Faktura wystawiona na błędnego kontrahenta - co zrobić?

Przypadki wystawiania faktur na całkowicie innego kontrahenta, niż właściwy nabywca, nie należą do rzadkości. Czasem pracownik wystawiający faktury pomyli kody kontrahentów, czasem początkujący pracownik pomyli się podczas nauki obsługi programu do faktur, a czasem to sam kontrahent po jakimś czasie zorientuje się, że zakup miał być na inną, siostrzaną firmę. Jak należy w takich przypadkach postępować?

Nota korygująca

Najprostszym rozwiązaniem wydaje się wystawienie noty korygującej. Przypomnijmy jednak, że zgodnie z § 15 rozporządzenia ministra finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360 z późn. zm.) nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki (…) może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą.
Niewątpliwie doszło do pomyłki. Powstaje tu jednak pytanie, który podmiot w rzeczywistości mógłby tą notę korygującą wystawić? Przecież właściwy nabywca, który odebrał towar, nie może wystawić noty korygującej, ponieważ nie otrzymał faktury – ta trafiła do innego kontrahenta. Natomiast „błędny” kontrahent, który otrzymał fakturę, nie jest w tej transakcji nabywcą – to nie on kupował towar. W podsumowaniu okazuje się zatem, że w przypadku tego rodzaju błędu, nie ma możliwości „wyprostowania” pomyłki za pomocą noty korygującej.

Faktura korygująca

Innym narzędziem, wskazanym również przez ww. rozporządzenie, na warunkach § 14, może być faktura korygująca. Jeżeli podatnik – sprzedawca wystawił fakturę na innego kontrahenta, niż faktycznie dokonana była sprzedaż, a do wykrycia pomyłki doszło po pewnym czasie, należałoby wystawić dwa dokumenty:

• fakturę korygującą, zmniejszającą wykazaną na fakturze pierwotnej sprzedaż „do zera”, wystawioną dla „błędnego” kontrahenta,
• fakturę sprz...