Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług zasadą jest, że w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z takich zakupów. Ograniczenie to nie ma – na podstawie ust. 3 pkt 1 lit. a wyżej powołanego przepisu – zastosowania w przypadku wykorzystywania takich pojazdów wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Oznacza to, że samochód oddany do prywatnego użytku pracownikowi powinien nadal u pracodawcy stanowić przedmiot działalności gospodarczej. Będzie można uznać, że sytuacja taka ma miejsce, gdy pracownicy będą płacili pracodawcy - podatnikowi VAT wynagrodzenie z tego tytułu.

Przyjąć należy, że samochód wynajęty przez pracodawcę pracownikowi używany jest wyłącznie do działalności gospodarczej pracodawcy (podatnika VAT) o ile, zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT, sposób jego wykorzystywania, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Pracownicy podatnika będą mogli używać samochodów dla celów działalności gospodarczej swego pracodawcy na dwa sposoby:

• do przejazdów służbowych,
• do swoich celów prywatnych, pod warunkiem odpłatności.

Dodatkowo jak wskazuje regulacja ustawy o VAT muszą zostać spełnione dwa warunki:

1. muszą zostać przez podatnika określone zasady korzystania z samochodów w firmie,
2. musi być dla pojazdów firmowych prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu.

Zasady korzystania z firmowych samochodów

Zasady te najwygodniej ująć w formie regulaminu, który powinien jak najdokładniej określić wszystkie aspekty wykorzystywania samochodów przez pracowników. Pozostanie wówczas minimalne pole do interpretacji (także ze strony organów skarbowych) i nadużyć. W regulaminie określić należy zakres i cel używania firmowych samochodów, tj. czy ma on służyć wyłącznie do jazd służbowych, czy pojazd taki może być używany prywatnie. Reguły takiego używania to w szczególności: czy całkowicie dowolny użytek, czy ograniczony miejscowo, czasowo, limitem kilometrów, koszty (czy na zasadzie miesięcznego rozliczania przejechanych kilometrów czy w formie ryczałtu), kto może prowadzić samochód firmowy. Warto w punkcie regulaminu dotyczącym wynagrodzenia za użytkowany przez pracownika na prywatne cele samochód zwrócić uwagę na cenę takiej usługi. Należy ustalić ją jako cenę rynkową, a to z tego względu, że podatnik i jego pracownik są podmiotami powiązanymi. Ponadto biorąc pod uwagę, iż wynajmowanie samochodu pracownikowi stanowi odpłatne świadczenie usługi w świetle ustawy o VAT konieczne jest uregulowanie kwestii dokumentu potwierdzającego wykonanie jej na rzecz pracownika (faktura, paragon). Kolejnym zagadnieniem jest kwe...