Na co zwrócić uwagę podczas rozliczania umowy z programistą?

Outsourcing usług informatycznych w ciągu ostatnich lat zyskał ogromną popularność. Coraz więcej specjalistów z branży IT, a zwłaszcza grafików, programistów, testerów czy tzw. etycznych hakerów (ang. white hats) jest zatrudnianych w oparciu o umowę cywilnoprawną. Czy rzeczywiście to dla pracodawcy tańsze i lepsze rozwiązanie niż umowa o pracę? Na co warto zwrócić uwagę podczas zawierania i rozliczania umowy z programistą i komu przysługują prawa autorskie do stworzonego programu?

Zatrudnienie programisty na umowę o pracę a umowę cywilnoprawną

Z punktu widzenia pracodawców, za zatrudnianiem freelancerów przemawiają przede wszystkim niższe koszty. Umowa o pracę wiąże się z koniecznością odprowadzania kompletu składek do ZUS i NFZ. W przypadku umów cywilnoprawnych pracodawca ponosi znacznie niższe obciążenia dodatkowe (w umowie o dzieło są one praktycznie zerowe).

Decydując się na podstawę współpracy należy pamiętać, że umowa o dzieło i zlecenie są regulowane przepisami kodeksu cywilnego. Oznacza to dużą swobodę w formułowaniu ich postanowień, a także brak instrumentów prawa pracy, które chronią pracownika i dyscyplinują strony umowy.

Z drugiej strony, w umowach cywilnoprawnych nie znajdziemy stosunku podporządkowania i co do zasady, obowiązku osobistego wykonywania pracy. To dlatego w tym kontekście częściej używa się określenia „współpracownik” niż „pracownik”. Zarówno zlecający, jak i wykonawca są względem siebie równorzędnymi partnerami. O ile takie rozwiązanie dla pracownika jest wygodne, dla pracodawcy już niekoniecznie.

Różnice między formami współpracy pojawiają się także na wielu innych płaszczyznach dotyczących:

• ryzyka niewykonania pracy,
• terminów rozwiązania umowy,
• przedawnienia roszczeń
• praw autorskich i rozliczania za wykonana pracę.

Pracodawca, nawiązując współpracę z zakresu IT, powinien się zastanowić, czy woli mieć pracownika na stałe, ale większym kosztem, czy specjalistę, który będzie wprawdzie tańszy, ale po wykonaniu zadania odejdzie.

Jak prawidłowo konstruować umowę z programistą

O ile elementy umowy o pracę są względnie stałe i trudno w niej o daleko idące modyfikacje, kontrakty cywilnoprawne opierają się o zasadę swobody umów. W praktyce oznacza to, że strony mogą w nich zawrzeć każde postanowienie, które nie jest sprzeczne z:

• naturą danego stosunku prawnego,
• przepisami prawa,
• zasadami współżycia społecznego.

Ze względu na tak dużą elastyczność, warto dobrze przemyśleć, z jakich elementów będzie składała się umowa z programistą i jaki model wynagrodzenia zostanie w niej uwzględniony. Szczególną uwagę należy przywiązywać do:

• określenia typu umowy

Dla jednorazowej współpracy dotyczącej stworzenia konkretnej aplikacji wystarczająca będzie umowa o dzieło. Jeżeli jednak praca programisty obejmuje np. długofalową optymalizację lub tworzenie kodu źródłowego, lepszym wyborem może okazać się zlecenie.

Popularną koncepcją jest też zawarcie tzw. umowy ramowej, w ramach której będą zawierane kolejne, mniejsze kontrakty, odpowiadające danemu fragmentowi prac. To jednak umowa ramowa reguluje ogólne zasady współpracy.

W sektorze IT pojawia się też bardzo wiele umów nienazwanych, które łączą w sobie elementy poszczególnych, kodeksowych konstrukcji. To dobre rozwiązanie w przypadku mniej typowych usług, np. łączenia stworzenia software’u z jego wdrożeniem i utrzymaniem.

• oznaczenie przedmiotu umowy

Szczególnie istotne w umowach z branży IT jest dokładne określenie usługi, którą ma wykonać specjalista. Potencjalne problemy mogą pojawić się w kontekście interpretacji zbyt ogólnych postanowień umownych. Techniczne określenia, takie jak „działająca aplikacja”, „kod wynikowy” czy „dokumentacja” powinny mieć swoje umowne definicje.

Dzięki dokładnemu opisaniu przedmiotu umowy strony mogą uniknąć niepotrzebnego sporu sądowego dotyczącego niewykonania lub nienależytego wykonania postanowień kontraktu.

• model wynagrodzenia

Umowy cywilnoprawne z programistami rzadko kiedy opiewają na ustaloną „pensję”. Znacznie częściej wynagrodzenie wyliczane jest według jednego z dwóch schematów:

• fixed price – w tym modelu wysokość wynagrodzenia ustalana jest w kontekście wykonania i oddania całego projektu, jest on charakterystyczny dla kontraktów podobnych do umowy o dzieło,
• time and material – częściej spotykany w umowach zbliżonych do zlecenia uzależnia wysokość wynagrodzenia od czasu pracy programisty.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony umówiły się na formułę mixed remuneration. W takiej sytuacji wynagrodzenie główne przyznawane jest za projekt, ale ewentualne poprawki lub zmiany wyceniane są godzinowo.

• klauzule poufności i zakazu konkurencji

Umowy zawierane z programistami często są zabez...