Prowadzę działalność gospodarczą, w trakcie której zawieram wiele drobnych umów zlecenia i o dzieło. Czy mam obowiązek rozliczać koszty z tych umów, zapisując je w PKPiR osobno i dokumentując każdy koszt rachunkiem, czy mogę dokonać na koniec miesiąca zestawienia wypłaconych i udokumentowanych rachunkami kwot oraz potraktować to zestawienie jako dowód wewnętrzny, na podstawie którego zaksięguję kwotę kosztów łącznie raz w miesiącu?

Generalna zasada, wynikająca z postanowień ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof), stanowi, że uznanie wydatku za koszt uzyskania przychodu wymaga łącznego spełnienia trzech warunków:

1. wydatek powinien pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
2. wydatek (jego rodzaj) nie został wymieniony w ustawowym wykazie wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (listę zawiera art. 23 ust. 1 updof),
3. wydatek powinien być właściwie udokumentowany.

Pytanie dotyczy właśnie tego trzeciego punktu, czyli właściwego dokumentowania poniesionego kosztu. Czytelnik posiada już właściwe dokumenty, które pozwalają na udokumentowanie kosztu – tymi dokumentami są rachunki wystawione i podpisane przez wykonawców umów, w powiązaniu z zawartymi umowami. Jednak ze względu na ich liczbę Czytelnik chciałby uprościć zapisy w PKPiR poprzez sporządzenie dokumentu, który nazywa dowodem wewnętrznym, zawierającym zbiorcze zestawienie wydatków.

Lektura ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przyniesie odpowiedzi na pytanie Czytelnika. Ustawa nie zawiera bowiem informacji o sposobie dokumentowania poniesionych wydatków. Informacje te znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Rozporządzenie to stanowi, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
• dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym (dot. wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu kwot transakcji dokonanych z naruszeniem obowiązku rozliczeń za pośrednictwem rachunku płatniczego), zawierające co najmniej:
  1. datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
  2. wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego...