Pytanie: Czy przechowywanie przez spółkę paragonów fiskalnych dołączanych do faktury, faktur sprzedażowych oraz raportów dobowych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów po zniszczeniu wersji papierowych będzie prawidłowe?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 18 grudnia 2017 r. (data wpływu 22 grudnia 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych dołączonych do faktury, faktur sprzedażowych oraz raportów dobowych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 22 grudnia 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych dołączonych do faktury, faktur sprzedażowych oraz raportów dobowych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (zwana dalej „Spółką” lub „A”) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka prowadzi działalność gospodarczą związaną z obrotem towarem, świadczeniem usług budowlanych, prowadzeniem sieci franczyzowej pod marką A oraz kieruje dwoma sklepami własnymi. W sklepach tych sprzedaż prowadzona jest przy użyciu drukarek fiskalnych połączonych z komputerowym systemem sprzedażowo-magazynowym. Paragon jest wystawiany i fiskalizowany w systemie sprzedażowym, a jego wydruk odbywa się za pomocą drukarki fiskalnej. Paragony fiskalne są drukowane w formie papierowej oraz wydawane klientom, a jedocześnie ich kopie są zapisywane na zapasowej rolce papieru fiskalnego. Następnie zadrukowane rolki są archiwizowane i przechowywane przez wymagany przepisami okres.

Spółka posiada drukarki fiskalne systemowe z papierowym zapisem kopii paragonów, tzn. takie, w których kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym drukarki są zapisywane na rolce papieru. Drukarki fiskalne posiadane przez Spółkę spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 sierpnia 2013 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2013 r., poz. 1076, z póz. zm.).

Spółka, ze względu na brak miejsca i wysokie koszty przechowywania, planuje stworzyć wyłącznie elektroniczną bazę zeskanowanych paragonów fiskalnych, które muszą być dołączane do faktur zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy VAT oraz dobowych raportów fiskalnych w formie elektronicznej, bez zachowywania oryginałów tych dokumentów.

W przypadku, gdy wydana klientowi faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż, zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy VAT. System sprzedażowy Spółki łączy wystawiony paragon fiskalny z wystawioną na jego podstawie fakturą i uniemożliwia ponowne wystawienie faktury do tego samego paragonu. Na podstawie posiadanych (przechowywanych) przez Spółkę w formie elektronicznej danych, możliwe jest połączenie paragonu z odpowiadającą mu fakturą VAT i zweryfikowanie danych szczegółowych dotyczących dokumentowanej transakcji (np. treści paragonu, kwoty itp.). Spółka ma również możliwość identyfikowania, drukowania i wyświetlania na ekranie komputera paragonu, którego dana faktura VAT dotyczy (do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Sprzedaż dokonywana w sklepach własnych jest rozliczana na podstawie dziennych raportów dobowych. Zarówno faktury wraz z przypiętymi do nich paragonami fiskalnymi oraz raporty dobowe będą skanowane i przechowywane w formie elektronicznej w bazie dokumentów archiwalnych.

Ponadto wszystkie zeskanowane dokumenty fiskalne będą przechowywane w niezmienionej formie na odpowiednio do tego przygotowanym nośniku danych, dzięki któremu paragony fiskalne mogą być w każdej chwili odtworzone i na żądanie wyświetlane oraz drukowane właściwym organom podatkowym.

Dodatkowo Spółka otrzymała pozytywnie rozpatrzoną interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczącą podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów.

Wyżej opisany stan faktyczny przy funkcjonującym w Spółce systemie informatycznym pozwala na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwala w przyszłości na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych na każde żądanie organu podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy przechowywanie przez Spółkę w wyżej przedstawiony sposób paragonów fiskalnych dołączanych do faktury, faktur sprzedażowych oraz raportów dobowych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów po zniszczeniu wersji papierowych będzie prawidłowe?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy VAT z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm., dalej „ustawa VAT”), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy VAT, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy VAT, w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Określony w art. 106h obowiązek powiązania faktury z paragonem (w sytuacji, gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej) wynika z konieczności zapewnienia prawidłowości rozliczeń z tytułu podatku VAT.

Art. 106b ust. 1 ustawy VAT, zobowiązuje podatników do wystawienia faktury w określonych ustawowo przypadkach. Natomiast na podstawie art. 106b ust. 3 ustawy VAT w sytuacji, gdy obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, obowiązek ten powstaje na skutek wystąpienia nabywcy towaru lub usługi z żądaniem wystawienia faktury.

Stosownie do wskazanych wyżej regulacji, tj. w szczególności art. 106b ust. 3 w zw. z art. 106b ust. 1, podatnicy ewidencjonujący sprzedaż z zastosowaniem kas rejestrujących są obowiązani do wystawienia faktury, dokumentującej daną sprzedaż wyłącznie w sytuacji, gdy nabywca zgłosi we właściwym czasie żądanie wystawienia faktury (art. 106b ust. 3 ustawy VAT).

Podatnicy, którzy ewidencjonują sprzedaż z zastosowaniem kas rejestrujących stosownie do § 6 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów są zobowiązani przechowywać kopie dokumentów fiskalnych przez cały okres przedawnienia, określony zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 201, dalej: Ordynacja Podatkowa), zgodnie z warunkami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1047, dalej: ustawa o rachunkowości). Poprzez dokumenty fiskalne rozumiemy zaś paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny (§ 2 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów).

Biorąc pod uwagę wskazane wyżej przepisy oraz wskazany stan faktyczny, zdaniem Spółki, należy zauważyć, że obecne warunki obrotu gospodarczego oraz postęp technologiczny stwarzają możliwość gromadzenia różnego rodzaju informacji w formie elektronicznej. Niewątpliwą zaletą tej formy jest to, że umożliwia ona szybki i sprawny dostęp do różnego rodzaju informacji.

Stosowane przez Spółkę drukarki fiskalne a także zintegrowany z nimi system informatyczny dają możliwość archiwizacji paragonów fiskalnych w formie elektronicznej, a jedyną czynnością, jaką Spółka może wykonać w stosunku do danych zawartych w tych systemach jest weryfikacja danych na potrzeby prawidłowego rozliczenia podatku należnego oraz przechowywanie zapisanych w nich danych w formie elektronicznej.

Wnioskodawca wskazuje, że przyjęty przez niego sposób postępowania w żaden sposób nie wpłynie na rozliczenia podatkowe Spółki, tj. w szczególności na moment powstania obowiązku podatkowego oraz na kwotę podatku należnego, która prawidłowo zostanie ujęta w rozliczeniach podatkowych Spółki.

W ocenie Spółki, należy zaznaczyć, iż sposób archiwizowania przez Spółkę paragonów fiskalnych oraz faktur sprzedażowych w formie elektronicznej spełnia cechy integralności i czytelności danych. Poprzez integralność danych należy rozumieć uniemożliwienie zmiany danych wchodzących w skład paragonu lub faktury. Natomiast czytelność to możliwość odczytania danych zapisanych na nośnikach elektronicznych.

Ponadto Spółka podkreśla, iż w każdym czasie ma możliwość przyporządkować wystawiony paragon do dokumentującej tą samą transakcję faktury VAT oraz zweryfikować dane umieszczone na tych dokumentach.

Jednocześnie na mocy art. 112 ustawy VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiąz...