PKPiR krok po kroku (9) Terminy dokonywania zapisów w PKPiR

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR zawiera pewne szczegółowe wytyczne dotyczące terminów dokonywania zapisów w księdze. Kiedy zaczniemy je analizować, zauważymy, że możliwe są trzy sytuacje, w których terminy ewidencjonowania będą się od siebie różnić.

Zanim ustalimy, w jakich terminach należy dokonywać zapisów, poszczególnych rodzajów operacji, powinniśmy jeszcze ustalić, z którą z sytuacji mamy do czynienia. Nie jest to skomplikowane.

Pierwsza z sytuacji odnosi się do przypadku, kiedy przedsiębiorca zleca prowadzenie PKPiR biuru rachunkowemu. Przedsiębiorca, co oczywiste, nie dokonuje wtedy zapisów w PKPiR samodzielnie, ale zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji dodatkowych, wskazanych w rozporządzeniu. Biuro rachunkowe ma natomiast obowiązek dokonać zapisów chronologicznie, na podstawie dostarczanych przez swoich klientów dokumentów księgowych, w terminie do 20. dnia każdego miesiąca, za miesiąc poprzedni.

Dlaczego akurat do 20. dnia miesiąca? Do tego dnia powinniśmy bowiem obliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych – i dane pochodzące z PKPiR będą nam w tym celu niezbędne.

To bardzo wygodny termin – zwykle już około 10. dnia miesiąca dysponujemy wszystkimi dokumentami za poprzedni miesiąc i możemy w prosty sposób, po ich uszeregowaniu według dat, dokonać zapisów w księdze, nie martwiąc się, że chronologia zapisów zostanie naruszona.

Co bardzo ważne, również przedsiębiorcy, którzy prowadzą PKPiR samodzielnie, mogą skorzystać z tego terminu dokonywania zapisów. Przedsiębiorcy dokonują zapisów w księdze w porządku chronologicznym, w terminie do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, zgodnie z par. 27 rozporządzania. Księgę w ten sposób prowadzą także przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność w wielu zakładach. 

...