Najważniejszą podstawę prawną dla instytucji przedstawicielstwa celnego stanowi art. 18 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2015 z 9 października 2013 r. ustanawiającego unijny kodeks celny (Dz.Urz. UE L 296/1). Każdy podmiot ma prawo do działania przez przedstawiciela reprezentującego jego interesy przed organami celnymi w celu dokonywania wszelkich czynności prawem przepisanych związanych z formalnościami celnymi.

Powołany przepis rozróżnia dwa rodzaje przedstawicielstwa:

Przedstawicielstwo bezpośrednie – przedstawiciel działa na rzecz i w imieniu innej osoby. Odpowiedzialność przedstawiciela jest ograniczona z definicji, ponieważ wszelkie zobowiązania obciążają reprezentowanego, skoro są zaciągane na rzecz i w imieniu innej osoby. Przedstawiciel bezpośredni jest tylko pośrednikiem w realizacji poszczególnych czynności prawnych związanych z odprawą celną. Nie zaciąga zobowiązań w imieniu własnym oraz nie nabywa nic dla siebie.

Przedstawicielstwo pośrednie – tutaj przedstawiciel działa w imieniu własnym, lecz na rzecz innej osoby. W tym przypadku istnieje odpowiedzialność solidarna, co jest zasadą. Polega ona na tym, że każdy ze współdłużników – zarówno reprezentowany, jak i przedstawiciel – odpowiada za całość długu. Wierzyciel (organ celny) może dochodzić długu w całości lub w części od wszystkich dłużników łącznie, od jednego z nich bądź od każdego z osobna. Zaspokojenie wierzyciela przez jednego lub niektórych współdłużników zwalnia z długu pozostałych.

Bezpieczniejszym rozwiązaniem – ze względu na mniejszy zakres odpowiedzialności – dla przedstawiciela celnego jest działanie w formie przedstawicielstwa bezpośredniego.

Jeżeli przedstawiciel działa w formie przedstawicielstwa pośredniego, korzystniejsze dla niego jest podpisywanie umów z klientami, które przerzucą ciężar odpowiedzialności za zapłacony przez przedstawiciela pośredniego dług celny na klienta. Formą zabezpieczenia mogą być: weksel, ustanowienie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej albo kary umownej i odszkodowania, a ponadto ustalenie, że odpowiedzialność obciążać będzie następców prawnych podmiotu reprezentowanego. Najlepszym jednak rozwiązaniem dla przedstawiciela jest działanie jako przedstawiciel bezpośredni.

Przedstawicielem celnym jest agent celny. Agent celny to osoba trudniąca się reprezentacją podmiotów gospodarczych przed organami celnymi oraz podatkowymi w zakresie spraw związanych z obrotem towarowym za granicą. Jest to profesjonalny pełnomocnik w zakresie cła, podatku od towarów i usług w obrocie z zagranicą, podatku akcyzowego, zgłoszeń INTRAST...