Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Aktualności:

wszystkie aktualności »

Artykuły: Zobowiązania podatkowe, czyli jak płacić podatki

13.07.2016

Odliczenie VAT z faktur, których papierowa forma zostanie zniszczona

Pytanie podatnika: Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę dokumentów (w szczególności faktur zakupu i sprzedaży, faktur korygujących, not obciążeniowych oraz rachunków) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów tych dokumentów? Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w wystawionych fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z póżn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki - przedstawione we wniosku z dnia 8 kwietnia 2016 r. (data wpływu 11 kwietnia 2016 r.) uzupełnionym pismem z dnia 24 maja 2016 r. (data wpływu 30 maja 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur wystawionych, jak i otrzymanych od kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych oraz w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 kwietnia 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur wystawionych, jak i otrzymanych od kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych oraz w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona. Wniosek uzupełniono w dniu 24 maja 2016 r. (data wpływu 30 maja 2016 r.)

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca - Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest spółką prawa handlowego, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług, zobowiązaną do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.; dalej: „ustawa o rachunkowości”).

Z dniem 1 marca 2016 r. Spółka dokonała zmiany podmiotu świadczącego na jej rzecz usługi w zakresie obsługi księgowej. Obecnie podmiot ten prowadzi księgi rachunkowe Spółki z wykorzystaniem oprogramowania komputerowego (programu księgowego), które umożliwia archiwizację dokumentów w formie elektronicznej. Tym samym, począwszy od 1 marca 2016 r. wszystkie dokumenty zewnętrzne obce otrzymane przez Spółkę (faktury zakupu, rachunki, itp.) są wprowadzane do systemu księgowego w postaci skanu, tj. obrazu dokumentu zapisanego w postaci pliku elektronicznego w formacie PDF. Dokumenty sprzedaży wystawiane są natomiast bezpośrednio z systemu księgowego i również zapisywane w postaci pliku elektronicznego. W rezultacie wszystkie otrzymane i wystawione przez Spółkę dokumenty po dniu 1 marca 2016 r. są na chwilę obecną archiwizowane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej (obrazu dokumentu zapisanego w postaci pliku elektronicznego). Dokumentacja w formie elektronicznej przechowywana jest na serwerach podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe Spółki z zapewnieniem niezwłocznego i bezpośredniego dostępu do niej ze strony Spółki.

Spółka zamierza objąć systemem archiwizacji elektronicznej także dokumentację pochodzącą sprzed 1 marca 2016 r., tj. za okres od początku 2009 r. Archiwizacja w formie elektronicznej będzie dotyczyć wszystkich dokumentów, które Spółka otrzymała oraz wystawiła w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, tj. w szczególności faktur, faktur korygujących, not księgowych oraz rachunków. Dokumenty te zostaną zeskanowane i zapisane w postaci pliku elektronicznego (w formacie PDF) przechowywanego w systemie informatycznym Wnioskodawcy. Każdy dokument zostanie zeskanowany oddzielnie i otrzyma oznaczenie umożliwiające jego identyfikację i szybkie odszukanie. Treść zapisanego w formie elektronicznej dokumentu będzie zgoda z jego wersją w formie papierowej i nie będzie mogła zostać w jakikolwiek sposób zmieniona. Innymi słowy będzie to elektroniczny obraz dokumentu wystawionego/otrzymanego w formie papierowej. Całość dokumentacji będzie przechowywana w formie elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa (tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe odszukanie konkretnego dokumentu. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane urządzenia będą pozwalały na odtworzenie dokumentów w postaci wydruków.

Podkreślić należy, iż Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający:

  1. autentyczność pochodzenia (tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (tj. bez zmiany danych, które winien zawierać dany dokument) oraz czytelność,
  2. łatwe ich odszukanie,
  3. bezzwłoczny dostęp do dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W całym okresie przechowywania dokumentów będą one należycie chronione, w szczególności przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów. Na chwilę obecną Spółka zamierza stosować system archiwizacji dokumentów otrzymanych/wystawionych po dniu 1 marca 2016 r. w formie elektronicznej równolegle z archiwizacją w formie tradycyjnej, tj. papierowej. Zasada ta będzie dotyczyła również dokumentacji za okres od 2009 r., którą Spółka planuje objąć archiwizacją w formie elektronicznej. W dalszej perspektywie Spółka nie wyklucza wdrożenia procedury, zgodnie z którą całość dokumentacji w wersji papierowej, która zostanie zapisana w formie plików elektronicznych będzie niszczona i pozostawała wyłącznie w archiwum elektronicznym. Polegałoby to na tym, że po zeskanowaniu dokumentów przez Spółkę papierowe ich wersje wraz z elektronicznymi byłyby przechowywane do momentu zatwierdzeniu sprawozdania finansowego Spółki za dany rok sprawozdawczy. Niszczenie papierowych wersji dokumentów odbywałoby się najwcześniej po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok - według regulacji i przy spełnieniu warunków z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

  1. Czy w świetle obowiązujących przepisów prawa podatkowego dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę dokumentów (w szczególności faktur zakupu i sprzedaży, faktur korygujących, not obciążeniowych oraz rachunków) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów tych dokumentów?
  2. Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w wystawionych fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?
  3. W przypadku odpowiedzi negatywnej na pytanie nr 1: czy w przypadku zniszczenia dokumentów w formie papierowej na skutek zaistnienia siły wyższej, np.: pożar, zalanie, kradzież itd., Spółka będzie obowiązana odtworzyć dokumentację w formie papierowej, czy wystarczająca będzie dokumentacja zachowana w formie plików elektronicznych?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. pytanie 1

Zdaniem Spółki przechowywanie dokumentacji podatkowej, w szczególności faktur zakupu, sprzedaży, faktur korygujących, not obciążeniowych oraz rachunków wyłącznie w formie elektronicznej jest prawnie dopuszczalne i będzie wystarczające dla stwierdzenia dopełnienia obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują bowiem jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania dokumentacji podatkowej, a przede wszystkim nie zawierają zakazu przechowywania jej wyłącznie w formie elektronicznej.

Regulacje prawa podatkowego odnoszącego się do zagadnienia przechowywania dokumentacji podatkowej zawarte są w szczególności w ustawie ordynacja podatkowa oraz ustawie o podatku od towarów i usług. Ta pierwsza w art. 86 § 1 stanowi, iż podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego chyba, że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przepis ten określa zatem wyłącznie przedmiot i termin przechowywania, nie odnosi się natomiast do formy, w jakiej miałoby ono następować. W konsekwencji nie można w oparciu o tę regulację przesądzać, aby preferowaną przez ustawodawcę była forma papierowa a nie elektroniczna. Przepis nie zawiera nakazu przechowywania dokumentacji jedynie w postaci papierowej i jednocześnie nie zawiera zakazu przechowywania dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. Uprawnione jest zatem zdaniem Wnioskodawcy twierdzenie, iż na gruncie przepisów ordynacji podatkowej forma przechowywania dokumentacji należy do swobodnego uznania podatnika.

Z kolei na gruncie przepisów ustawy o VAT zagadnieniu przechowywania dokumentów poświęcone są art. 112 i 112a. W kontekście analizowanego zagadnienia istotna jest przede wszystkim treść art. 112a stanowiącego, iż:

  1. podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie oraz otrzymane faktury, w tym wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (ust. 1 art. 112a),
  2. podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju obowiązani są do przechowywania faktur na terytorium kraju z wyjątkiem, gdy faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (ust. 2 i 3 art. 112a),
  3. podatnicy są obowiązani zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (ust. 4 art. 112a).

Z przywołanych regulacji ustawy o VAT wynika, zdaniem Spółki bezsprzecznie, iż ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Odmienna wykładnia prowadziłaby do tego, iż bezprzedmiotowe stałyby się postanowienie wskazanego powyżej art. 112a ust. 4 określającego warunki dostępu organów podatkowych do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Jednocześnie z treści tych przepisów nie wynika, aby przechowywanie faktur w formie elektronicznej miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu.

Tym samym, w ocenie Spółki również z treści przepisów ustawy o VAT nie wynika, aby wykluczone było przechowywanie dokumentacji księgowej (w szczególności faktur) wyłącznie w formie elektronicznej. Przyjąć należy, że o ile zachowane zostaną ogólne warunki przechowywania faktur zawarte w art. 112 ust. 1 oraz zapewniony zostanie do nich dostęp na żądanie organów podatkowych w sposób, o którym mowa w art. 112 ust. 4 podatnik jest uprawniony do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących, not obciążeniowych wystawionych i otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej.

Słuszność tego stanowiska potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego. Taki pogląd znajdziemy m.in. w interpretacjach:

  1. Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 11 marca 2016 r. nr IPPP3/4512-165/ 16-2/ISZ, w której czytamy, iż o ile stosowana przez podatnika procedura przechowywania dokumentów (w szczególności faktur VAT) w formie elektronicznej będzie spełniała warunki określone w art. 112 ust. 1 i 4 ustawy o VAT, to planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej - w szczególności utylizacja papierowych dokumentów (głównie faktur VAT), po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego po zakończeniu roku obrotowego, uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji będzie zgodna z przepisami podatkowymi (ordynacji podatkowej, ustawy o VAT), w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
  2. Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r. nr IBPP3/ 443-1391/14/JP, zdaniem którego faktury, co do których wnioskująca spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.
  3. Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 stycznia 2016 r. nr IPPP2/4512-1052/ 15-4/AO, gdzie również spełnienie przez Wnioskodawcę warunków określonych w art. 112 ust. 1 i 4 ustawy o VAT doprowadziło organ do wniosku, że będzie on uprawniony do archiwizacji dokumentów jedynie w formie elektronicznej (…) w szczególności Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) dokume...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy
do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

podaj e-mail:
wprowadź hasło:

zapomniałem hasła | problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających poglębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »