PKPiR krok po kroku (7) Koszty. Bezpośredni i pośredni związek kosztów z przychodami

Zanim zagłębimy się w szczegóły ewidencjonowania kosztów w PKPiR, musisz poznać podstawowe informacje dotyczące kosztów uzyskania przychodów - w ich rozumieniu podatkowym. Zaczniemy od definicji ogólnej, aby przejść do podziału na koszty pośrednie i bezpośrednie. A ponieważ dla ich właściwego ewidencjonowania w PKPiR niezbędna jest umiejętność rozpoznania momentu powstania kosztu, to zagadnienie również wyjaśniamy w dzisiejszej lekcji.

Definicja

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawie jako niestanowiące kosztu uzyskania przychodu.

Definicja jest bardzo ogólna. Trudno jednak o większą precyzję, bo równie ogólnie można powiedzieć, że kosztem może być wszystko, pod warunkiem że ma to związek z uzyskaniem przychodu.

Na podstawie tej definicji można ustalić niezbędne warunki, by wydatek (czyli koszt w znaczeniu językowym) mógł zostać uznany za koszt podatkowy:

Po pierwsze wydatek musi być rzeczywiście poniesiony.

Kosztem nie będą więc zdarzenia wynikające jedynie z operacji księgowych, np. przeszacowanie wartości zapasów (choć jak się wkrótce przekonasz, często wpłynie to na wynik finansowy i wysokość podatku).

Z poniesieniem wydatku wiąże się konieczność udokumentowania lub jego udowodnienia w inny sposób.

Wydatek musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Typowym przykładem wydatku na zabezpieczenie źródła przychodu jest składka ubezpieczeniowa związana z ubezpieczeniem składników majątku.

Z kolei typowym wydatkiem związanym z zachowaniem źródła przychodów są wydatki na remonty i konserwację parku maszynowego.

A wydatkiem związanym z uzyskaniem przychodu może być np. zakup towaru handlowego.

Wydatek musi mieć związek z przychodem – uzyskanym lub przychodem, który dopiero ma zostać uzyskany. Ten związek, co istotne, może być bezpośredni lub pośredni.W każdym razie związek ten nie powinien budzić wątpliwości – a jeśli takie się pojawią, to Ty musisz go wykazać.

Oto przykład.

Przedsiębiorca zawarł niekorzystną dla siebie (jak się później okazało) umowę sprzedaży swoich usług. Umowa została obwarowana karą umowną za jej zerwanie. Przeprowadzona analiza pokazuje, że realizacja umowy przyniesie firmie większe straty niż zerwanie umowy i zapłata kary. Czy zapłata kary umownej będzie mogła w tym przypadku stanowić koszt uzyskania przychodów?

To jest jeden z przykładów pokazujących, że kwalifikacja wydatku do kosztów podatkowych wcale nie jest prosta. W tym przykładzie istnieją silne argumenty za uznaniem wydatku za koszt: podatnik podejmuje decyzję o rozwiązaniu umowy i płaci karę w celu ochrony (zabezpieczenia) swoich źródeł przychodów, po to, by ograniczać straty.

Organy podatkowe mogą to jednak widzieć trochę inaczej: płacąc karę, podatnik nie działa w celu uzyskania przychodów, nie zabezpiecza (ich zdaniem) ani nie zachowuje w ten sposób źródła przychodów. Ba, wydatek jest poniesiony w celu likwidacji jednego z przychodów.

To jedna z wątpliwości, których setki towarzyszą księgowaniu kosztów. Na marginesie - w przypadku kar umownych z pomocą przychodzi ustawa o PIT i orzecznictwo i do tego tematu jeszcze wrócimy.

...