoby przyjmującej.
  4. Następnie zwrócone potwierdzenia są rejestrowane w specjalnym programie do obsługi dokumentów przychodzących.
  5. Na podstawie raportu generowanego z oprogramowania do obsługi dokumentów przychodzących sporządzany jest rejestr otrzymanych potwierdzeń faktur przychodzących, który jest podstawą do obniżenia podatku należnego.

Spółka rozważa zmianę sposobu pozyskiwania potwierdzeń otrzymania przez klientów faktur korygujących wystawionych przez Spółkę na klientów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

  1. Które z niżej wymienionych sposobów potwierdzania otrzymania przez klientów faktur korygujących (punkty od 1. do 7.) dają prawo Spółce do obniżenia podatku należnego o wartość wynikającą z faktur korygujących:
    • Pocztą email ze skanem faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących lub bez podpisu kontrahenta na takich fakturach korygujących (nie jest konieczne otrzymanie takich faktur korygujących z oryginalnym podpisem klienta na kopii).
    • Pocztą email ze skanem zestawienia faktur korygujących otrzymanych przez kontrahenta w okresie wskazanym na takim zestawieniu z podpisem kontrahenta składanym na takim zestawieniu.
    • Za pomocą faksu, z kopiami faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących lub bez podpisu kontrahenta na takich fakturach korygujących (nie jest konieczne otrzymanie takich faktur korygujących z oryginalnym podpisem klienta na kopii),
    • Za pomocą „zwrotki” przy wysyłce pocztowej za potwierdzeniem odbioru (Poczta Polska lub inne przedsiębiorstwo uprawnione do świadczenia usług pocztowych) dołączonej do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście.
    • Za pomocą skanu/elektronicznej wersji dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient odebrał przesyłkę kurierską, dołączonego do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście.
    • Za pomocą oryginalnej kopii dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient odebrał przesyłkę kurierską, dołączonego do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście
    • Drogą elektroniczną przez potwierdzenie w systemie sprzedaży spółki, że klient otrzymał fakturę korygującą.
  2. W wyniku pomyłek podczas stosowania procedury opisanej w stanie faktycznym, Spółka dostawała kilkakrotnie potwierdzenia otrzymania faktur korygujących od kontrahentów. Która z dat dostarczenia potwierdzenia otrzymania faktur korygujących od kontrahentów jest prawidłowa w kontekście obniżenia podatku należnego w odpowiednim okresie?
  3. Jakie wymogi trzeba spełnić i jaką przygotować dokumentację, aby uznać za wystarczające, że Spółka nie uzyskała potwierdzenia odbioru faktur korygujących od kontrahenta mimo udokumentowanej próby ich doręczenia oraz, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej?
  4. Jak długo należy przechowywać dowody wskazane w niniejszym zapytaniu (pytania 1, 2 i 3)?

Ad. 1.

W sytuacji, gdy w wyniku wystawienia faktur korygujących podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, albo gdy stwierdzono pomyłkę na fakturze pierwotnej, skutkującą zawyżeniem kwoty podatku należnego, zgodnie z art. 29 ust, 4a ustawy o VAT obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru łub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę. Jeżeli natomiast podatnik uzyska potwierdzenie otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, to może uwzględnić korektę faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskał. Przepisy ustawy nie zawierają żadnego wymogu dotyczącego formy potwierdzenia, że klient otrzymał fakturę korygującą. Organy podatkowe akceptują każdy rodzaj potwierdzenia, który pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić, czy i kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy.

W związku z powyższym Spółka uważa, że warunek uzyskania przez Spółkę potwierdzeń otrzymania przez klientów faktur korygujących wystawionych przez Spółkę na klientów może zostać spełniony m.in. w następującej formie:

1. Pocztą email ze skanem faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących lub bez takiego podpisu, jeśli email wysłany przez klienta i otrzymany przez Spółkę zawiera takie faktury korygujące jako załączniki (nie jest konieczne otrzymanie takich faktur korygujących z oryginalnym podpisem klienta na kopii).

Datą otrzymania przez Spółkę potwierdzenia, że klient otrzymał faktury korygujące, będącą podstawą do obniżenia podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym będzie data emaila ze skanem faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących. Wiadomość zwykle jest wysyłana przez pracownika klienta lub osobę z nim współpracującą. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących lub czy email został wysłany przez osobę upoważnioną do przyjmowania faktur korygujących.

Dowodem otrzymania przez klienta faktur korygujących, będącym podstawą do obniżenia podatku należnego będzie:

  1. elektroniczna wersja korespondencji przechowywana przez Spółkę (archiwum emaili bez zachowania wydruku takiej korespondencji), albo
  2. wydruk elektronicznej korespondencji przechowywany przez Spółkę (bez zachowania elektronicznej wersji korespondencji ani załączników, albo
  3. korespondencja wskazana zarówno w punkcie a) i jak i w punkcie b).

2. Pocztą email ze skanem zestawienia faktur korygujących otrzymanych przez kontrahenta w okresie wskazanym na takim zestawieniu z podpisem kontrahenta składanym na takim zestawieniu.

Datą otrzymania przez Spółkę potwierdzenia, że klient otrzymał faktury korygujące, będącą podstawą do obniżenia podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym będzie data emaila, ze skanem zestawienia faktur korygujących otrzymanych przez kontrahenta w okresie wskazanym na takim zestawieniu z podpisem kontrahenta składanym na takim zestawieniu. Wiadomość zwykle jest wysyłana przez pracownika klienta lub osobę z nim współpracującą. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących lub czy email został wysłany przez osobę upoważnioną do przyjmowania faktur korygujących.

Dowodem otrzymania przez klienta faktur korygujących, będącym podstawą do obniżenia podatku należnego będzie wydruk elektronicznej korespondencji zawierający skan zestawienia faktur korygujących otrzymanych przez kontrahenta w okresie wskazanym na takim zestawieniu z podpisem kontrahenta składanym na takim zestawieniu wraz z załącznikami i będzie on przechowywany w siedzibie Spółki. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących lub czy email został wysłany przez osobę upoważnioną do przyjmowania faktur korygujących.

3. Za pomocą faksu, z kopiami faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących lub bez takiego podpisu, jeśli faks wysłany przez klienta i otrzymany przez Spółkę zawiera takie faktury korygujące jako załączniki (nie jest konieczne otrzymanie takich faktur korygujących z oryginalnym podpisem klienta na kopii).

Datą otrzymania przez Spółkę potwierdzenia, że klient otrzymał faktury korygujące, będącą podstawą do obniżenia podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym będzie data wydrukowana na faksie z kopiami faktur korygujących z podpisem kontrahenta składanym na kopii takich faktur korygujących. Faks jest zwykle wysyłany przez pracownika klienta lub osobę z nim współpracującą. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących.

Dowodem otrzymania przez klienta faktur korygujących, będącym podstawą do obniżenia podatku należnego, będzie potwierdzenie od kontrahenta przesyłane faksem wraz z kopią zestawienia faktur korygujących ujętych w przesyłce kurierskiej wysłanej do kontrahenta i będzie on przechowywany w siedzibie Spółki. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących lub czy faks został wysłany przez osobę upoważnioną do przyjmowania faktur korygujących lub w przypadku braku takiego podpisu, czy nadawcą była osoba upoważniona do przyjmowania faktur korygujących.

4. Za pomocą „zwrotki” przy wysyłce pocztowej za potwierdzeniem odbioru (Poczta Polska lub inne przedsiębiorstwo uprawnione do świadczenia usług pocztowych) dołączonej do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście. Zwrotka powinna zostać podpisana przez osobę upoważnioną do złożenia oświadczenia na takiej zwrotce.

Datą otrzymania przez Spółkę potwierdzenia, że klient otrzymał faktury korygujące, będącą podstawą do obniżenia podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym będzie data złożenia podpisu klienta na zwrotce. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy „zwrotce” i na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących.

Dowodem otrzymania przez klienta faktur korygujących, będącym podstawą do obniżenia podatku należnego będzie oryginał „zwrotki" za potwierdzeniem odbioru (Poczta Polska lub inne przedsiębiorstwo uprawnione do świadczenia usług pocztowych) wraz z kopią zestawienia faktur korygujących ujętych w liście wysłanym do kontrahenta i będzie on przechowywany w siedzibie Spółki. Spółka nie dysponuje informacjami pozwalającymi na weryfikację, czy na dokumencie widnieje podpis osoby upoważnionej do przyjmowania faktur korygujących.

5. Za pomocą skanu/elektronicznej wersji dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient odebrał przesyłkę kurierską dołączonego do zestawienia faktur korygujących ujętych w takim liście. Zwrotka powinna zostać podpisana przez osobę upoważnioną do złożenia oświadczenia na takiej zwrotce.

Datą otrzymania przez Spółkę potwierdzenia, że klient otrzymał faktury korygujące, będącą podstawą do obniżenia podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym będzie data wynikająca ze skanu dokumentu, którym dysponuje kurier.

Dowodem otrzymania przez klienta faktur korygujących, będącym podstawą do obniżenia podatku należnego będzie wydruk skanu/elektronicznej wersji dokumentu kuriera, na którym jest potwierdzenie, że klient o...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy
do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

podaj e-mail:
wprowadź hasło:

zapomniałem hasła | problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających poglębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »