Identyfikator podatkowy – NIP czy PESEL?

Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne i inne podmioty, uzyskujące/mające na podstawie odrębnych ustaw co najmniej jeden z trzech statusów: 1) podatnika, 2) płatnika podatku, 3) płatnika składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Od 1 września 2011 r., zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (dalej: Pp - 1), istnieją dwa identyfikatory podatkowe, tj.:

• numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług,

• NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2 ustawy (Pp - 1), tj.:

a) osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz innych podmiotów, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami,

b) osób fizycznych nieobjętych rejestrem PESEL, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami,

c) osób fizycznych objętych rejestrem PESEL prowadzących działalność gospodarczą,

d) osób fizycznych objętych rejestrem PESEL będących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług,

e) płatników podatków,

f) płatników składek na ubezpieczenia społeczne,

g) płatników składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Jeżeli identyfikatorem podatkowym podmiotu, w tym osoby fizycznej, jest NIP (spełniony którykolwiek ze statusów wymienionych wyżej przy literach a-g), to taki podmiot podlega obowiązkowi ewidencyjnemu w pełnym zakresie, w tym w zakresie dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego i uzyskania NIP oraz aktualizacji danych objętych tym zgłoszeniem w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Jeżeli osoba fizyczna objęta rejestrem PESEL spełnia którykolwiek ze statusów wyżej wymienionych przy literach c-g, to jako identyfikator podatkowy powinna podawać NIP. Natomiast, jeżeli żadnego z tych statusów nie spełnia, to jako identyfikator podatkowy powinna podawać numer PESEL.

Zgodnie z art. 3a ustawy (Pp - 1), w przypadku gdy z odrębnych przepisów wynika obowiązek podawania NIP, obowiązek ten dotyczy wyłącznie podmiotów, które są obowiązane posiadać NIP na podstawie przepisów ustawy (Pp - 1).

Podatnicy i płatnicy podatków lub składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne są obowiązani podawać identyfikator podatkowy na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne (art. 11 ust. 1 ustawy – Pp - 1).

Osoba fizyczna objęta rejestrem PESEL jako identyfikator podatkowy podaje numer PESEL (we wszystkich ww. dokumentach) oraz na żądanie płatników, jeżeli nie prowadzi działalności gospodarczej, ani nie jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, ani nie jest płatnikiem podatków, ani nie jest płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

Podatnik powinien poinformować płatnika podatku (pracodawcę, urząd pracy) o swoim identyfikatorze podatkowym, natomiast płatnik podatku w składanych dokumentach (np. w informacji PIT-11) powinien wykazać wskazany przez podatnika identyfikator podatkowy.

Dla przedsiębiorcy – NIP jest nie tylko identyfikatorem podatkowym, ale również identyfikatorem, który przedsiębiorca jest obowiązany umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych w zakresie swojej działalności do oznaczonych osób i organów oraz posługiwać się nim w obrocie prawnym i gospodarczym (art. 16 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).

Zastosowanie właściwego identyfikatora podatkowego (we wszystkich składanych w danym okresie dokumentach) jest zdeterminowane statusem ewidencyjnym w okresie, za jaki dokonuje się czynności, a nie w momencie dokonywania tej czynności. Na korektach deklaracji należy posługiwać się identyfikatorem podatkowym właściwym dla okresu, którego dotyczy korygowana deklaracja (tj. takim jak na korygowanej deklaracji).

Zatem objęta rejestrem PESEL osoba składająca zeznanie za rok 2012, w którym nie spełniała żadnego ze statusów wyżej wymienionych przy literach c-g, jako swój identyfikator podatkowy w tymże zeznaniu podaje numer PESEL, niezależnie od tego czy w 2013 r. podjęła działalność gospodarczą, czy nie. Jeżeli taka osoba będzie składała korektę tego zeznania za 2012 r., to w tym korygującym zeznaniu również podaje numer PESEL, nawet wówczas, gdy w momencie składania przedmiotowej korekty prowadzi działalność gospodarczą.

NIEKTÓRE ZMIANY W ZAKRESIE EWIDENCJI PODATNIKÓW (OBOWIĄZUJĄCE PO 2011 R.)

Ustawą o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników oraz niektórych innych ustaw (dalej: Pp - 2) wprowadzono szereg istotnych zmian, m.in.:

• w związku z wprowadzeniem zasilania rejestru podatników (CRP KEP) danymi ewidencyjnymi z rejestru PESEL, ograniczono zakres danych podlegających zgłoszeniu i aktualizacji przez osoby objęte rejestrem PESEL;

• za identyfikator podatkowy osoby fizycznej objętej rejestrem PESEL, nieprowadzącej działalności gospodarczej lub niebędącej zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, o ile nie jest płatnikiem, przyjęto numer PESEL:

a) ww. osoby nie mają obowiązku dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego (i uzyskiwania NIP),

b) aktualizację danych przez ww. osoby ograniczono do zgłaszania adresu zamieszkania (w ramach składanych deklaracji lub innych dokumentów związanych z obowiązkiem po...