Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Aktualności:

wszystkie aktualności »

Artykuły: Rachunkowość: PKPiR | Pełna księgowość | Ewidencje podatkowe i księgowe

31.03.2022

Jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR)

Sprawdź czy możesz ewidencjonować przychody i koszty (wydatki) dla celów podatku dochodowego w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – PKPiR i jak to robić.

 

 

 

Dla kogo jest PKPiR

 

Podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) możesz prowadzić, jeśli spełniasz trzy warunki:

  • rozliczasz podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 17% i 32%) lub liniowo, według stawki 19%,
  • prowadzisz działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, przedsiębiorstwo w spadku
  • przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2 mln euro (w roku 2022 limit w złotówkach wynosi - 9 188 200 zł).

Ważne! Jeśli w 2021 roku osiągnąłeś albo przekroczyłeś limit 9 188 200 zł netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych, zobowiązany jesteś w 2022 roku do prowadzenia pełnej księgowość w formie ksiąg rachunkowych.

 

Kiedy założyć i jak prowadzić PKPiR

 

Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się:

  • na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub
  • na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

Księgę możesz prowadzić papierowo lub elektronicznie (program komputerowy). Jeśli prowadzisz księgę w formie papierowej, wszystkie jej strony muszą być spięte (zbroszurowane) i kolejno ponumerowane.

Wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów znajdziesz w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jeśli prowadzisz księgę w formie elektronicznej, powinieneś:

  • określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia (przepisy nie wskazują, jak powinna wyglądać taka instrukcja; może to być na przykład dołączony do księgi podręcznik opisujący zasady działania danego programu)
  • stosować program komputerowy zapewniający bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz umożliwiający wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi
  • przechowywać dane w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

Nie musisz drukować PKPiR. Dokumenty księgowe zapisz na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych, na przykład jako pliki PDF. Przechowuj je w dedykowanych folderach, w porządku chronologicznym, z podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe. Dodatkowo zrób kopię na osobnych nośnikach danych, na przykład na pendrive.

Zapisy powinny być dokonywane na bieżąco, w języku polskim i walucie polskiej.

Księgę należy prowadzić rzetelnie i w sposób niewadliwy.

Ewidencja wadliwa to taka, w której są błędy formalne, na przykład nie została zbroszurowana, brakuje numeracji poszczególnych kart, czy chronologii.

Ewidencja nierzetelna, to taka która:

  • zawiera wpis o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie zaistniało (na przykład na podstawie tak zwanej pustej faktury)
  • nie zawiera wpisu o zdarzeniu, które rzeczywiście zaistniało (na przykład nieujawnienie części obrotu)
  • zawiera kwoty inne niż zaistniałe w rzeczywistości (na przykład zaniżenie obrotu).

Pamiętaj! Nierzetelność jest traktowana jako przestępstwo skarbowe, natomiast wadliwość jako wykroczenie skarbowe.

Jeśli organ podatkowy uzna księgę za nierzetelną lub wadliwą, sam określi podstawę opodatkowania oraz może nałożyć karę grzywny.

 

Co zapisywać w PKPiR – dowody księgowe

 

Podstawą zapisów w PKPiR są dowody księgowe, czyli między innymi:

  1. faktury VAT, w tym faktury VAT RR, dokumenty celne, rachunki, wystawione zgodnie z właściwymi przepisami (na przykład ustawą o VAT)
  2. inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, w tym:
    • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem
    • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi
    • dowody przesunięć
    • dowody opłat pocztowych i bankowych
    • inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat
    • raporty fiskalne
    • opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych (przy czym opis ten musi być połączony z nadesłaną następnie fakturą)
    • dowody wewnętrzne (w ściśle określonych w rozporządzeniu przypadkach).

Dokumenty te muszą zawierać:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
  • oznaczenie numerem lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu
    z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

 

Jakie ewidencje trzeba prowadzić łącznie z PKPiR

 

Jeśli prowadzisz PKPiR, dodatkowo musisz prowadzić:

Pamiętaj, że nie musisz prowadzić:

  • karty przychodów pracowników
  • ewidencji wyposażenia o wartości początkowej ponad 1500 zł i przewidywanym okresie używania krótszym niż jeden rok.

Przykład

Pan Stanisław prowadzi działalność gospodarczą od 2015 roku, zatrudnia 3 pracowników, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W latach 2015 – 2019 prowadził imienne karty przychodów pracowników, a zakupy ujmował w ewidencji wyposażenia. Od 2020 roku nie ma takiego obowiązku.

 

Gdzie i jak długo przechowywać PKPiR

 

PKPiR musisz przechowywać - co do zasady - w siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności.

Jeśli PKPiR prowadzi dla ciebie biuro rachunkowe, to księga, wraz z dokumentacją, powinna być przechowywana w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro.

Jeżeli twoją księgowość prowadzi biuro rachunkowe, to w miejscu wykonywania działalności prowadzisz ewidencję sprzedaży. Ta ewidencja powinna zawierać: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz wysokość tego przychodu. Może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznie.

Ważne! Jesteś zwolniony z dodatkowego ewidencjonowania sprzedaży, jeśli prowadzisz ewidencję na kasie fiskalnej.

Księgę wraz z dokumentację musisz przechowywać 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tej księgi.

Przykład

Ostateczny termin płatności podatku dochodowego za 2020 rok przypada 30 kwietnia 2021 roku. Księgę podatkową za 2020 roku. wraz z dowodami i dokumentacją należy przechowywać co najmniej do końca 2026 roku.

 

Sposoby ujmowania kosztów w KPiR

 

Za dzień poniesienia kosztu uważa się - co do zasady - dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w PKPiR.

Jednak w przypadku kosztów na przełomie roku masz do wyboru dwie metody ewidencjowania: metodę memoriałową lub kasową.

Metoda memoriałowa, polega na tym że koszty dzielisz na bezpośrednio i pośrednio związane z osiągniętym w danym roku przychodem, czyli na koszty bezpośrednie i pośrednie. Ten podział jest ważny, bo od tego do jakiej kategorii należy dany koszt, zależy z jaką datą zostanie ujęty w ewidencji.

Koszty pośrednie to takie, których nie można jednoznacznie przyporządkować do konkretnego przychodu. Te koszty należy ewidencjonować co do zasady na podstawie daty wystawienia faktury przez twojego dostawcę. Do kosztów pośrednich można zaliczyć na przykład: najem, koszty utrzymania biura, szkolenia, reklamę i promocję.

Koszty bezpośrednie to takie, które można przyporządkować do przychodu. Należy je ująć w tym roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody - ale tylko do dnia złożenia deklaracji podatkowej za dany rok. Do kosztów bezpośrednich można zaliczyć na przykład: maszyny i urządzenia wykorzystywane w firmie, materiały do produkcji firmowej.

Przykład

Pan Marcin kupił maszynę w listopadzie 2020 roku z odroczonym terminem płatności (płatność w styczniu 2021), ale maszynę odsprzedał klientowi w grudniu 2020 roku. Koszt zakupu, mimo że poniesiony w styczniu 2021 roku zaewidencjonował w PKPiR za rok 2020.

Metoda kasowa (uproszczona) polega na tym, że koszty w PKPiR ujmuje się w dniu ich poniesieni...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy
do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

podaj e-mail:
wprowadź hasło:

zapomniałem hasła | problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających pogłębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »