PKPiR: Dowód wewnętrzny wyłącznie w ściśle określonych przypadkach

Prowadzę działalność gospodarczą, wtrakcie której zawieram wiele drobnych umów zlecenia iodzieło. Czymam obowiązek rozliczać koszty ztych umów, zapisując je wPKPiR osobno idokumentując każdy koszt rachunkiem, czymogę dokonać nakoniec miesiąca zestawienia wypłaconych iudokumentowanych rachunkami kwot oraz potraktować tozestawienie jako dowód wewnętrzny, napodstawie którego zaksięguję kwotę kosztów łącznie raz wmiesiącu?

Generalna zasada, wynikająca z postanowień ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof), stanowi, że uznanie wydatku za koszt uzyskania przychodu wymaga łącznego spełnienia trzech warunków:

1. wydatek powinien pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
2. wydatek (jego rodzaj) nie został wymieniony w ustawowym wykazie wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (listę zawiera art. 23 ust. 1 updof),
3. wydatek powinien być właściwie udokumentowany.

Pytanie dotyczy właśnie tego trzeciego punktu, czyli właściwego dokumentowania poniesionego kosztu. Czytelnik posiada już właściwe dokumenty, które pozwalają na udokumentowanie kosztu – tymi dokumentami są rachunki wystawione i podpisane przez wykonawców umów, w powiązaniu z zawartymi umowami. Jednak ze względu na ich liczbę Czytelnik chciałby uprościć zapisy w PKPiR poprzez sporządzenie dokumentu, który nazywa dowodem wewnętrznym, zawierającym zbiorcze zestawienie wydatków.

Lektura ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przyniesie odpowiedzi na pytanie Czytelnika. Ustawa nie zawiera bowiem informacji o sposobie dokumentowania poniesionych wydatków. Informacje te znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Rozporządzenie to stanowi, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
• dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym (dot. wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu kwot transakcji dokonanych z naruszeniem obowiązku rozliczeń za pośrednictwem rachunku płatniczego), zawierające co najmniej:
  1. datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
  2. wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokume...