Wymogi techniczne, konieczność ciągłej digitalizacji i niedostosowane przepisy zniechęcają pracodawców do cyfryzacji dokumentacji pracowniczej. Wyśrubowane warunki techniczne, które muszą spełniać elektroniczne akta, to jeden z głównych powodów niewielkiego zainteresowania pełną digitalizacją dokumentacji. Do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej zniechęca też to, że nie wszystkie przepisy Kodeksu pracy ułatwiają jej stosowanie. W efekcie bardzo niewiele firm korzysta z istniejącej od 1 stycznia br. możliwości.

Interpelacja nr 31216 do ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie cyfryzacji przedsiębiorstw

Szanowna Pani Minister,

jak informuje "Dziennik Gazeta Prawna", wymogi techniczne, konieczność ciągłej digitalizacji i niedostosowane przepisy zniechęcają pracodawców do cyfryzacji dokumentacji pracowniczej. Wyśrubowane warunki techniczne, które muszą spełniać elektroniczne akta, to jeden z głównych powodów niewielkiego zainteresowania pełną digitalizacją dokumentacji. System teleinformatyczny, w którym jest ona przechowywana, musi zapewniać m.in. integralność treści akt, identyfikację osób mających do nich dostęp oraz zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą lub nieupoważnionym dostępem. Pracodawca jest też zobowiązany do tworzenia i stosowania procedur zabezpieczających oraz opracowania planów przechowywania dokumentacji w długim czasie. Wiele wymogów związanych jest też z przenoszeniem dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi. Pracodawca ma m.in. zapewnić zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie Biuletynu Informacji Publicznej resortu pracy. Z tych powodów w opinii pracodawców elektronizacja akt jest kosztowna. W efekcie bardzo niewiele firm korzysta z istniejącej od 1 stycznia br. możliwości.

Do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej zniechęca też to, że nie wszystkie przepisy Kodeksu pracy ułatwiają jej stosowanie. Na przykład harmonogram czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej. Ale już indywidualny rozkład czasu pracy, ruchomy czas pracy, system skróconego tygodnia pracy lub pracy weekendowej można stosować wyłącznie na podstawie pisemnego wniosku pracownika. Na piśmie podwładny może też wnioskować np. o udzielenie mu czasu wolnego w zamian za nadgodziny. W praktyce firma wciąż musi się więc liczyć z koniecznością ciągłego digitalizowania dokumentów, które będzie otrzymywać w formie papierowej. Dodatkowo przepisy wprost nie sankcjonują też elektronicznej komunikacji między pracodawcą a pracownikiem.

Wobec powyższego proszę o odpowiedź na pytania:

1. Czy ministerstwo prow...