Pytanie podatnika: Czy w przypadku, gdy zwrot wydatków poniesionych przez pracowników Wnioskodawcy w walucie obcej następuje w kwocie rzeczywiście poniesionej, tj. po przeliczeniu na złote po kursie, po którym pracownik nabył walutę lub po kursie, po którym zapłacił za towary i usługi nabywane dla Wnioskodawcy (a nie po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego), Wnioskodawca będzie miał prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów całą kwotę zwróconego wydatku?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 3 lipca 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 2 października 2014 r. (data wpływu do tut. BKIP 8 października 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków dot. zakupu przez pracowników towarów i usług na rzecz Wnioskodawcy w wysokości stanowiącej kwotę rzeczywiście zwracaną pracownikom - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 8 października 2014 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie możliwości uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków dot. zakupu przez pracowników towarów i usług na rzecz Wnioskodawcy w wysokości stanowiącej kwotę rzeczywiście zwracaną pracownikom.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest dostawcą różnorodnych rozwiązań informatycznych. W ofercie Wnioskodawcy znajduje się zarówno oprogramowanie i usługi własne, jak i oprogramowanie i usługi jego partnerów handlowych. Wnioskodawca jest także aktywnym podmiotem poszukującym różnych możliwości handlowych i inwestycyjnych na rynku krajowym oraz rynkach zagranicznych.

Realizując swoją aktywną politykę, Wnioskodawca zleca swoim pracownikom liczne, zagraniczne podróże służbowe, szkolenia, konferencje itp. W czasie podróży służbowych pracownicy nabywają miedzy innymi usługi taksówkowe, hotelowe, gastronomiczne, szkoleniowe, konferencyjne, wstępu oraz inne służące realizacji powierzonych zadań.

Oprócz podróży służbowych, w ramach powierzonych obowiązków oraz w celu rozwoju zawodowego, pracownicy wykorzystują Internet do nabywania na rzecz Wnioskodawcy licznych, zagranicznych towarów i usług. Istotne elementy opisu zdarzenia przyszłego zostały zawarte we własnym stanowisku w sprawie, z którego wynika, że pracownicy Wnioskodawcy nabywają towary i usługi w imieniu własnym, ale na zlecenie i na rzecz Wnioskodawcy.

Za zrealizowane zakupy pracownicy płacą dostawcom z własnych środków (gotówką lub z wykorzystaniem prywatnych kart płatniczych), z zaliczek wypłaconych im przez pracodawcę lub z wykorzystaniem kart służbowych powierzonych przez pracodawcę.

Pracownik, który poniósł za Wnioskodawcę wydatek z własnych środków obowiązany jest przedstawić Wnioskodawcy do rozliczenia dokumenty potwierdzające poniesienie tego wydatku. Zgodnie z wewnętrzną procedurą Wnioskodawcy, takie dokumenty przechodzą odrębną ścieżkę akceptacji merytorycznej, inną niż formularz delegacyjny. Wnioskodawca zwraca pracownikowi poniesiony wydatek, po zweryfikowaniu celowości tego wydatku oraz prawidłowości jego udokumentowania (w tym po weryfikacji dowodu nabycia waluty, w której pracownik zapłacił za dokonane zakupy lub bankowego dowodu zapłaty za dokonane zakupy).

Wnioskodawca ma zamiar zwracać pracownikom wydatki w kwocie rzeczywiście poniesionej, tj. przeliczone na złote po kursie, po którym pracownik nabył walutę lub po kursie, po którym zapłacił za zakupy.

Po przeliczeniu na walutę polską wydatki będą zwracane na rachunek bankowy pracownika.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku, gdy zwrot wydatków poniesionych przez pracowników Wnioskodawcy w walucie obcej następuje w kwocie rzeczywiście poniesionej, tj. po przeliczeniu na złote po kursie, po którym pracownik nabył walutę lub po kursie, po którym zapłacił za towary i usługi nabywane dla Wnioskodawcy (a nie po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego), Wnioskodawca będzie miał prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów całą kwotę zwróconego wydatku?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku, gdy zwrot wydatków poniesionych przez pracowników Wnioskodawcy w walucie obcej następuje w kwocie rzeczywiście poniesionej, tj. po przeliczeniu na złote po kursie, po którym pracownik nabył walutę lub po kursie, w którym zapłacił za towary i usługi nabywane dla Wnioskodawcy (a nie po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego), Wnioskodawca będzie miał prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów całą kwotę zwróconego wydatku, o ile ten wydatek spełnia warunki określone w art. 15 ust. 1 UPDOP i został właściwie udokumentowany. Wynika to z następującej argumentacji.

Przede wszystkim należy wskazać, że pracownicy Wnioskodawcy nabywają towary i usługi w imieniu własnym, ale na zlecenie i na rzecz Wnioskodawcy. W istocie - wydatek faktycznie jest przez nich poniesiony nie na własny rachunek i użytek, ale na rzecz i zlecenie Wnioskodawcy, wydatek ten winien więc zostać im przez Wnioskodawcę zwrócony w pełnej wysokości, ani większej ani mniejszej, lecz w takiej, jaka faktycznie ich obciążyła.

Wnioskodawca musi więc zwrócić im wydatek wg takiego kursu jaki miał faktycznie zastosowanie w dniu zakupu, w przeciwnym wypadku pracownik poniósłby szkodę lub uzyskał dochód z różnic kursowych, a nie jest to wolą stron. Mając powyższe na uwadze, wydatek faktycznie poniesiony przez Wnioskodawcę w związku nabyciem przez pracownika towaru lub usługi na rzecz Wnioskodawcy jest równy wydatkowi faktycznie poniesionemu przez pracownika.

Należy wskazać, że w przepisach UPDOP brak jest szczegółowych regulacji w zakresie pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych ze zwrotem wydatków ponoszonych przez pracownika za pracodawcę w walutach obcych. W szczególności brak jest przepisów wykluczających możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwrotu kwoty wydatku rzeczywiście poniesionego przez pracownika, tj. po przeliczeniu na złote po kursie, po którym pracownik nabył walutę lub po kursie, po którym zapłacił za towary i usługi (a nie po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego).

W związku z powyższym, do zaliczenia zwracanych wydatków do kosztów uzyskania przychodów należy zastosować zasady ogólne wynikające z art. 15 ust. 1 UPDOP w związku z art. 9 ust. 1 UPDOP. Zgodnie z art. 15 ust. 1 UPDOP, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienionych w art. 16 ust. 1 UPDOP.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5. został właściwie udokumentowany,
6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Zatem, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów. Do tak zdefiniowanych kosztów ustawodawca zalicza zarówno takie wydatki, których p...