Księgi handlowe krok po kroku (13) Ewidencja syntetyczna i analityczna. Zestawienie obrotów i sald

Ewidencja syntetyczna i analityczna to dwa poziomy prowadzenia ksiąg rachunkowych, które różnią się stopniem szczegółowości zapisywanych informacji.

Zaznaczmy na początek, że zarówno konta syntetyczne jak i konta analityczne składają się na system ewidencji księgowej jednostki. Pierwsze nazywane są kontami głównymi, drugie natomiast kontami pomocniczymi.

Jeśli chodzi o konta syntetyczne, w ich skład wchodzą wszystkie konta bilansowe i wynikowe objęte zakładowym planem kont. Za ich pomocą jednostka ma możliwość dokonywania ewidencji księgowej operacji gospodarczych sumami zbiorczymi, oczywiście przy poszanowaniu znanej już Wam zasady podwójnego zapisu. Przypomnijmy, że chodzi o tę zasadę, która nakazuje księgować odpowiednią, identyczną co do wartości kwotę na przeciwstawnych stronach co najmniej dwóch kont księgowych.

Prowadząc ewidencję na kontach syntetycznych (w uproszczeniu nazywanej ewidencją syntetyczną), trzeba pamiętać, że suma wszystkich obrotów po stronie Wn wszystkich kont syntetycznych powinna się równać sumie obrotów po stronie Ma tych kont. Dodatkowo suma sald debetowych wynikających z zapisów na wszystkich kontach syntetycznych powinna się równać sumie sald kredytowych tych kont (w uproszczeniu lewa strona zawsze musi być równa prawej).

Biorąc pod uwagę powyższe, łatwo zgadnąć, że konta księgi głównej stanowią podstawowe źródło informacji o zdarzeniach gospodarczych, które miały w jednostce miejsce w danym okresie sprawozdawczym. Są to jednakże informacje o charakterze ogólnym.

Ich uszczegółowieniu oraz doprecyzowaniu służy natomiast drugi rodzaj kont księgowych. Chodzi mianowicie o konta pomocnicze. Ewidencja przy ich pomocy nazywa się ewidencją analityczną.

Co do zasady ewidencji na kontach analitycznych dokonuje się w porządku systematycznym, jako „podkonto” konta syntetycznego. Można zatem stwierdzić (w pewnym uproszczeniu), że konta analityczne wchodzą w skład konta syntetycznego. Są one bowiem powiązane z głównym kontem syntetycznym na zasadzie powtórzenia zapisu. Oznacza to zatem, że dokonywany zapis na koncie analitycznym jest powtórzeniem zapisu dokonanego na koncie syntetycznym. Za moment wytłumaczymy to na przykładzie.

Wskazówka

Do kont o charakterze syntetycznym stosuje się zasadę podwójnego zapisu.

Konta analityczne działają natomiast na zasadzie zapisu jednostronnego.

Konta analityczne prowadzi się w szczególności dla posiadanych przez jednostkę środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, rozrachunków z dostawcami, odbiorcami, rozrachunków z pracownikami, sprzedaży, zakupu, kosztów, operacji gotówkowych itd.

...