PKPiR: Dokumentowanie zakupu palet dowodem wewnętrznym

W przypadku zakupu od ludności palet, stanowiących odpad poużytkowy, będących surowcem wtórnym, dopuszczalnym jest dokumentowanie tej czynności dowodem wewnętrznym. Jeśli wystawiony dowód wewnętrzny będzie zawierał nazwę i adres stron, datę wystawienia dowodu oraz datę dokonania zakupu, nazwę towaru, jego ilość, cenę jednostkową i wartość oraz podpisy osób uprawnionych, które bezpośrednio dokonały wydatków, to dowód taki umożliwi ujęcie takiego wydatku w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

We wniosku o interpretację podatnik wyjaśnił, że planuje rozpoczęcie działalności gospodarczej związanej ze skupem i sprzedażą palet drewnianych. Planuje skupować palety używane i zniszczone w różnym stopniu, wymagające naprawy, jako odpady poużytkowe stanowiące surowce wtórne, od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a także palety używane w stanie dobrym, nadające się do bezpośredniej odsprzedaży, jako odpady poużytkowe stanowiące surowce wtórne, od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Powody nieużyteczności (zużycia) dla tych osób fizycznych palet są różne, m.in. stanowią one odpad poopakowaniowy (np. po artykułach spożywczych, budowlanych, czy sprzęcie AGD).

Podatnik chciał wiedzieć, czy prawidłowym będzie dokumentowanie wydatków we wszystkich dwóch przykładach (skup palet uszkodzonych, skup palet nieuszkodzonych) poprzez sporządzenie dowodu wewnętrznego i na podstawie tego dowodu zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jego zdaniem - tak.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z podatnikiem. W wydanej interpretacji organ wskazał:

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Stosownie do § 2 ust. 1 powołanego rozporządzenia, osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są obowiązane prowadzić księgę, z zastrzeżeniem ust. 2, według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 2.

Zgodnie z § 11 ust. 1 cyt. rozporządzenia, zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Natomiast § 11 ust. 3 ww. rozporządzenia przewiduje, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2. dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
   1. datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
   2. wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
   3. wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
   4. podpis osoby sporządzającej dokument, lub
3. inne dowody, wymienione w § 12 i § 13 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
   1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
   2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
   3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w...