Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Aktualności:

wszystkie aktualności »

Artykuły: Zobowiązania podatkowe, czyli jak płacić podatki

23.06.2015

Odliczenie VAT ze skanu faktury papierowej

Pytanie podatnika: Czy w przypadku gdy Spółka, będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które to faktury będą dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia zgodnie z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w takich fakturach w przypadku zniszczenia postaci papierowej faktur pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 28 listopada 2014 r. (data wpływu 2 marca 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 25 maja 2015 r. (data wpływu 27 maja 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur będących elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 2 marca 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur będących elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej oraz podatku dochodowego od osób prawnych i ustawy Ordynacja podatkowa.

Przedmiotowy wniosek uzupełniono pismem z dnia 25 maja 2015 r. (data wpływu 27 maja 2015 r.) w zakresie doprecyzowania opisu sprawy, pytania oraz własnego stanowiska.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest spółką działającą na rynku usług outsourcingowych m.in. w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, rachuby płac, obsługi kadrowej, obsługi finansowej, controlingu, wsparcia prawnego i podatkowego. Spółka do prowadzenia swojej działalności w sposób efektywny, a przede wszystkim dla potrzeb świadczenia usług na rzecz Klientów, wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie księgowe i wspomagające, które pozwala m.in. na skanowanie dużej ilości dokumentów, jakie wpływają do Spółki w formie papierowej i ich procesowanie w środowisku elektronicznym. Zeskanowane dokumenty, którymi przede wszystkim są faktury kosztowe, są indywidualnie oznakowywane przez przypisanie im niepowtarzalnego oznaczenia, i umieszczane na specjalnym serwerze. Wykorzystywane do tego oprogramowanie, po zeskanowaniu danego dokumentu nie dopuszcza możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści przez co jest to wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Odpowiednio posegregowane dokumenty elektroniczne są przechowywane przez spółkę na dedykowanym serwerze przez wymagany do tego okres czasu. Jednocześnie Spółka archiwizuje papierowe dokumenty w sposób tradycyjny oznaczając je takim samym numerem jak odpowiednik elektroniczny.

W najbliższym czasie Spółka planuje wykorzystać swoje doświadczenie i możliwości informatyczne do wdrożenia systemu tzw. elektronicznego przechowywania (archiwum) dla wszystkich rodzajów dokumentów. System archiwizacji elektronicznej stanowić będzie element funkcjonalnie związany z systemem zarządzania i obiegu dokumentacji. Elektroniczne archiwum zapewni Spółce możliwość zarządzania dokumentami w formie scentralizowanego repozytorium dokumentów. System taki pozwala na wgląd i zarządzanie dokumentacją rachunkową i też podatkową w sposób nie powodujący jakichkolwiek zmian w ich treści i wyglądzie. Sposób wykorzystania elektronicznego archiwum przez Spółkę będzie umożliwiał prowadzenie różnych operacji w tym - w szczególności archiwizację zeskanowanych lub przesłanych w drodze elektronicznej dokumentów, przeglądanie, drukowanie i odszukiwanie według wskazanych kategorii danych, kontrolę dostępu etc. Jednocześnie system archiwizujący będzie zapewniał zachowanie wszystkich parametrów dokumentów zapisanych w bazie bez możliwości ich modyfikowania.

W odniesieniu do dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej planowane jest działanie polegające na ich zeskanowaniu i archiwizacji w bazie a następnie ich utylizacji (gdyż ich elektroniczna forma jest już w pełni zabezpieczona przed zniszczeniem i modyfikacjami). Rozwiązanie takie pozwoli na sprawniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników korzystających z dokumentacji na co dzień, ograniczy koszty związane z procesem archiwizacji i przechowywania dokumentacji w formie papierowej oraz ograniczy ryzyko utraty czy zniszczenia dokumentów źródłowych. System o jakim mowa w przedstawionym stanie faktycznym stanowi aktualnie zaawansowane narzędzie technologiczne powszechnie wykorzystywane w działalności przez liczne podmioty gospodarcze. Po zeskanowaniu obrazy dokumentów papierowych będą zapisywane w formacie PDF, który nie podlega możliwości edycji czy zmiany. Dokumenty te jednocześnie będą możliwe do oglądania na ekranie monitora komputerowego, w razie potrzeby np. ze strony organu podatkowego będzie możliwe ich pobranie w całości lub w podziale na zdefiniowane grupy i zgranie na nośnik informatyczny. Planowany do zaimplementowania system pozwoli na wyszukanie dokumentów zarówno w podziale na okresy (rok, miesiąc, data), rodzaje (kosztowe, przychodowe, inwestycje) jak i kontrahentów (dostawcy, odbiorcy).

Już w tym momencie Spółka otrzymuje część dokumentów kosztowych w formie elektronicznej. Spółka przechowuje je w takiej formie umieszczając je w repozytorium dokumentów elektronicznych z podziałem na lata podatkowe, okresy rozliczeniowe oraz rodzaje wydatków jakie te dokumenty dokumentują. Systemowe ograniczenia stosowane przez Spółkę uniemożliwiają dokonywanie zmian w treści tych dokumentów przez jakiegokolwiek użytkownika, a dostęp do nich również jest ograniczony do wskazanych pracowników. Stosowany system informatyczny umożliwia również utworzenie w środowisku informatycznym specjalnej roli, np. dla pracowników organów skarbowych na okoliczność prowadzonej kontroli albo innych postępowań. System działa w trybie ciągłym bez przerw i jest dostępny w każdym momencie z siedziby Spółki. W spółce obowiązuje przyjęty regulamin określający ścieżkę audytu pomiędzy dokumentem w wersji elektronicznej, tj. zarówno dokumentem otrzymanym elektronicznie jak również dokumentem zeskanowanym z wersji papierowej, a zapisem ujętym w księgach rachunkowych oraz w rejestrach podatkowych dla potrzeb podatku od towarów i usług. W każdym zapisie księgowym istnieje możliwość ustalenia indywidualnego identyfikatora księgowanego dokumentu, po którym można odnaleźć w repozytorium elektronicznym obraz tego dokumentu.

Dane zeskanowanych w ten sposób dokumentów są możliwe do przechowywania przez okres zdecydowanie dłuższy niż okresy wymagane przez przepisy prawa podatkowego. Oznacza to że elektroniczne repozytorium dokumentów planowane do wdrożenia przez Spółkę zapewni przechowywanie tych dokumentów przez co najmniej okres wskazany jako okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Zarówno w momencie wprowadzenia dokumentu źródłowego do repozytorium elektronicznego archiwum przez jego zeskanowanie i zapisanie w formacie pliku PDF, jak również przez cały okres przechowywania wszystkie dokumenty są zabezpieczone przez planowany do wdrożenia program informatyczny przed jakąkolwiek próbą zmiany gwarantując integralność treści. Zarówno w momencie zeskanowania jak i później nie jest możliwe dokonanie jakiejkolwiek zmiany w treści skanowanego dokumentu. Stosowane przez firmę procedury pozwalają też na identyfikację kto i kiedy wprowadzał dokument do systemu a na samym dokumencie papierowym przed zeskanowaniem jest umieszczona data otrzymania.

W związku z tym że wykorzystywany przez Spółkę system informatyczny w formie elektronicznego repozytorium dokumentów, pozwala na przechowywanie w tej formie wszystkich faktur i dokumentów księgowych w ich oryginalnej wersji elektronicznej (faktury otrzymane drogą elektroniczną) oraz w formie zabezpieczonych przed zmianami obrazów elektronicznych (dokumenty papierowe) i jednocześnie system ten zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści dokumentów, Spółka zastanawia się nad potrzebą przechowywania dokumentów papierowych po ich zeskanowaniu przez cały okres aż do przedawnienia zobowiązań podatkowych za dany rok obrotowy. Spółka chciałaby mieć możliwość niszczenia dokumentacji papierowej, która została umieszczona w repozytorium elektronicznym, ale do tego potrzebuje potwierdzenia że obrazy elektroniczne dokumentów źródłowych mają taką samą wartość dowodową jak dokumenty przechowywane w papierowej wersji.

Spółka chciałaby móc, po dacie sporządzenia sprawozdań za dany rok obrotowy, przekazać dokumenty źródłowe (faktury papierowe zeskanowane do repozytorium elektronicznego) do zniszczenia. Takie postępowanie istotnie ograniczyłoby wydatki Spółki ponoszone na przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej, co przyczyniłoby się do zwiększenia jej dochodów podatkowych i optymalizacji wykorzystania zajmowanej powierzchni biurowej. Co z uwagi na rozwój jej działalności jest kluczowym elementem. W przypadku braku możliwości przejścia na archiwum elektroniczne dalszy rozwój spółki z uwagi na braki lokalowe nie będzie tak efektywny jak jest to planowane.

Dokumenty, które w taki sposób trafiają do Spółki, tj. zarówno dokumenty papierowe następnie zeskanowane do repozytorium elektronicznego i jednocześnie przechowywane w wersji papierowej jak również dokumenty otrzymane elektronicznie, stanowią dokumentację podatkową z której Spółka wywodzą prawo do ujęcia określonych wydatków w kosztach uzyskania przychodów a także stanowią one podstawę do odliczenia kwot podatku VAT naliczonego jakie z nich wynikają.

W zakresie podatku od towarów i usług, Spółka wskazuje że faktury których dotyczy niniejsze wystąpienie są wystawiane na nią jako na nabywcę. Jako że działalność spółki jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług w całości, z wyłączeniem przypadków określonych w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług, dokonywane zakupy a przez to też faktury dokumentujące te zakupy są dla niej źródłem podatku naliczonego podlegającego odliczeniu zgodnie z art. 86 ustawy o VAT. Spółka niniejszym wystąpieniem chciałaby uzyskać potwierdzenie, że posiadanie elektronicznego obrazu dokumentów (faktur) papierowych, w miejsce tych dokumentów papierowych, b...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy
do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

podaj e-mail:
wprowadź hasło:

zapomniałem hasła | problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających poglębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »