Papierowe faktury można przechowywać w wersji elektronicznej

Obecnie obowiązujące przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z wnioskiem o interpretację zwróciła się spółka, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży hurtowej i detalicznej artykułów z branży metalowej, a także sprzedaż towarów przez Internet. W trakcie miesiąca wystawia ok. 5000 faktur sprzedaży dla przedsiębiorców. Faktury i ich kopie są drukowane, przy czym oryginał przekazywany jest klientowi, natomiast kopia archiwizowana w postaci papierowej. Spółkę planuje podjąć działania mające na celu zredukowanie kosztów wydruków, przechowywania i archiwizacji faktur.

Jak dodała spółka, stosowany przez nią system komputerowy umożliwia gromadzenie odpowiednich danych o klientach i wystawienie faktur VAT. Po wystawieniu faktur w systemie obsługi sprzedaży dokument zostaje zapisany w pamięci programu, a spółka ma możliwość wydrukowania oryginału, kopii oraz duplikatów. Od tego momentu użytkownicy nie mogą edytować wystawionych dokumentów sprzedaży. Edycja dokumentów na tym etapie jest możliwa tylko dla wyznaczonych użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienie do edytowania wystawionych dokumentów. Po wyeksportowaniu dokumentów do modułu finansowo-księgowego zostają one jednocześnie wprowadzane do rejestrów VAT - od tej chwili program nie pozwala na edycję, anulowanie lub usuwanie dokumentów. Program umożliwia również ich zapis w formacie pdf, a spółka ma w każdej chwili możliwość wydrukowania oryginału, kopii oraz duplikatów. System zapewnia bezpieczeństwo zawartych na fakturze danych. System informatyczny oraz sposób przechowywania plików zapewnia bezpośrednią dostępność do przechowywanych informacji. Ze względu na powiązanie modułu, w którym wystawiane są faktury z Rejestrem VAT oraz łatwą dostępność do archiwizowanych faktur, które archiwizowane będą przez system w podziale na okresy rozliczeniowe z możliwością wyszukiwania i ich grupowania według zadanych kluczy np. miesiąca, kontrahenta, etc., Spółka zamierza zrezygnować z drukowania kopii faktur i ich archiwizowania w postaci papierowej. Oryginały faktur papierowych przekazywane będą klientom za pośrednictwem poczty lub będą je odbierali osobiście.

Spółka chciał wiedzieć czy może przechowywać kopie faktur, niebędących fakturami elektronicznymi, w innej formie niż papierowa - w postaci obrazu faktury tradycyjnej /pdf/. Jej zdaniem - tak.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem spółki. W wydanej interpretacji organ wyjaśnił:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy fa...