Koniec roku bilansowego. Inwentaryzacja aktywów i pasywów

Koniec roku to czas, w którym zaczynamy już myśleć o zamknięciu ksiąg rachunkowych danego roku. Jest to również okres, w którym należy przypomnieć sobie o obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji posiadanych aktywów i pasywów. Sprawdźmy, według jakich zasad należy ją przeprowadzić.

Konieczność przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn.). Już na samym początku ustawy, w art. 4 ust. 3 wskazane jest, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Pośrednio, obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika również z zapisu, zgodnie z którym jednostki mają obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Trzeba tu zaznaczyć, że dane, które wykazuje się w sprawozdaniu finansowym, mogą być wiarygodne w zasadzie jedynie w sytuacji, gdy zostały zweryfikowane ze stanem faktycznym.

Jaki jest cel inwentaryzacji

Podstawowym celem przeprowadzania inwentaryzacji jest:

• ustalenie faktycznego (rzeczywistego) stanu aktywów i pasywów jednostki,
• porównanie rzeczywistych danych uzyskanych podczas inwentaryzacji z danymi wykazanymi w księgach rachunkowych,
• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie jednostki.

Metody inwentaryzacji

Co do zasady, ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku, dokonywanego w trakcie inwentaryzacji, może odbywać w formie:

• spisu z natury,
• potwierdzenia sald,
• porównania stanów określonych w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi.

Pamiętajmy, że wybór formy inwentaryzacji nie jest dowolny. Zakres zastosowania każdej z nich określają przepisy ustawy o rachunkowości.

Czas na inwentaryzację

Zwróćmy uwagę, jednostki gospodarcze mają obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Warto jednak podkreślić, że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Wynika z tego, że inwentaryzacja składników aktywów może być prowadzona między 1 października a 15 stycznia.

Określenie metod i terminów inwentaryzacji

• W formie spisu z natury na ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości) inwentaryzujemy:
  • aktywa pieniężne, czyli krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
  • papiery wartościowe w postaci materialnej,
  • rzeczowe składniki aktywów obrotowych (produkty gotowe, produkty w toku produkcji, półprodukty, materiały i towary) odpisywane w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia.

• W formie spisu z natury na ostatni kwartał roku obrotowego, do 15 dnia następnego roku inwentaryzujemy:
  • znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowe składniki aktywów obrotowych (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości),
  • znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe - z&...