W podatkowej księdze przychodów i rozchodów ujęciu podlegają koszty uzyskania przychodu poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W firmach, w których na potrzeby działalności użytkowane są pojazdy samochodowe, jednym z takich kosztów jest obowiązkowe ubezpieczenie OC posiadaczy pojazdów mechanicznych. 

W zależności od tego, czy użytkowany pojazd jest środkiem trwałym, czy też koszty jego eksploatacji ewidencjonowane są na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu – wydatek będzie księgowany według różnych zasad.

Zasady ewidencjonowania zdarzeń w podatkowej księdze przychodów i rozchodów regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie pkpir). Przepisy rozporządzenia określają katalog dokumentów, które mogą stanowić podstawę do zaksięgowania kosztu. Jednym z nich jest polisa. Dokument ten spełnia warunki określone w § 12 ust. 3 pkt 2 w związku z § 13 pkt 5 rozporządzenia pkpir.

Zgodnie z przepisami podstawą zapisów w księdze są dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2, tj. dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Pojazdy ujęte w ewidencji środków trwałych

Kwoty wynikające z polisy ubezpieczeniowej powinny być zaksięgowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 Pozostałe wydatki. W kolumnie tej zgodnie z objaśnieniami do rozporządzenia ujmuje się tzw. pozostałe koszty, czyli wydatki inne niż zakup towarów i materiałów, koszty uboczne zakupu czy koszty wynagrodzeń.

Wydatek powinien być ujęt...