PKPiR krok po kroku (14) – Poprawianie błędów na dowodach. Wydatki osobiste i firmowe na jednym dokumencie

Błędy na dowodach księgowych występują i występować będą – ważne, żeby wiedzieć jak sobie z nimi radzić. Po pierwsze - w większości przypadków błędy trzeba będzie korygować nie na dokumencie, na którym się znalazły, a za pomocą dokumentu dodatkowego – czyli na przykład noty korygującej czy faktury korygującej.

Dotyczy to między innymi wszystkich dokumentów obcych i dowodów własnych zewnętrznych, które już zostały do kontrahenta wysłane lub dostarczone.

W tych sytuacjach, w których konieczne jest poprawienie błędu na dokumencie pierwotnym, może ono nastąpić wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym jest obligatoryjnie potwierdzana datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.

Uwaga!

Nie poprawiaj pojedynczych cyfr ani liter, nie przerabiaj dokumentów i nie zamazuj błędnej treści. Nie jest dopuszczalne użycie korektorów ani innych środków, które usuną błędną treść.

Pamiętaj też, że niektóre dokumenty nie mogą być poprawiane – zabraniają tego odrębne przepisy. Nie można np. poprawiać czeków ani dowodów kasowych (np. KP czy KW). Dokumenty błędne powinny zostać unieważnione i zastąpione prawidłowo sporządzonymi dokumentami. Czasem okaże się, że niezbędny jest kontakt ze wszystkimi stronami transakcji. 

Poprawianie błędów w okresach zamkniętych

Zapisy korygujące błędy powinny odnosić się do okresów, w których nastąpiły, czyli jeżeli stwierdzisz błąd w miesiącach poprzedzających miesiąc rozliczeniowy, konieczne okaże się skorygowanie zapisów w okresach poprzedzających (co będzie skutkować koniecznością ponownego przeliczenia sum miesięcznych i wprowadzenia do księgi poprawionych sum).

Jeżeli stwierdzone błędy odnoszą się do lat ubiegłych, a zeznanie roczne (sprawozdanie finansowe) zostało już złożone, pamiętaj, że konieczna będzie korekta tego zeznania, jeżeli błąd spowodował zmianę danych rachunkowych w zeznaniu. W razie konieczności dopłaty podatku, należy uczynić to, powiększając wpłatę o odsetki za zwłokę.

Jednocześnie z korektą zeznania należy złożyć pismo wyjaśniające przyczyny korekty (np. błąd stwierdzony w wyniku kontroli wewnętrznej). Aby uniknąć składania dodatkowych wyjaśnień, w piśmie można wskazać kwotę obniżenia podstawy, różnicę w podatku oraz wysokość obliczonych na dzień zapłaty odsetek.

Nie jest wykluczone, że korekty wynikające ze stwierdzonych błędów spowodują powstanie nadpłaty w podatku. Postępuj w tym przypadku podobnie – jednak do pisma należy załączyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty, zawierający instrukcję dotyczącą postępowania ze stwierdzoną nadpłatą, czyli: zwrot nadpłaty na rachunek bankowy albo zaliczenie nadpłaty na poczet zaległości podatkowych (jeśli takie istnieją).

...