Istotą faktury zbiorczej jest zawarcie w jednym dowodzie kilku transakcji. Oznacza to, że umieszczenie na jednej fakturze wielu pozycji dotyczących dostawy towarów bądź usług wykonanych w tym samym okresie rozliczeniowym, tj. z reguły w tym samym miesiącu. Przy wystawieniu tego rodzaju dokumentu stosować należy ogólne zasady wystawiania faktur, brak jest bowiem szczególnych warunków wymaganych dla wystawienia faktury zbiorczej.

Zagadnienie to nie doczekało się regulacji w ustawie o VAT. Można co najwyżej znaleźć interpretacje indywidualne organów skarbowych poruszające kwestię zdefiniowania terminu „faktura zbiorcza”.
Przykład stanowić może interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 12 sierpnia 2004 r., sygn. IPTPP4/443-467/14-2/OS. Organ podatkowy uznał w niej, że istnieje prawo do dokumentowania sprzedaży kilku dostaw w ramach tego samego okresu rozliczeniowego, o ile są one wykonane w trakcie danego miesiąca na rzecz jednego nabywcy. Sposobem jest wystawienie jednej faktury w ostatnim dniu tego miesiąca, która dokumentuje sprzedaż z całego miesiąca, najpóźniej do 15 dnia miesiąca dokonania dostawy.

Przykład
Podatnik VAT prowadzi działalność w zakresie usług IT. Swoje usługi świadczy gdy klienci zgłoszą takie zapotrzebowanie (działa na wezwanie). Jednemu z nich prace wykonał 7, 8, 14, 21, 28 i 31 dnia miesiąca. W związku z tym wystawił mu fakturę dokumentującą wszystkie prace wykonane na przestrzeni tego czasu.

Elementy faktury zbiorczej

Powinna ona zawierać takie same elementy, które znajdują się w „zwykłej” fakturze a określone zostały w art. 106e ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Przepis ten jako obligatoryjne elementy faktury (a więc i faktury zbiorczej) wymienia m.in.:

• datę wystawienia,
• numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, w sposób jednoznaczny identyfikujący fakturę,
• personalia kontrahentów i ich adresy,
• ich numery NIP,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile data taka jest określona i jest inna niż data wystawienia faktury,
• nazwę towaru lub usługi,
• cenę jednostkową bez podatku,
• wartość netto,
• stawkę i kwotę podatku,
• wartość brutto.

Który moment jest datą dostawy

Faktura zbiorcza dokumentująca dostawy wykonane w danym miesiącu musi wyszczególniać daty poszczególnych transakcji a więc dostaw towarów lub świadczenia usług przeprowadzonych w tym czasie. Jest to ugruntowane stanowisko organów skarbowych, które przyjęte zostało jako reguła. Przyk...