Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Aktualności:

wszystkie aktualności »

Artykuły: Zobowiązania podatkowe, czyli jak płacić podatki

22.04.2013

Przechowywanie faktur elektronicznych

Pytanie podatnika: Czy Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenie po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej? Czy możliwe jest archiwizowanie części faktur wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 2 stycznia 2013 r. (data wpływu 11 stycznia 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania dokumentów związanych z rozliczeniem podatku otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany) - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 stycznia 2013 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania dokumentów związanych z rozliczeniem podatku otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi działalność w zakresie produkcji i sprzedaży odzieży w prowadzonych sklepach detalicznych. W ramach swojej działalności współpracuje z wieloma dostawcami i usługodawcami, którzy za swoje produkty i usługi wystawiają faktury VAT. Do Spółki wpływa obecnie średnio ok. 8.500 dokumentów zakupowych miesięcznie, co oznacza, że w każdym miesiącu przybywa ponad 30 segregatorów samych dokumentów zakupowych. W związku z ciągłym rozwojem Spółki, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług oraz zwiększaniem się liczby dostawców i usługodawców, liczba otrzymywanych w każdym miesiącu faktur zwiększa się. Mając na uwadze, wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza, łączy się bowiem z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum.
Spółka wdraża system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Część otrzymywanych w formie papierowej dokumentów obcych jest skanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej, oprócz archiwizowania oryginałów papierowych. Na dzień sporządzenia wniosku, dotyczy to także części dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej. Spółka zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do Spółki w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury zakupowe, faktury korygujące VAT, duplikaty tych dokumentów, załączniki do faktur, rachunki, noty odsetkowe, noty księgowe (dalej zwane łącznie: „Dokumentami”).
Rozszerzenie kategorii Dokumentów objętych archiwizacją elektroniczną następuje kategoriami Dokumentów, tj. począwszy od dat oznaczanych przez Spółkę, wszystkie Dokumenty należące do danej kategorii, będą objęte archiwizacją elektroniczną. Dokumenty, otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże Dokumentach. Skany Dokumentów będą przez Spółkę przechowywane na serwerze Spółki, w informatycznym środowisku WorkFlow, zarządzającym obiegiem dokumentów w Spółce. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do WorkFlow w specjalnych punktach rejestracji. Każdy Dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego Dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie PDF. Każdy Dokument będzie opisany i indeksowany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie Dokumentów według powyższych kryteriów. Skany Dokumentów będą przechowywane na serwerze Spółki, w bazie danych. Administracją serwerem i bazami danych w informatycznym środowisku WorkFIow zajmować się będą administratorzy systemów informatycznych Spółki. System informatyczny używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.
Oprogramowanie do skanowania i przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem finansowo-księgowym używanym przez Spółkę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych Dokumentów oraz odtworzeni ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Po zeskanowaniu Dokumentów, Spółka zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu Dokumentów papierowych i zarchwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje Dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • łatwe ich odszukanie;
  • organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

  • Czy w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania opisanych powyżej Dokumentów, Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum Dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych Dokumentów i ich niszczenie po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej...
  • Czy możliwe jest archiwizowanie części Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej...

Zdaniem Spółki, w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania Dokumentów, będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów w sposób jedynie elektroniczny, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto, zdaniem Spółki, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby część Dokumentów było archiwizowanych w formie papierowej, a część w formie elektronicznej.
Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Spółce wydrukowanie kopii Dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii Dokumentu będzie identyczna z treścią Dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. Przepisy prawa polskiego nie nakładają na Spółkę obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania Dokumentów. Przepisy prawa polskiego nie zastrzegają także, aby wszystkie Dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie, papierowej albo elektronicznej.
Przepis art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r. nr 749), nakłada na podatników obowiązek przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednakże przepisy Ordynacji podatkowej nie wprowadzają żadnych wymogów, co do formy, w jakiej dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg mają być przechowywane.
Zgodnie z treścią art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości: „Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej”. Cytowany powyżej przepis określa warunki, jakimi jest obwarowane archiwizowanie dowodów księgowych w postaci elektronicznej. Wynika z niego, że warunkiem archiwizowania dowodów księgowych w formie elektronicznej jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
System informatyczny, którym posługuje się Spółka, umożliwia wydrukowanie Dokumentów zarchiwizowanych w formie elektronicznej, a inne obowiązujące przepisy nie zabraniają, a nawet wprost zezwalają na przechowywanie faktur, faktur korygujących i ich duplikatów w formie elektronicznej.
Zgodnie z przepisem art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Artykuł 106 ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług stanowi, że minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia: określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.
Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.).
Ewolucja jaką przeszedł § 21 rozporządzenia Ministra Finansów, jednoznacznie wskazuje na to, że intencją prawodawcy jest odejście od sformalizowanego obowiązku przechowywania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów wyłącznie w formie w jakiej podatnik je otrzymał (w tym przypadku w formie oryginałów papierowych).
Do dnia 31 grudnia 2010 r. obowiązywała następująca treść przepisów § 21 ust. 1-2 rozporządzenia ...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy
do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

podaj e-mail:
wprowadź hasło:

zapomniałem hasła | problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających poglębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »