Sposób akceptacji faktury VAT przy samofakturowaniu

Pytanie podatnika: Czy akceptacja faktury może być dokonana nie w formie podpisu odręcznego a w formie podpisu generowanego w systemie, nieedytowalnego, pojawiającego się po akceptacji faktury przez podanie hasła i loginu?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy z dnia 29 grudnia 2011 r. (data wpływu 3 stycznia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie akceptacji faktur w formie podpisu generowanego w systemie, nieedytowalnego, pojawiającego się po akceptacji faktury przez podanie hasła i loginu oraz prawidłowości tak zaakceptowanej faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT przyjętych w rozliczeniach Spółki - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 3 stycznia 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie akceptacji faktur VAT, faktur korygujących oraz duplikatów faktur zaakceptowanych przez pełnomocnika oraz w zakresie akceptacji faktur w formie podpisu generowanego w systemie, nieedytowalnego, pojawiającego się po akceptacji faktury przez podanie hasła i loginu, jak również prawidłowości tak zaakceptowanej faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT przyjętych w rozliczeniach Spółki.

Przedmiotowy wniosek uzupełniono pismem z dnia 22 marca 2012 r. (data wpływu 27 marca 2012 r.) w zakresie doprecyzowania zdarzenia przyszłego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe: (ostatecznie przedstawione w uzupełnieniu wniosku)

Wnioskodawca (zwany dalej również: Spółką) jest czynnym podatnikiem podatku VAT i prowadzi działalność w zakresie produkcji energii elektrycznej. Spółka jest członkiem Towarowej Giełdy za pośrednictwem której dokonuje sprzedaży wyprodukowanej energii elektrycznej. Transakcje giełdowe i rozrachunki transakcji giełdowych rozliczane są przez Izbę Rozliczeniową (zwaną dalej również: IR). Z uwagi na intensywność współpracy pomiędzy Spółką a IR w ramach prowadzonej działalności gospodarczej niezbędne staje się dla tych podmiotów zaimplementowanie umowy upoważniającej IR do wystawiania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów w imieniu i na rzecz Spółki (zwanej umową samofakturowania) na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (publikacja Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), wydane na podstawie art. 106 ust 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Dla spełnienia powyższego warunku Spółka zamierza zawrzeć z IR stosowną umowę z procedurą wystawiania i akceptacji faktur oraz udzielić pełnomocnictwa z prawem substytucji do podpisania faktur w imieniu Spółki.

Nabywcy będą czynnymi podatnikami podatku VAT.

Zawarta umowa pomiędzy stronami będzie spełniać wszystkie warunki wynikającego z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011, Nr 68, poz. 360)

Wystawione faktury będą zawierać wszystkie informacje zgodnie z art. 6 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów.

Akceptacja faktury nastąpi poprzez podanie na fakturze imienia i nazwiska osoby akceptującej fakturę.

Wnioskodawca zakłada, że faktury wystawiane typu self-bllling będą generowane przez system oparty na powyższych założeniach, przy czym na wygenerowanej fakturze każdorazowo pojawi się podpis wystawcy w formie wpisanego w systemie imienia i nazwiska, jak również podpis osoby akceptującej na podstawie pełnomocnictwa, również w formie wpisanego w systemie imienia i nazwiska. Związane jest to bezpośrednio ze strukturą systemu, z której wynika, że w przypadku akceptującego fakturę, który posiadać będzie swój unikalny login i hasło, bez podania, którego niemożliwe będzie zaakceptowanie faktury oraz wpisanie na jej dokumencie w systemie imienia i nazwiska stanowiącego podpis. Co więcej, budowa systemu uniemożliwia wygenerowanie faktury i w konsekwencji jej późniejsze pobranie ze strony www.i....pl bez uprzedniego zalogowania się i podania hasła przez osobę upoważnioną do akceptacji.

W konsekwencji, system ten opiera się na takiej strukturze:

1. Wystawienie faktury w systemie.
2. Zalogowanie się wystawiającego do systemu.
3. Podpisanie faktury przez wystawiającego, poprzez wpisanie imienia i nazwiska, które pojawią się na dokumencie faktury po uprzednim podaniu osobistego, indywidualnego kodu (hasła).
4. Zalogowanie się do systemu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa do akceptacji faktur w systemie.
5. Zaakceptowanie faktury poprzez jej podpisanie, czyli wpisanie imienia i nazwiska, które pojawią się na dokumencie faktury po uprzednim podaniu osobistego, indywidualnego kodu (hasła).

W konsekwencji, na dokumencie faktury, który pojawi się wygenerowany w systemie opartym na self-billingu, gotowym do pobrania po zalogowaniu się i podaniu hasła, znajdą się dwa podpisy - wystawiającego fakturę oraz osoby posiadającej pełnomocnictwo do akceptacji faktury. Nie będą to jednak podpisy odręczne, lecz podpisy generowane w systemie, nieedytowalne, pojawiające się po akceptacji faktury przez podanie osobistego i indywidualnego kodu (hasła).Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że przepisy rozporządzenia jednoznacznie określają, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu. Kwestię akceptacji faktur reguluje wskazany już § 6 ust. 2 pkt 2b rozporządzenia. Przepis ten wskazuje, że nabywca zobowiązany jest przedstawić sprzedającemu oryginał i kopię faktury „do jej akceptacji w formie podpisu”. Jednakże nie zastrzegł, że podpis ten ma być złożony wyłącznie odręcznie przez wpisanie imienia i nazwiska bądź parafki. W związku z tym, należy dopuścić możliwość akceptacji faktury złożonej w formie elektronicznej. Celem tego przepisu jest zaakceptowanie treści faktury przez sprzedającego a wystawionej przez nabywcę towarów i usług. Zatem akceptacja treści faktury dokonana w formie pisemnej lub elektronicznej wypełnia dyspozycję analizowanego § 6 ust. 2 pkt 2b rozporządzenia. W przedstawionych okolicznościach pełnomocnik sprzedawcy będzie dokonywał akceptacji faktury po uprzednim zalogowaniu się do systemu oraz podaniu indywidualnego, osobistego hasła. Akceptacja zostanie uwidoczniona na fakturze poprzez wpisanie imienia i nazwiska osoby do tego upoważnionej.

Stanowisko to zostało jednoznacznie poparte przez organy podatkowe w interpretacji indywidulanej udzielonej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30 listopada 2011 r. IPPP1/443- 1450/11-5/1 Go

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

1.Czy akceptacja faktury może być dokonana nie w formie podpisu odręcznego a w formie podpisu generowanego w systemie, nieedytowalnego, pojawiającego się po akceptacji faktury przez podanie hasła i loginu?
2. Czy tak podpisana i tym samym zaakceptowana faktura VAT, faktura korygująca oraz duplikat faktury będzie prawidłowym dokumentem w rozumieniu przepisów ustawy o VAT do przyjęcia w rozliczeniach Spółki?
Zdaniem Wnioskodawcy, akceptacja faktur VAT, faktur korygujących oraz duplikatu faktur wystawianych w ramach umowy upoważniającej IR do ich wystawiania w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy (zwanej umową samofakturowania) może zostać dokonana przez pracownika IR na podstawie udzielonego mu przez Spółkę odrębnego pełnomocnictwa rodzajowego do akceptowania faktur VAT, faktur korygujących oraz duplikatu faktur w imieniu Spółki. Takie faktury stanowią prawidłowy dokument w świetle przepisów ustawy o VAT. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (publikacja Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.) zwane dalej rozporządzeniem stanowi wdrożenie regulacji unijnych tj. Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej do polskiego prawa podatkowego.

W analizowanym stanie faktycznym zgodnie z rozporządzeniem, strony transakcji zamierzają podpisać między sobą umowę upoważniającą nabywcę (IR) do wystawiania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy (Spółka) towarów lub usługodawcy (zwanej umową samofakturowania). Fakturę VAT, zasadniczo wystawia Dostawca (usługodawca). Istnieją jednak regulacje, które pozwalają by fakturę VAT wystawił sam nabywca towaru bądź usługi. Taką możliwość przewidują również przepisy unijne - Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 26 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Zgodnie z art. 220 Dyrektywy 2006/112/WE faktura może zostać wystawiona przez samego podatnika lub w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią. Regulację art. 220 Dyrektywy 2006/112/WE uzupełnia art. 224 Dyrektywy, który określa ramowe warunki formalne wystawiania faktur przez nabywcę lub usługobiorcę: istnienie w tym zakresie porozumienia pomiędzy stronami i określonej procedury zatwierdzania poszczególnych faktur.

Zgodnie z art. 224 Dyrektywy o której mowa powyżej

1. „Faktury mogą być wystawiane przez nabywcę lub usługobiorcę w odniesieniu do dostaw towarów lub świadczenia usług dokonywanych na ich rzecz przez podatnika, jeżeli istnieje wcześniejsze porozumienie między tymi dwiema stronami i pod warunkiem, że istnieje określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi.
2. Państwa członkowskie, na terytoriom których dokonywana Jest dostawa towarów lub świadczenie usług, ustalają zasady i warunki takiego wcześniejszego porozumienia i procedury zatwierdzania faktur między podatnikiem a nabywca lub usługobiorcą.
3. W odniesieniu do podatników dokonujących dostaw towarów lub świadczących usługi na ich terytorium państwa członkowskie mogą określić dodatkowe warunki wystawiania faktur przez nabywcę lub usługobiorcę. W szczególności mogą wymagać, aby takie faktury były wystawiane w imieniu i na rzecz podatnika. Warunki, o których mowa w akapicie pierwszym muszą być w każdym przypadku takie same, niezależnie od miejsca siedziby nabywcy lub usługobiorcy”.

Każde państwo członkowskie Unii, na terenie którego dokonywana jest dostawa towarów lub świadczenie usług, określa zasady i warunki umowy o samofakturowanie, jak również procedury zatwierdzania faktur pomiędzy stronami Umowy. Dodatkowo, w odniesieniu do podatników dokonujących dostaw towarów lub świadczących usługi na ich terytorium, państwa członkowskiego mogą określić dodatkowe warunki wystawiania faktur przez nabywcę lub usługobiorcę (np. mogą wymagać, aby takie faktury były wystawiane w imieniu na rzecz podatnika). Jednak warunki te muszą być w każdym przypadku takie same niezależnie od miejsca siedziby nabywcy lub usługobiorcy.

Jednym z warunków zaimplementowania umowy upoważniającej nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy jest przepis § 6 ust. 2 pkt 2b rozporządzenia zgodnie z którym podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług oraz wystawiając fakturę VAT zobowiązany jest do przedstawienia drugiej stronie oryginału i kopi: faktury celem jej akceptacji w formie podpisu. Termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury musi tak być określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku pr...