Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Aktualności:

wszystkie aktualności »

Artykuły: Pracownicy: zatrudnianie, urlopy, zasiłki, świadczenia, ekwiwalenty

17.08.2020

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą

Kiedy zatrudniasz pracownika, masz obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W skład tej dokumentacji wchodzą: akta osobowe pracowników (A, B, C, D) i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Ma ona być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy możesz zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.

Pamiętaj! Niezależnie od dokumentacji pracowniczej prowadzisz dokumentację dla potrzeb ZUS i spraw podatkowych.

 

Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych

 

Akta osobowe pracownika składają się z 4 części: A, B, C, D i obejmują:

  • w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
    • umowę o pracę,
    • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
    • zakres czynności (zakres obowiązków),
    • potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia,
    • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
    • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
    • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP,
    • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
    • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
    • dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
    • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
    • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
    • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
    • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  • w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
    • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
    • dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
    • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
    • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych danego pracownika przechowujesz w porządku chronologicznym i numerujesz. Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych wydzielonych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

W aktach osobowych prowadzonych w postaci papierowej przechowujesz odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez ciebie lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

 

Jaka dokumentacja jest związana ze stosunkiem pracy

 

W zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy masz obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:

  • dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy,
  • dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego,
  • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy),
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 Kodeksu pracy).

W skład dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy wchodzi:

  • ewidencja czasu pracy obejmująca:
    • pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury,
    • urlopy,
    • zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
    • czas pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
  • wnioski pracownika dotyczące m.in.:
    • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
    • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
    • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
    • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy.
  • dokumentacja związana:
    • ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
    • z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),
    • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
  • zgody:
    • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
    • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. ...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy
do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

podaj e-mail:
wprowadź hasło:

zapomniałem hasła | problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających pogłębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »