Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Aktualności:

wszystkie aktualności »

Artykuły: Pytania i odpowiedzi: Podatki, ZUS, działalność gospodarcza

09.11.2018

Elektroniczne zwolnienia lekarskie e-ZLA - wszystko, co powinni wiedzieć płatnicy

Od 1 grudnia 2018 r. obowiązek wystawiania zwolnień lekarskich w formie elektronicznej staje się powszechny. Dla płatników i pracodawców oznacza to kilka nowych obowiązków, ale również duże ułatwienia dotyczące spraw kadrowo-płacowych związanych z chorobowymi absencjami pracowników. Publikujemy odpowiedzi na kilkadziesiąt najczęściej zadawanych pytań, związanych z pojawieniem się e-ZLA, opracowane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

 

Czy muszę mieć profil na PUE ZUS?

Tak, gdy jesteś zobowiązany, aby przekazywać nam elektronicznie dokumenty ubezpieczeniowe. Jeśli nie jesteś, możesz taki profil utworzyć dobrowolnie. Założenie profilu na PUE ZUS jest bezpłatne, a daje szereg korzyści i możliwości, związanych nie tylko z e-ZLA.

Jeśli nie utworzysz profilu, jesteś zobowiązany poinformować (pisemnie) swoich nowo zatrudnionych pracowników (w pierwszym dniu, w którym podlegają ubezpieczeniu chorobowemu) o tym, że muszą dostarczać wydruk zwolnienia w sytuacji, gdy lekarz/asystent medyczny wystawi je im w formie elektronicznej.

Czy muszę przekazać wydruk e-ZLA do ZUS?

Nie. Jeśli nie masz profilu na PUE ZUS, pracownik dostarczy Ci wydruk e- ZLA. Nie musisz go przekazywać do nas. E-ZLA trafi do nas automatycznie po wystawieniu przez lekarza/asystenta medycznego. Jednak jeśli nie jesteś płatnikiem zasiłków, będziesz musiał przekazać do nas w ciągu 7 dni od otrzymania wydruku e-ZLA, zaświadczenie płatnika składek Z-3, w którym podasz nam informacje niezbędne do ustalenia prawa do zasiłku. Z-3 potraktujemy także jako wniosek Twojego pracownika o zasiłek.

W jakiej zakładce na PUE ZUS są widoczne e-ZLA?

E-ZLA na PUE ZUS są dostępne w formie:

  • dokumentów elektronicznych, które wystawił lekarz/asystent medyczny; zawierają one podpis lekarza/asystenta medycznego (są w wydzielonej części skrzynki ,,Dokumenty i wiadomości'') oraz

  • danych ze zwolnień (są w zakładce „Zaświadczenia lekarskie").

Czy w związku z tym, że lekarze od 1 stycznia 2016 r. wystawiają e-ZLA, płatnik składek np. spółka z o.o. musi założyć konto na PUE ZUS?

Profil na PUE ZUS muszą mieć płatnicy, którzy mają obowiązek przekazywać elektronicznie dokumenty ubezpieczeniowe. Pozostali płatnicy składek mogą taki profil utworzyć dobrowolnie. Jeśli go jednak nie utworzą, muszą poinformować (pisemnie) swoich nowo zatrudnionych pracowników (w pierwszym dniu, w którym podlegają ubezpieczeniu chorobowemu) o tym, że muszą dostarczać wydruk zwolnienia w sytuacji, gdy lekarz/asystent medyczny wystawi je im w formie elektronicznej.

Profil zakładamy zawsze dla osoby fizycznej. Płatnik składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi działać przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. pracownikowi swojej firmy lub biura rachunkowego.

Jak założyć profil płatnika na PUE ZUS abym miał dostęp do e-ZLA?

Nie zmieniliśmy zasad, na jakich klienci mogą założyć konto na PUE ZUS. Profil zakładamy dla osoby fizycznej. Jeśli jesteś płatnikiem składek i jesteś osobą fizyczną, możesz założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej. Płatnik składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musi udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. pracownikowi swojej firmy lub biura rachunkowego.

Jeśli jesteś osobą fizyczną musisz założyć swój profil w standardowy sposób (szczegółowe informacje znajdziesz w instrukcji PUE krok po kroku). Natomiast pełnomocnictwo musisz złożyć w placówce ZUS, osobiście lub wysłać pocztą. Jeśli pełnomocnictwa udzieliłeś w formie elektronicznej (na formularzu ZUS-PEL), możesz je przesłać do ZUS z PUE (przez płatnika - mocodawcę, który ma swój profil na PUE ZUS).

Od 14 sierpnia 2018r. wprowadziliśmy na PUE ZUS możliwość udzielania pełnomocnictwa wyłącznie do e-ZLA.

Kto ma założyć profil na PUE aby móc odbierać zwolnienia lekarskie, gdy spółka ma kilku właścicieli?

Płatnik składek, który nie jest osobą fizyczną działa przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli, którzy mogą wskazać osobę upoważnioną do czynności przed ZUS. Przepisy nie regulują, kto powinien mieć dostęp do profilu płatnika składek na PUE ZUS.

Po jakim czasie od wystawienia e-ZLA będę widział je na PUE ZUS?

e-ZLA system przekaże Ci on-line, bezpośrednio po wystawieniu przez lekarza/asystenta medycznego. Natomiast dane o e-ZLA są dostępne później (należy uwzględnić cykle przetwarzania w systemie ZUS).

Dlaczego nie mogę założyć profilu na PUE na zakład pracy?

Zgodnie z art. 30 § 3 kodeksu postępowania administracyjnego strony niebędące osobami fizycznymi działają przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli. Przepis ten dotyczy nie tylko osób prawnych, lecz także państwowych (samorządowych) jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz organizacji społecznych nieposiadających osobowości prawnej.

Do osób prawnych ma zastosowanie art. 38 kodeksu cywilnego. W jego myśl osoba prawna działa poprzez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie. W razie gdy stroną postępowania administracyjnego jest osoba prawna, organ administracji publicznej powinien ocenić, czy w sprawie występuje należycie umocowany przedstawiciel tej osoby prawnej.

Sposób uzyskania dostępu do roli płatnika składek w przypadku płatników niebędących osobami fizycznymi wynika z Regulaminu Nowego Portalu Informacyjnego ZUS (PUE ZUS).

Czy zakład pracy może upoważnić, np. pracownika do odbioru elektronicznych zwolnień lekarskich?

Tak. Jeśli jesteś płatnikiem i masz obowiązek rozliczać się z nami w formie elektronicznej, musisz założyć profil na PUE ZUS. Profil zakładamy zawsze dla osoby fizycznej.

Jeśli jesteś płatnikiem składek – osobą fizyczną, możesz założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej. W takim przypadku profil możemy założyć i dla płatnika - osoby fizycznej i dla pełnomocnika (osoby fizycznej) lub tylko dla pełnomocnika.

Jeśli jesteś płatnikiem składek - osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, musisz działać przez swoich przedstawicieli ustawowych lub statutowych, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi. W takim przypadku profil będzie miała osoba fizyczna (pracownik), która równocześnie uzyska dostęp do roli płatnika składek.

Od 14 sierpnia 2018r. wprowadziliśmy na PUE ZUS możliwość udzielania pełnomocnictwa wyłącznie do e-ZLA.

Czy mogę korzystać z PUE z wyłączeniem modułu elektronicznych zwolnień lekarskich?

Nie. Do 13.08.2018 r. nie było odrębnego modułu elektronicznych zwolnień. Osoba która miała dostęp do roli płatnika składek miała również dostęp do danych o zwolnieniach lekarskich. Od 14 sierpnia 2018 r. wprowadziliśmy na PUE ZUS możliwość udzielania pełnomocnictwa wyłącznie do e-ZLA.

Natomiast nie ma oddzielnego modułu, który zawierałby wszystkie funkcjonalności panelu Płatnik, ale z wyłączeniem elektronicznych zwolnień lekarskich.

Czy biuro rachunkowe, które prowadzi moje rozliczenia może mieć dostęp do elektronicznych zwolnień wystawianych moim pracownikom?

Jeśli obsługuje Cię biuro rachunkowe, możesz udzielić pełnomocnictwa pracownikowi biura. Osoba, której udzieliłeś pełnomocnictwa, będzie miała dostęp do Twojego pełnego profilu płatnika, w tym do zaświadczeń lekarskich Twoich pracowników. Od 14 sierpnia 2018r. wprowadziliśmy na PUE ZUS możliwość udzielania pełnomocnictwa wyłącznie do e-ZLA, wiec obecnie możesz nadać pracownikowi biura dostęp tylko do e-ZLA.

Czy abym mógł odbierać e-ZLA muszę koniecznie zarejestrować pełnomocnictwo ZUS-PEL w pełnym zakresie czy tylko do korespondencji?

Pełnomocnictwa do korespondencji nie daje dostępu do profilu płatnika, a zatem nie daje dostępu do zaświadczeń lekarskich. Dostęp do e-ZLA i do danych o nich dają dwa typy upoważnień:

  • upoważnienie pełne do profilu płatnika - będą to wszystkie dane płatnika dotyczące m.in. rozliczeń, zgłoszonych ubezpieczonych, korespondencji, zwolnień lekarskich,

  • upoważnienie ograniczone – dostęp tylko do e-ZLA.

Jak są dostarczane e-ZLA, gdy pracownik jest zatrudniony w kilku zakładach pracy?

Dla każdego płatnika składek lekarz/asystent medyczny wystawia odrębne e-ZLA. Każdy płatnik, który ma profil na PUE ZUS otrzymuje e-ZLA elektronicznie. Natomiast płatnik składek, który nie założy profilu na PUE ZUS otrzymuje od swojego pracownika wydruk e-ZLA, z pieczątką i podpisem lekarza/asystenta medycznego.

Jak są dostarczane zwolnienia dla pracodawców zatrudniających do 5 osób?

Jeśli jesteś pracodawcą i nie założyłeś profilu na PUE ZUS nie otrzymasz e-ZLA na swój profil płatnika składek. W takiej sytuacji lekarz/asystent medyczny po wystawieniu elektronicznego zwolnienia musi wręczyć pracownikowi - pacjentowi wydruk zwolnienia, ze swoim podpisem i pieczątką. Pracownik musi Ci dostarczyć ten wydruk.

Jestem płatnikiem i rozliczam składki za więcej niż 5 osób, do tej pory nie założyłem profilu na PUE ZUS. Jakie mogę ponieść konsekwencje?

Przepisy nie przewidują sankcji za to, że nie wypełniłeś tego obowiązku. Nie masz jednak dostępu do danych o e-ZLA.

Czy mogę otrzymać e-ZLA na adres e-mail zakładu pracy?

Nie. Zgodnie z przepisami udostępniamy bezpłatnie e-ZLA na profilu płatnika składek na PUE ZUS. Nie możemy wysyłać e-ZLA na adres e-mail.

Czy jeśli dostanę wiadomość o e-ZLA dla pracownika będę musiał czekać na zaświadczenie w oryginale aby wypłacić zasiłek?

Nie. Jeśli masz profil na PUE ZUS, otrzymujesz e-ZLA podpisane przez lekarza/asystenta medycznego (na wydzieloną część skrzynki "Dokumenty i wiadomości"), niezwłocznie po tym, jak lekarz/asystent medyczny je wystawi. E-ZLA są dowodem do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego.

Czy jeśli otrzymam e-ZLA muszę je wydrukować? Czy jest przewidziany import zwolnień do programu Płatnik?

Nie musisz drukować e-ZLA. Dowodem do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego jest e-ZLA w formie elektronicznej. Kwestię zmiany funkcjonalności programu Płatnik będziemy rozważali.

Nie jestem płatnikiem zasiłków, jakie dokumenty muszę przekazać do ZUS ?

Jeśli posiadasz profil na portalu PUE ZUS, na profilu otrzymasz e-ZLA wystawione Twojemu pracownikowi lub ubezpieczonemu innemu niż pracownik (np. zleceniobiorcy). Jeśli nie masz profilu na PUE ZUS, pracownik lub ubezpieczony dostarczy Ci wydruk e-ZLA.

Jeśli nie jesteś płatnikiem zasiłków, powinieneś przekazać do ZUS zaświadczenie płatnika składek Z-3 (w przypadku pracownika) albo Z-3a (w przypadku ubezpieczonych innych niż pracownik, np. zleceniobiorców). Masz na to 7 dni od otrzymania e-ZLA na profilu na PUE, albo odpowiednio od otrzymania wydruku e-ZLA. Zaświadczenie Z-3 albo Z-3a potraktujemy jako wniosek o zasiłek.

Zaświadczenie płatnika składek możesz złożyć do nas ze swojego profilu na PUE ZUS.

Jeśli lekarz wystawił zaświadczenie lekarskie na formularzu wydrukowanym z systemu i jeszcze go nie zelektronizował, powinieneś przekazać do ZUS także to zaświadczenie lekarskie.

Jeżeli zwolnienie dotyczy opieki, potrzebny jest także wypełniony przez Twojego pracownika lub innego ubezpieczonego wniosek o zasiłek opiekuńczy na druku Z-15A lub Z-15B .

Czy do wypłaty zasiłku chorobowego przez ZUS wystarczy, że przedstawię zaświadczenie Z-3 albo odpowiednio Z-3a? Czy jeżeli nie przedłożę np. Z-3, to ZUS ma obowiązek w terminie 7 dni od otrzymania zwolnienia lekarskiego wystąpić o to zaświadczenie i inne niezbędne dokumenty?

E-ZLA, które lekarz/asystent medyczny wystawił i przesłał do ZUS w formie dokumentu elektronicznego, nie jest dla ZUS podstawą do wszczęcia postępowania w sprawie zasiłku.

Gdy do wypłaty zasiłków chorobowych właściwy jest ZUS, postępowanie w sprawie zasiłku chorobowego wszczynamy na podstawie:

  • zaświadczenia płatnika składek Z-3 lub Z-3a, które jesteś zobowiązany przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od otrzymania e-ZLA na profilu płatnika składek (jeżeli masz taki profil) lub otrzymania wydruku e-ZLA (jeżeli nie masz profilu na portalu PUE ZUS) - zaświadczenie to potraktujemy jako wniosek o zasiłek chorobowy,

  • jeśli lekarz wystawił zaświadczenie lekarskie na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego i jeszcze go nie zelektronizował, przekaż nam także to zaświadczenie lekarskie.

Czy muszę mieć kwalifikowany podpis elektroniczny, aby odbierać e-ZLA?

Nie. Do pobrania e-ZLA oraz do dostępu do danych o e-ZLA nie potrzebujesz kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ani podpisu zaufanego (PZ ePUAP) lub certyfikatu z ZUS. Wystarczy Ci dostęp do profilu płatnika składek na portalu PUE ZUS.

Jak mogę zgłosić na PUE ZUS kontrolę prawidłowości wystawionego zaświadczenia lekarskiego?

Bezpośrednio pod danymi o e-ZLA jest funkcja "Złóż wniosek o kontrolę zaświadczenia". Jeśli z niej skorzystasz, system uzupełni odpowiednie dane (o zaświadczeniu lekarskim) w formularzu wniosku.

Możesz także złożyć do nas formularz OL-2 (Wniosek pracodawcy o kontrolę prawidłowości wystawienia zaświadczenia lekarskiego). Formularz ten jest dostępny na PUE ZUS. Możesz go zastosować również do papierowych ZUS ZLA.

Co będę widział na swoim profilu na PUE ZUS po kontroli zwolnienia lekarskiego pracownika?

W przypadku gdy lekarz orzecznik wystawi "Zaświadczenie lekarskie wydane w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS" (ZUS ZLA/K), informacja o skorygowaniu zwolnienia będzie widoczna na Twoim profilu płatnika na portalu PUE ZUS. Będziesz widział zmianę statusu kontrolowanego zwolnienia na "skorygowane" oraz dane o ZUS ZLA/K w zakładce "Zaświadczenia lekarskie".

Jak będę informował ZUS, że tytuł ubezpieczenia mojego pracownika trwa nadal w przypadku kontynuacji e-ZLA?

Jeżeli posiadasz profil informacyjny płatnika składek na portalu PUE ZUS i otrzymasz e-ZLA swojego pracownika, to w ciągu 7 dni składasz do ZUS zaświadczenie płatnika składek Z-3. Jeżeli nie posiadasz profilu na PUE ZUS, zaświadczenie płatnika składek Z-3 składasz w ciągu 7 dni od otrzymania wydruku e-ZLA swojego pracownika. Zaświadczenie to potraktujemy także jako wniosek o zasiłek chorobowy. Dotyczy to zarówno pierwszego zwolnienia lekarskiego e-ZLA, które otrzyma Twój pracownik, jak i kolejnych zwolnień lekarskich za nieprzerwany okres niezdolności do pracy. W przypadku wystawienia kolejnego e-ZLA za okres nieprzerwanej niezdolności do pracy, zaświadczenie płatnika składek Z-3 wypełniasz w ograniczonym zakresie, tylko do pkt.1 włącznie oraz - jeśli jest taka potrzeba - pkt 5. W taki sposób informujesz w przypadku kontynuacji e-ZLA, że tytuł ubezpieczenia pracownika trwa nadal. Możesz też w tym celu skorzystać z zaświadczenia ZAS-12.

Czy jest możliwość eksportu e-ZLA do plików pdf i xml?

E-ZLA można wyeksportować w formie podpisanego przez lekarza/asystenta medycznego pliku xml. Dane o e-ZLA można wyeksportować w formacie csv.

Oprócz możliwości pobrania pojedynczego dokumentu (przycisk Pobierz dokument) udostępniliśmy możliwość grupowego eksportu (przycisk Eksport), gdzie po zaznaczeniu kwadratów z prawej strony eksportuje się archiwum .zip, zawierające odrębne pliki z pojedynczymi zwolnieniami lekarskimi - skrzynka Dokumenty i wiadomości - Zaświadczenia lekarskie.

Czy po złożeniu pełnomocnictw (ZUS -PEL) konkretne osoby mogą otrzymać dostęp tylko do odpowiedniej funkcjonalności na PUE związanej z przeglądaniem i drukowaniem ZUS-ZLA?

Tak.

Dostęp do e-ZLA i do danych o nich, możesz udzielić dwoma rodzajami pełnomocnictw:

  • upoważnienie pełne do profilu płatnika – osoba, której udzielisz takie pełnomocnictwo będzie miała dostęp do wszystkich danych m.in. informacji o saldach, wpłatach, danych rozliczeniowych, zgłoszonych ubezpieczonych, korespondencji, e-ZLA,

  • upoważnienie ograniczone – osoba, której udzielisz takie pełnomocnictwo będzie miała dostęp tylko do e-ZLA.

Czy zwolnienia wystawione po ustaniu zatrudnienia (po złożeniu ZUS ZWUA) są widoczne u ostatniego płatnika takiej osoby?

Nie. E-ZLA obejmujących w całości okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia nie przekazujemy byłym płatnikom składek .

Czy jest termin graniczny, do którego muszę wykazać zwolnienie lekarskie w dokumentach rozliczeniowych?

Tak. Masz obowiązek wykazywać informacje wiążące się ze zwolnieniami lekarskimi, w raportach dotyczących miesiąca, w którym zaistniała przerwa w opłacaniu składek i/lub wypłata świadczenia.

Czy mogę wydrukować z PUE informację o e-ZLA (zestawienie) dla jednej osoby ubezpieczonej?

Nie. Dane o e-ZLA na profilu płatnika możesz filtrować m. in. po danych ubezpieczonego i eksportować je.

Czy mogę filtrować e-ZLA, np. po nazwisku lub PESEL?

Tak. Możesz filtrować zarówno dokumenty elektroniczne (w skrzynce), jak i dane o zwolnieniach lekarskich w zakładce "Zaświadczenia lekarskie".

Czy mogę stworzyć raport miesięczny/dzienny z wykazem osób, które korzystają ze zwolnień, czasookresami nieobecności i ich rodzajem?

Tak. Dane o e-ZLA na profilu płatnika możesz filtrować m. in. po danych ubezpieczonego i eksportować je. Możesz również skorzystać z funkcji tworzenia zbiorczych raportów. Generowane raporty ułatwiają wprowadzanie informacji, które wynikają z e-ZLA, np. do systemów kadrowo-płacowych. Raporty zawierają niezbędne informacje z dokumentów e-ZLA. Użytkownik sam może zdefiniować odpowiednie kryteria odnośnie raportów. Raporty generowane są w godzinach nocnych.

Na stronie http://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego-usluga-do-pobierania-raportow-e-zla-dla-platnikow , udostępniliśmy wymagania dla oprogramowania interfejsowego – usługa do pobierania raportów e-ZLA dla płatników.

Czy w przypadku zasiłku opiekuńczego, po wystawieniu przez lekarza e-ZLA, mój pracownik nie ma już obowiązku dostarczyć mi wniosku o zasiłek opiekuńczy do celów wypłaty tego zasiłku?

Nie. Wniosek o zasiłek opiekuńczy Z-15A (z tytułu opieki nad dzieckiem) lub Z- 15B (z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny innym niż dziecko) jest wymagany także wtedy, gdy lekarz/asystent medyczny wystawił pracownikowi e-ZLA z powodu konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym niż dziecko członkiem rodziny i zostało ono udostępnione na Twoim profilu płatnika składek na port...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy
do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

podaj e-mail:
wprowadź hasło:

zapomniałem hasła | problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających poglębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »