Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Aktualności:

wszystkie aktualności »

Artykuły: Pracownicy: zatrudnianie, urlopy, zasiłki, świadczenia, ekwiwalenty

29.11.2018

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych – prawa i obowiązki pracodawcy, obowiązki ZUS

Od 2019 r. dokumentację pracowniczą nowo zatrudnionych podatników będzie można przechowywać przez 10 a nie 50 lat. Oznacza to jednak niestety konieczność przekazywania jeszcze większej ilości informacji do ZUS, który przypomina pracodawcom o ich nowych obowiązkach. Obowiązki będą mieli też pracodawcy, którzy zechcą skrócić okres przechowywania akt pracowników zatrudnionych wcześniej. 

Okres przechowywania akt - istotna jest data zatrudnienia

Okres, przez który od nowego roku trzeba będzie przechowywać akta pracownicze, zależy od daty zatrudnienia pracownika czy zleceniobiorcy. Jeśli został zatrudniony przed 1999 r., to tak jak teraz należy przechowywać dokumentację przez 50 lat. Natomiast akta wszystkich nowo zatrudnianych pracowników i zleceniobiorców (od 2019 r.) będą przechowywane krócej – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Skrócenie okresu przechowywania akt

Okres przechowywania dokumentacji pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999–2018 można skrócić z 50 do 10 lat, po spełnieniu dwóch dodatkowych warunków:

  • złożenia oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW),

oraz

  • przekazania do ZUS raportów (ZUS RIA).

Jeśli pracodawca nie złoży za swoich pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych ZUS RIA, to tak jak obecnie będzie przechowywać przez 50 lat listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru renty albo emerytury obliczanej na starych zasadach.

Oświadczenie i raporty

Dokument ZUS OSW zawiera oświadczenie, że pracodawca przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w latach 1999–2018. To oświadczenie można złożyć w wybranym przez pracodawcę momencie. Będzie je można wycofać - ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Raporty informacyjne ZUS RIA

Raporty informacyjne ZUS RIA będą składane za każdego pracownika czy zleceniobiorcę, który po raz pierwszy podjął pracę w latach 1999–2018. Dotyczy to także osób zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. W raportach tych będą przekazywane dane, które obecnie należy poświadczać w formie papierowej, w przypadku wystawiania pracownikom i zleceniobiorcom dokumentów, które trzeba dołączyć do wniosku o przyznanie świadczenia, np. emerytury. Dane z raportów zostaną zapisane przez ZUS na koncie ubezpieczonego.

Raporty informacyjne ZUS RIA - terminy

Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA i go nie odwoła, to taki raport za każdego pracownika i zleceniobiorcę należy przekazać:

  • w ciągu roku od dnia, w którym zostanie złożone oświadczenie – jeśli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia,

  • razem z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeśli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.

Należy też przekazać kopię raportu informacyjnego ZUS RIA (w formie papierowej) pracownikowi lub zleceniobiorcy, który przestanie pracować. Natomiast po 10 latach przechowywania dokumentacji powstanie obowiązek wydania byłemu pracownikowi czy zleceniobiorcy dokumentów związane z jego zatrudnieniem, jeśli tego zażąda.

Dane w raporcie ZUS RIA

W raporcie informacyjnym ZUS RIA należy podawać następujące dane:

  • wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru renty lub emerytury, której wysokość ZUS oblicza według starych zasad – za lata kalendarz...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy
do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

podaj e-mail:
wprowadź hasło:

zapomniałem hasła | problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających poglębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »