PKPiR krok po kroku (17) Dokumentowanie kosztów w przypadku braku zewnętrznych dowodów księgowych

Twój pracownik zakupił na targu towary spożywcze służące do przygotowania wyrobów gotowych. Niestety, żaden ze sprzedawców nie wystawił żadnego dokumentu sprzedaży – prowadzili oni sprzedaż okazyjną, bez kasy i rachunków. Dysponujesz jedynie oświadczeniem pracownika o kwocie, którą przeznaczył na zakupy, oraz wadze zakupionych towarów.

Jak sądzisz - czy możesz uznać ten wydatek za koszt uzyskania przychodów, jeśli zakupione towary nie kwalifikują się do zaksięgowania ich przy użyciu dowodu wewnętrznego?

Dość powszechny jest pogląd, że w takim przypadku nie będzie można zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania, mimo, iż sam fakt poniesienia wydatku można udowodnić, a wydatek poza brakiem dokumentu księgowego spełnia ustawowe kryteria kosztu uzyskania.

Jest to pogląd błędny, co wielokrotnie potwierdzone zostało w orzecznictwie sądów administracyjnych.  

Organy podatkowe, a raczej pracujący w nich urzędnicy często zapominają, iż w prawie podatkowym zawarte są przepisy, dopuszczające inne niż wskazane wprost w przepisach sposoby dowodzenia poniesienia kosztu.

Na przykład, stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Kolejny artykuł Ordynacji stanowi, iż dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, a także materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Zwróć uwagę na często pojawiający się w przepisach zwrot – „w szczególności”. Oznacza on, że wyliczenie ma charakter przykładowy, a w tym konkretnym przypadku, że katalog dowodów, którymi możesz się posługiwać jest otwarty.

Co ciekawe, również w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych istnieje przepis (art. 22 ust. 5d) dopuszczający stosowanie innych niż faktury i rachunki dowodów zaksięgowania kosztu. Mówi on, iż za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się co do zasady dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

...